Документационное обеспечение управление. Ответы

 Недостаток  карточной системы – потери карточек.

 Форма карточки (РКК- регистрационно-контрольной  карточки) и расположение в ней  реквизитов могут быть определены в  самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

 Вычертив  на формате А5 или А6 такую форму  карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных  регистрируемых групп документов можно  использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.

 Для ведения карточной системы регистрации  в ручном режиме необходимо иметь  тираж карточек на год и как  минимум два картотечных ящика  для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

 Количество  экземпляров заполняемых регистрационных  карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, требуется 3 экземпляра карточек.

 Наиболее  рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.

 В основе компьютерной системы регистрации лежит принцип однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной и той же информации в различных формах и различных базах данных.

 Данная  система регистрации позволяет:

 - регистрировать документы на различных рабочих местах,

 - объединять сведения о документах в единой базе данных организации,

 - организовывать информационно-справочную работу с документами,

 - организовывать контроль за исполнением документов. 

 26. Процедура регистрации.

 Регистрация, прежде всего, придает юридическую  силу документу, так как фиксирует  факт его создания или получения. Для достижения целей регистрации осуществляется ввод в информационно-справочную систему сведений о документах. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах учреждения.

 При занесении показателей документа  в регистрационные формы самому документу присваивается регистрационный индекс, который служит его основным учетным и поисковым признаком.

 Регистрационный номер позволяет получить сведения о поступлении и отправке документов, количественные данные для подсчета объема документооборота за определенные промежутки времени, провести анализ причин роста или снижения количества документов. Кроме того, регистрация документов дает возможность изучить структуру документооборота, его распределение по структурным подразделениям.

 Регистрация является одной из самых трудоемких делопроизводственных операций, поэтому при построении рациональной системы регистрации важно определить, какие документы должны регистрироваться, а какие нет.

 Обязательной  регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид, подлинность. Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются (письма, присланные в копии для сведения, телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков, проекты документов, поздравительные письма и телеграммы, приглашения , рекламные письма и т.д.). Место регистрации документов фиксируется в инструкции по делопроизводству. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

 27. Цель создания поисковых систем.

 Как известно одна из главных целей регистрации  – создание банка данных о документах организации. Служба документационного  обеспечения управления (или секретарь  в небольшой организации) на основе этого банка данных обязана ответить на вопросы двух типов:

 - у  кого, где, в какой стадии работы  находится любой документ;

 - в  каких документах можно найти  информацию по конкретному вопросу.

 Владение  всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы ДОУ. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме (в основном с помощью применения автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АСДОУ).

 Говоря  об информационно-справочной работе по документам организации, необходимо отметить, что одним из основных преимуществ использования АСДОУ, по сравнению с традиционными технологиями, является сокращение времени, затрачиваемое на поиск документов и составление сводок и отчетов, а также повышение эффективности поиска и качества сводок и отчетов.

 28. Признаки, используемые для справочных картотек

 Массив  регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации (поисковые признаки) РКК: алфавитный; географический (региональный); корреспондентский; номинальный (по видам и разновидностям документов); предметно-вопросный (по заголовку, содержанию); структурный (по структуре организации, по отделам); хронологический (по дате) и т.д.

 При расстановке РКК, как правило, удается  активизировать несколько поисковых  признаков (обычно 3 - 5). Например, карточки поступивших и отправленных документов можно расставить по содержанию, вопросы расположить по алфавиту, внутри предметной рубрики карточки систематизировать по названиям регионов, расположенных по алфавиту, в каждом регионе распределить карточки по корреспондентам, а наименования организаций-корреспондентов расположить в алфавитном порядке и т.д.

 Внутри  каждой рубрики карточки расставляют  по хронологии или в валовом порядке  регистрационных номеров. Традиционно  применяется обратный (... 5, 4, 3, 2,1) порядок  регистрационных номеров и дат.

 Справочная  картотека делится на две части: карточки документов, находящихся на исполнении, и исполненных.

 Классификаторы, применяемые при индексации, регистрационные  формы и сами документы образуют информационно-поисковую систему (ИПС) организации, т.е. систему, обеспечивающую осуществление оперативной справочной работы и контроля исполнения документов.

 29. Технология работы с традиционными картотеками.

 Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным  документам. Первая часть картотеки  служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 2

 Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

 - составляется  отдельная карточка на каждый  вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

 - систематизируется  информация в соответствии с  рубриками внутрисистемного классификатора  вопросов деятельности организации.

 Тематические  картотеки используются только в  справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. 

30. Понятие контроля за исполнением документов и его цель.

 Контроль  исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

 Цель  контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения. Не менее важным является получение информации об уровне исполнительской дисциплины, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

 Основным нормативным документом, регламентирующим организацию деятельности по контролю исполнения документов в учреждении, является инструкция по ДОУ. Инструкция определяет технологию контроля исполнения документов, в том числе:

- кем  осуществляется контроль исполнения документов в организации;

- какие  документы ставятся на контроль;

- этапы  контроля исполнения документов;

- сроки  исполнения документов;

- формирование  и использование (массива данных, необходимых для контроля);

- отражение  данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (РКК);

- ведение  контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка  хода исполнения документов, проведение  срока исполнения документов, снятие  документа с контроля);

- работа  с исполнителями (проверка хода  исполнения, напоминание о приближении срока исполнения и др.);

- обобщение  и анализ данных о результатах  контроля исполнения документов.

 Обязательному контролю подлежат все документы, требующие  исполнения, то есть принятия дополнительного  решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа:

- поступившие  из правительственных органов; 

- постановления  органов местной администрации; 

- приказы  руководства предприятия; 

- служебные  письма, содержащие просьбы или  претензии, выполнение которых относится к компетенции предприятия;

- любые  другие документы по особому  указанию руководителя предприятия. 

31.Сроковый контроль и контроль исполнения по существу.

      Контроль  исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного исполнения решений и заданий руководства предприятия или структурного подразделения.

     Различают 2 направления контрольной деятельности:

• контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос;
• контроль за сроками исполнения.

     Контроль  по существу поставленных вопросов осуществляет руководитель предприятия, структурного подразделения или специалист, занимающийся указанными проблемами. Руководители структурных подразделений и специалисты (исполнители) несут ответственность за правильность и своевременность решения вопросов.

     Контроль  сроков исполнения ОРД – важнейшая функция службы ДОУ, закрепленная инструкцией по ДОУ. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

  32.Задачи делопроизводственной службы  
при сроковом контроле исполнения

  Централизация или децентрализация ведения  контрольных операций зависят от размера учреждения, организации  предприятия, организации службы ДОУ, объема документооборота. В крупных  организациях контроль за исполнением  документов осуществляют специальные структурные подразделения или группы, входящие в состав службы ДОУ (инспекция по контролю, бюро контроля), или специально назначенные для этого сотрудники службы (инспектор по контролю). Кроме того, контроль должен вестись в структурных подразделениях секретарями или лицами, ответственными за делопроизводство.