Документация торгового предприятия

СОДЕРЖАНИЕ 
 
 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..3 

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА

ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ…………………………………………………..6

1. Общая характеристика предприятия………………………………………...6
2. Основная роль в управлении деятельности администратора……………..10
3. Регламентирующая инструкция по делопроизводству администратор….12

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАТОРА……………………………………..21

2.1. Документирование  работы с клиентами ………………………..………...21

2.2. Договорная  документация………………………………………………….32

2.3. Учетно-отчетная документация…………………………………………....36 

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ.

МЕТОДИКА И  РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ЭТИКЕ 

ПОВЕДЕНИЯ СОТРУДНИКОВ  ТОРГОВОГО 

ПРЕДПРИЯТИЯ С  КЛИЕНТАМИ……………………………………………..41 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….……55

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..57

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………….…………60 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 
 
 
 

  Управление  организацией, равно как и управление, отраслью хозяйства или государством, с точки зрения технологии представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации этой информации, то есть в создании документов. Практически каждое управленческое действие находит отражение в соответствующем документе. Недокументируемые управленческие операции (не требующие создания документов) являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют мизерный процент по сравнению с документируемыми.

  Темой курсовой работы является документирование деятельности торгового предприятия. Актуальность обусловлена следующими признаками: социальными изменениями, развитием рыночной экономики, изменению законодательства в отношении индивидуальных предпринимателей, внедрением новейших технологий, способствующих сохранению, реализации и удобству использования информации, содержащиеся в документах торгового предприятия.

  Данная  работа представляет интерес для  науки, занимающейся изучением документирования различных сфер деятельности, так  как до сих пор проблема документирования торгового бизнеса отдельных организационно-правовых форм, не была изучена исследователями, даны лишь краткие рекомендации по заполнению унифицированных форм.

  В законодательстве РФ часто вносятся изменения и дополнения в тот  или иной документ. Документов издается очень много, поэтому предприятиям всегда тщательно отслеживать все  нововведения, касающиеся составлению документов.

  Цель  курсовой работы – изучить и проанализировать документацию торгового предприятия – магазина «Багира», образующуюся в процессе работы магазина и дать рекомендации по совершенствованию документооборота в организации.

  Для достижения этой цели в курсовой работе необходимо решить следующие задачи:

- определить  нормативно – правовую базу  деятельности торгового предприятия;

- проанализировать  структуру и направления деятельности торгового предприятия;

- установить  основную роль в управлении деятельности администратора;

- исследовать  документирование деятельности администратора;

- рассмотреть  специфику документирование работы с клиентами;

- дать  оценку системы учетно-отчетной документации магазина;

- разработать  рекомендации по улучшению организации  работы с документами магазина.

  Объектом  исследования является индивидуальный предприниматель Лесик Валентина Эрнестовна.

  Предметом исследования является документация, образующаяся при работе магазина «Багира».

  При написании данной курсовой работы были использованы такие методы, как метод опроса; метод аналитический; метод изучения документов; метод наблюдения; сравнительный метод; а так же методы моделирования и комплексного анализа.

  Источниковой  базой для написания курсовой работы явились разнообразные источники, которые могут быть объединены в несколько групп в зависимости от их происхождения и содержащейся в них информации. Прежде всего, это законы РФ; указы Президента; Постановления Правительства; Распоряжения; ГОСТы; методические рекомендации; правила; положения; перечни; инструкции; внутренние приказы и распоряжения магазина «Багира»; сборники документов.

  Данная  курсовая работа, согласно методическим рекомендациям по написанию курсовых работ, состоит из введения, где автор раскрывает актуальность выбранной темы, цель, задачи, предмет и объект исследования, трех глав, заключения, списка использованной литературы и приложений.

  В первой главе освящены нормативно-правовые аспекты документооборота в деятельности магазина. Здесь обусловлены основные нормативно-правовые акты, согласно которым осуществляется документооборот в магазине. Так же в первой главе раскрыта структура и основные направления деятельности магазина «Багира».

  Во  второй главе рассматривается организация  работы с документами в магазине «Багира»: анализируются документирование работы с клиентами с учетом новых поправок в закон «о торговле» и закон «о защите прав потребителей». Так же здесь дается характеристика договорной и учетно-отчетной документации в текущей деятельности магазина «Багира».

  В третьей главе подводится итог проделанной  работе, и предлагаются рекомендации по совершенствованию работы с документами, посредством разработки новой должностной инструкции положения об этики сотрудников торгового предприятия с клиентами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ ОСНОВА ТОРГОВОГО  ПРЕДПРИЯТИЯ

1. Общая характеристика предприятия

 
 
 
 

  Индивидуальный  предприниматель Лесик Валентина  Эрнестовна (ИП Лесик Валентина Эрнестовна) организовано 28 апреля 2001 года (см. Приложение 1). На базе организационно-правовой формы – индивидуальный предприниматель, в лице директора и учредителя Лесик Валентина Эрнестовна, согласно Свидетельству № 126-Т (см. Приложение 2) о внесении в Реестр предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания муниципального образования город Новый Уренгой, было принято решении о присвоении наименованию объекта – магазин «Багира».

  Место нахождения магазина «Багира»: Российская Федерация, ЯНАО г. Новый Уренгой, мкр. Мирный 6\2.

  Режим работы магазина «Багира» с 10-00 до 19-00, без перерыва на обед и выходных.

  Торговое  предприятие создано на неограниченный срок деятельности.

  Торговое  предприятие ведет свою деятельность на основе Гражданского Кодекса Российской Федерации, принятого Государственной Думой 21.10.94 г. и одобренного Советом Федерации.

  Учредителями  данного торгового предприятия  выступает физическое лицо - Лесик  Валентина Эрнестовна.

  Организационную структуру Магазина «Багира» можно представить следующей схемой (Рис.1).

  Среднесписочная численность работников составляет на текущий момент 4 человека: директор, старший администратор и два  Администратора. 
 

         
 
 
 
 

  Рис. 1. Организационная структура ИП Лесик Валентина Эрнестовна – Магазин «Багира». 

  Директор  магазина «Багира» руководит в соответствии с действующим законодательством  производственно-хозяйственной деятельностью  предприятия, неся всю полноту ответственности  за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

  В непосредственное подчинение директору  входят старший администратор и  два продавца.

  Старший администратор организовывает работу продавцов, распределяя работу и осуществляя контроль над её выполнением для реализации задач возложенных директором; возглавляет работу по подготовке и принятию первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы; осуществляет контроль над соблюдением порядка оформления бухгалтерских документов, и т.д. В обязанности администратора входит обязанность объяснить клиенту то, что последнему не понятно, проконсультировать его, предложить клиенту интересующий его товар и дать ответить на все имеющиеся вопросы клиента по качеству продаваемого товара.

  В обязанности продавцов входит обслужить клиента, проверять годность товара к продаже. Так же администратор обязан следить за наличие продукции, для того чтобы вовремя сделать заказ тех товаров, которые подходят к концу. Администратор должен проводить подготовку товара к продаже перед рабочим днем, то есть проверить наименование, количество, упаковку, внешний вид. Должен подготовить рабочее место и содержать его в чистоте на протяжении всего рабочего дня.

  Основной  целью предприятия является получение  прибыли. Основными направлениями  деятельности магазина «Багира» являются:

  – организация торговли мужским пальто, полупальто, куртки, жакеты, накидки, жилеты, в том числе комбинированные или с отделкой из кожи, текстильными материалами и трикотажем из шкурок и их сочетаний норки, нутрии, лисиц, песца, енота, соболя, рыси, дикий кошек, шиншиллы, бобра, морзверя, каракуля;

  – организация торговли женским пальто, полупальто, куртки, жакеты, накидки, жилеты, в том числе комбинированные или с отделкой из кожи, текстильными материалами и трикотажем из шкурок и их сочетаний норки, нутрии, лисиц, песца, енота, соболя, рыси, дикий кошек, шиншиллы, бобра, морзверя, каракуля;

  – проведение товарообменных операций;

  – посредническая деятельность.

  Так как магазина «Багира» работает на рынке не очень долго, то его основной целью деятельности в краткосрочной  перспективе является укрепление собственных  позиций на рынке продовольственных  товаров города Новый Уренгой, а именно – продажа меховых и кожаных изделий.

  Поставленная  задача может быть достигнута реализацией  следующих стратегий развития:

  - расширение круга потребителей  предлагаемых товаров;

  - ориентация магазина «Багира»  на клиента;

  - увеличение доли существующего сегмента рынка;

  - поиск новых рыночных сегментов;

  - завоевание авторитета среди  клиентов и конкурирующих фирм;

  - систематическое представление  на рынке новых изделий из  меха и кожи.

  Известно, что успех любого предприятия  заключается в качестве предлагаемой им продукции. Магазин «Багира» работает с Фирмой «Imperia Furs», которая дает официальное разрешение (см. Приложение 3) Лесик Валентине на право торговли высококачественными изделиями из марки меха «Imperia Furs», изготовленных по оригинальной технологии на территории Греции.  Следовательно можно сделать вывод о том, что основная задача магазина «Багира» - предложение наиболее качественного товара своим клиентом, что и подтверждает СИСТЕМОЙ СЕРТИФИКАЦИИ ГОСТ Р ГОССТАНДАРТ РОССИИ - Сертификат Соответствия № POCC GR.ЛК02.В19746 по сертификации «кожа и обувь» (см. Приложение 4); а так же санитарно-эпидемиологическое заключение, данное Федеральной службой по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (см. Приложение 5).   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Основная  роль в управлении деятельности администратора

 
 

  Торговый  бизнес – это комбинация продаж с искусством заводить друзей. Трения в общении и формализм должны быть сведены к минимуму. Каждый администратор участвует в соревновании за популярность своей личности и за популярность своего магазина. Против него выступают конкуренты. Решение же принимают покупатели. Лучший не тот, кто сегодня много продал, а тот, кто продает не очень много, но уверенно  и перспективно.¹