Документационное обеспечение управление. Ответы

16. Состав и требования к оформлению реквизитов.

   Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

   Требования к составлению и  оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. Соблюдение установленных правил позволяет создавать документы обладающих юридической силой.

   Созданные в соответствии с  требованиями стандарта документы  выполняют основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов – легко воспринимаются человеком, удобны в применении.

 Состав  реквизитов, которые используются при  подготовке и оформлении документов системы организационно-распорядительной документации, определяется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого, данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов. ГОСТом на систему организационно-распорядительной организации установлен набор из 30 реквизитов, которые вместе не встречаются ни в одном виде документов. Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные приводятся на бланках документов, переменные (дата, отметка об исполнителе) наносятся непосредственно в процессе составления конкретного документа.

   Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например «название вида документа» и «справочные данные об организации». Реквизит «справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

 Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы. 1) реквизиты бланка и ограничительные отметки: Гос-ый герб, герб субъекта, эмблема организации, код организации, ОГРН юридического лица, ИНН/КПП, код формы документа,  наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, ограничительная отметка для даты документа и др. 2) Реквизиты, определяющие юридическую силу: автор документа (наименование организации), дата документа, регистрационный номер документа, гриф утверждения документа,  текст документа, подпись, гриф согласования документа, оттиск печати. 3) Делопроизводственные отметки (реквизиты, отражающие обработку и движение документа в организации: адресат, ссылка на регистрационный номер и дату документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле,  отметка о наличии приложения, визы согласования документа, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа.

   Документ можно разделить на  три части: 1)заголовочную часть  (реквизиты до текста).2) основную  часть (реквизиты «текст» и  «отметка о наличии приложения»).3) оформляющая часть (реквизиты,  расположенные ниже текста и приложения).

17.Виды бланков. Особенности создания.

    Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации- авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа. Применение бланков ускоряет процесс создания док-та. Для изготовления бланков используют форматы А4 и А5 (для док-ов небольшого объема).Шрифты в бланках от 6-16 кегля. Реквизит наименование организации от 6-24 кегля. Формы бланков установлены: 1)Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти..2)Постановлением Государственного комитета РФ по статистике 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по труду и его оплаты».3).ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ГОСТ Р 6.30-2003. классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам: 1.расположению реквизитов,2.по автору документа, 3.виду документа..

  В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой; продольный.

  В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: бланк организации; бланк структурного подразделения; бланк должностного лица.

  В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

  Расположение реквизитов на бланке бывает продольным и угловым(в левом верхнем углу). Угловой бланк используют для размещения  в верхнем правом углу реквизита грифа утверждения (положения, акты, инструкции и т.д), для грифа адрессования ( в письмах, докладных записках), для написания резолюции. Обычно угловые бланки используют для писем, а продольные для распорядительных документов.

    Для внутренних документов в  организации используют общий  бланк, т.к состав его реквизитов  является одинаковым для таких  документов как приказ, акт ит .д. Общий бланк-заготовка для создания многих видов документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа, он становится бланком конкретного вида документа( например, пиказа, протокола). Бланки конкретного вида документа создают, тогда, когда в организации применяется большое кол-во документов этих видов. Существуют бланки на двух языках.В оранизациях субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком, свой собственный язык субъекта. Такие реквизиты как «наименование орг-ии», «справочные данные об орг-ии» печатают на двух языках на русском и национальном. Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений. Отличие этих бланков состоит в размещении ниже наименования организации-автора документа наименования структурного подразделения. Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации или крупного структурного подразделения, обладающих правом подписи. При этом наименование должности размещается ниже наименования организации ( или структурного подразделения)-автора.Для оформления писем используются бланки для писем, включающие в себя название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, ее почтовый и телеграфный адреса, коды ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП, номер справочного телефона, номер факса и, по усмотрению организации, номер счета в банке. В бланке предусмотрены места (в виде ограничительных отметок) для проставления номера и даты составленного письма, номера и даты входящего письма, заголовка к тексту и адресата. На бланке для писем слово «письмо» не указывается, также нельзя писать коммерческое предложение. 

18. Особенности оформления основных видов документов: организационных, распорядительных, информационно-справочных.

   Предназначение орг. докум.- организация системы и процессов управл., наиболее рацион. раздел. кооперация труда между подразд. и работников. Это: 1) комплекс учред. докум. (заверяются внеш. орг.): заявление в Регистрац. палату, учредит. договор, положение об орг. 2) комплекс взаимосвяз. докум., регламент. текущую деят. и орг. работы труд. коллектива. Эти докум. разрабат. В орг. и утвержд. его рук-вом: штат. распис., положение о стр. подразд., правила внут. труд. распорядка, должн. инструкции, др. Любой орг. докум. содержит положения, которые обязательны для исполнения. Они реализуют нормы админ. права и явл. прав. осн. деят. орг. Они действуют до их отмены или замены новыми. Особенностью явл. то, что в них можно вносить измен. и дополн. Это учред. докум. - учред. договор, устав или положение. Учред. договор заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Учред. договор- договор в котором стороны (учредители) обязуются создать юр. лицо. Они опред. порядок совм. деят. по его созд. условия передачи ему своего имущ. и участия в его деят. В договоре опред. условия и порядок распред. м\у участ. прибыли и убытков, управл. деят. юр. лица, выхода учредителей из его состава. Устав - прав. акт, опред. порядок образован., компетенцию, структуру, функции, задачи, права орг. Он регулирует деят. орг. независимо от формы соб-ти и сферы их деят. Положение об орг. – прав. акт, устанав. осн. правила деят. Орг., их стр. подразд., и нижестоящих (подведом) орг. Это свод правил, регулир. опред. направ. деят. Назначение распоряд. докум. – регулир. деят., позвол. органу управл. обеспеч. реализ. поставл.задач, получать макс. эффект от деят. орг. В них фиксируют решения, направл.: 1.на совершенств. орг. структ., 2.на совершенств. характера, содерж., средств и способов осущ. осн. деят., 3.на обеспеч. труд., матер.средствами. С точки зрения сферы своего действия делятся на: 1.прав. акты, действ. на фед. уровне; 2.прав. акты на уровне субъектов РФ 3. прав. акты, дейст. в рамках отд. орг.4. прав. акты, дейст. в пределах отрасли; С точки зрения порядка ПРна: 1.издаваемые в усл. коллег-ти; 2.издаваемые в усл. единолич. ПР. Это: Приказ – прав. акт, издав. рук-лем орг., действ. на основе единолич. ПР, в целях разреш. осн. и оператив. задач. Решение – прав. акт, приним. коллегиал. и совещат. органами в целях разреш. наиболее важн. вопросов. Указание — прав. акт, издав. единолично рук-лем или его зам. по вопросам инф.-метод. характера, связ. с орг. испол-я приказов, инструкций, поручений. Оформл-ся по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицир. системы документации. Система орг.-распоряд. документации. Требования к оформл. докум.», а подготовка осущ. в соотв. с Типовой инструкцией по делопроизв. в фед. органах исп. власти (2005 год). Оформл. заключается в проставлен. в строго опред. местах бланка или стандартного листа необход. набора реквизитов. Назначение инф.-справ. докум.- передача от одного адресата другому, фиксация каких-либо сведений. Это: Протокол– докум., фиксир. ход обсужд. вопросов, порядок ПР на собраниях, заседаниях. Он отражает деят. по совмест. ПР коллег. органом или группой работников. От прот-лов заседаний, создав. в управл. деят., следует отлич. протоколы следств. органов (санитарн. инспектора, дорожно-транспорт. происш.). Акт — это докум., составл. группой лиц (не менее 2 чел.) для подтверждения установл. фактов, событий, действий. Они составл. при ревизиях и обследованиях, инвентаризации и имеют много разновидн.: приема-передачи, списания материалов, ликвидации орг., проведения испытаний. Письмо – обобщен. название разл. по содерж. докум., пересыл. по почте, курьером, электр. почтой. Виды: инструкцион., директивные, гарантийные, инф., письма-извещения, письма-напоминания, оферта, письма-просьбы, рекламные, письма-запросы, письма-приглашения. Справка – это докум., содерж. описание фактов, событий основной деят. или подтвержд. сведений биограф. и служеб. характера. Бывают служеб. (внут. и внеш.) и личн. характера. Справки служеб. характера (внеш.) предост. в др. орг. по запросу. Внут. справки составл. для представл. рук-лю или в коллег. орган и оформл. на чистом листе бумаги. Внеш. подпис. ру-ль или его зам., гл. бухгалт. Внут. подпис. составителем или рук-лем стр. подразд. Справки личн. характера служат для удостовер. юр. фактов. Доклад. записка – докум., адресован. рук-лю, содерж. излож. вопроса с выводами и предлож. составителя. Это осн. вид докум., который исп. для док-ния внут. связей. Ее цель- инф. рук-во о  ситуации, имевших место фактах и побудить к ПР. Внеш. доклад. записка оформл. на общем бланке и подпис. рук-лем. Внут. доклад. записка может быть написана от руки, но должна содерж. сведения об авторе. Она начин. с названия стр. подр., указ. вида докум. и даты его составл. Объяснит. записка – докум., составл. для поясн. отд. полож. выполн. работы. По структ. текста они отлич. от доклад. - не содерж. выводов и предлож.

19. Понятие документооборота, его количественные и качественные параметры.

  Организация работы с документами включает организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия, учреждения, организации. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот. Критерии рациональности организации работы с документами:1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов;2.наличие общепринятых в организации правил осуществления основных делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;3.уменьшение времени на выполнение делопроизводственных процедур и «технологических шагов»;4.уменьшение численности сотрудников, занятых в службе делопроизводства. Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов).

   К качественным характеристикам документооборота относятся:1.характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);2.маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);3.периодичность (стадии документооборота);4.направленность движения.

   Главное правило организации  документооборота – оперативное  прохождение документа по наиболее  короткому и прямому маршруту  с наименьшими затратами времени.  Для этого необходимо:1.максимальное сокращение инстанций прохождения документов за счет исключения технологических операций по обработке документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);2.исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов.3.максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов.

   К количественным характеристикам относятся параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота, могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т.е. количество документов, проходящих черех подразделение за единицу времени. Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет:1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления;5.рассчитать численность службы делопроизводства 

20.Анализ структуры документооборота.

  Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник. Документопотоки различают по направлению: горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например центральный офис предприятия и дочерние предприятия). Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.Входящий документопоток любой организации складывается из:1. документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты(указы, законы, распоряжения и т.д). 2. документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности (докладные записки, акты).3. документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации (оферты, различные письма и т.д).4. обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб.

   Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и направляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа.Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации положения, уставы, учредительные договоры, и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, – приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.