Документационное обеспечение управление. Ответы

21. Общие принципы  организации документооборота  и их закрепление  в нормативных  и методических  документах.

 Документооборот — сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

 Организация документооборота –  это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

 Отсюда  главное правило  организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени (Только в этом случае принятое управленческое решение будет действенным). Для этого необходимо:

 - максимальное  сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

 - исключение  или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.);

 - максимальное  единообразие в порядке прохождения  и процессах обработки основных  категорий документов.

 Соблюдение  этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

 При организации движения документов должны соблюдаться  следующие правила:

 - Централизация  операций по приему и отправке  документов.

 - Исключение  необоснованных возвратных движений  при прохождении документа.

 - Организация  предварительного рассмотрения  поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем).

 - Однократность  регистрации документов, поступивших  в организацию и отправляемых  из организации.

 - Вынесение  конкретных резолюций, по возможности  точно определяющих исполнителя,  поручение, срок исполнения.

 - Устранение  необоснованных согласований, организация  параллельного согласования, сокращение  времени на согласование документа.

 - Делегирование  руководителем права подписывать  документы своим заместителям  и руководителям структурных  подразделений.

 - Выполнение  технических операций по обработке  и передаче документов техническим  персоналом.

 - Разделение  документов, включенных в документооборот  организации, на документопотоки.

 - Выделение  среди других так называемых  «нерегистрируемых документов».

 Организация документооборота может самостоятельно регулироваться и нормироваться. В  разделе 3.1 Государственной системы  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) рекомендуется закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

 Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

22.Порядок  работы с поступающими, исходящими и внутренними  документами.

Входящие док-ты - это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров.

Входящие  документы образуют три направления движения:

1)руководству  организации,  2)руководству структурных  подразделений, 3)непосредственно специалистам.

Задача службы ДОУ при работе с поступающими документами:

организовать  учет поступления документов из всех источников, организовать их первичную  обработку, координировать движение документов.

Первичная обработка поступивших документов сводится к следующему:

1. Прием. Проверка правильности доставки.

2. Проверка  целостности упаковки, сохранности  печатей. Вскрытие.

3. Контроль  почты: проверка правильности  адресования; проверка согласования  даты письма с датой почтового  штемпеля; проверка комплектности  и сохранности вложений.

4. Присвоение  документу входящего номера, проставление  штампа о получении документа.

5. Сортировка  документов на регистрируемые  и нерегистрируемые.

6. Сортировка  документов по адресам.

Организация первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Движение  документов задается резолюцией руководителя.

Работа с входящими  документами: 1)Прием документов, проверка правильности адресования, приложений 2) Сортировка, распределение (Передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения) 3) Постановка входящего номера 4) Регистрация (Передача зарегистрированных документов заместителям директора, в структурные подразделения, исполнителям) 5) Передача руководителю 6) Рассмотрение руководителем 7) Внесение сведений из резолюции в регистрационную форму 8) Передача исполнителю 9) Контроль исполнения 10) Исполнение 11)Подшивка в дело.

Внутренние док-ты-  данные документы используются для организации работы предприятия.

Работа  с внутренними документами предприятия включает следующие основные этапы:

1) получение  распоряжения на подготовку (разработку  и оформление) документа;

2) изучение материалов, относящихся к вопросу, освещаемому в документе;

3) составление проекта (чернового и уточненного) документа (набор текста и печать);

4) согласование  проекта документа (при необходимости - корректировка по результатам согласования);

5) представление  документа на подпись (утверждение);

6) передача на регистрацию (при необходимости - также на тиражирование);

7) передача документа должностным лицам (структурным подразделениям) предприятия для руководства в повседневной работе; 8) помещение в дело.

Исходящие док-ты:  большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Работа с исходящими документами: 1) Составление проекта исходящего документа 2) Проверка правильности оформления  (Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения) 3) Согласование документа 4) Подписание 5) Регистрация 6) Отправка документов 7) Подшивка второго экземпляра документа.

Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

24. Цель, задачи регистрации

 Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

 Цели  регистрации:

 1) Обеспечение  сохранности документов

 2) Учет  документов

 3) Контроль  за исполнением документов

 4) Информационно-справочная  работа по документам

 Обязательной  регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

 Документы, полученные только для сведения и  не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

 Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

 Документам  в пределах календарного года присваиваются  регистрационные номера – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации.

25. Виды и формы  регистрации отдельных  групп документов

 Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

 Выбор той или иной формы работы с  документами (централизованная, децентрализованная, смешанная) зависит как от особенностей самого предприятия – его масштабов, производственного профиля, подчиненности, так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.

 Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе ДОУ) или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

 Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления или исполнения). Характерна для крупных учреждений, а также для организаций с территориально разобщенными структурными подразделениями.

 Смешанная предполагает централизованную регистрацию части документов (как правило, наиболее важных), другая же часть: расчетно-денежная, плановая, статистическая отчетность, печатные издания - регистрируется в соответствующих структурных подразделениях (бухгалтерия, финансовый отдел, библиотека).

 В настоящее время  существует три вида регистрационных  форм: журналы, регистрационные  карточки, автоматизированные системы.

 При использовании журнальной формы регистрации сведения о документах заносят в регистрационный журнал. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируют в разных журналах.

 Журнальная  форма регистрации наиболее надежна и рекомендуется:

 - при  повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов,

 - в  секретном делопроизводстве (в работе  с документами ограниченного  доступа: секретными, конфиденциальными),

 - тогда,  когда учет документов выступает  на первое место, предотвращает  претензии со стороны граждан,  конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании (аттестаты, дипломы), трудовых книжек, пропусков,

 - когда  объем документооборота невелик  (порядка 500 в год).

 Во  всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так  как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

 Карточная форма имеет несомненное преимущество перед журнальной. Это однократность регистрации, возможность систематизации карточек, создание контрольной картотеки, возможность использовать для регистрации несколько работников, организация оперативного поиска документов.