Документационное обеспечение управление. Ответы

  Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; - организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; - организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

  Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: - организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; - участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

  ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

  Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы ДОУ совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

  Дела  с отметкой “ЭПК” подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному  хранению. Дела с отметкой “ЭПК”, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

  Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

  Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.

  Подготовка  электронных документов к передаче в архив  организации состоит  из следующих этапов: 1) проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; 2) запись ЭД на машинные носители; 3) проверка качества записи; 4)описание ЭД; 5) проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу: 6) подготовка комплекта сопроводительной документации.

  Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

46. Основные требования  к оформлению дел

   Оформление  дел – это комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи. Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях.

   Полное  оформление дела включает: 1.подшивку (переплет) дела;2.нумерацию листов в деле; 3.составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;4.составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (для учета документов личных дел, дел о присуждении ученых степеней и званий);5.оформление обложки дела. Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела. На обложке дела указывается :

• наименование организации (полное в именительном падеже, в скобках сокращенное название);
• наименование структурного подразделения, где оформилось дело;
• номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• год заведения, если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения;
• срок хранения переносится на обложку из номенклатуры дел.

   Количество  листов проставляется после завершения дела. Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, которая помещается в начале дела