Документация торгового предприятия

  Квалификационные  характеристики по каждой должности  состоят из трех разделов¹⁸:

  1. “Должностные обязанности”. Этот раздел содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

  2. “Должен знать”. В этом разделе приводятся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний:

- законодательных актов, положений, инструкций, других руководящих и нормативных документов;

- методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

  3. “Требования к квалификации”. В данном разделе определены:

- уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;

- требования к стажу работы.

  Указанные разделы служат основой для разработки должностных инструкций служащих¹⁹.

  Второй  источник при составлении должностных  инструкций — типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

  Третьим документом, который используется при  разработке должностных инструкций, является Положение о структурном  подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.

  К тексту должностной инструкции предъявляются  требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы²⁰.

  К регламентации, при разработки должностной  инструкции, так же можно отнести законы РФ; указы Президента; Постановления Правительства; Распоряжения; ГОСТы; методические рекомендации; правила; положения; перечни; инструкции; сборники документов.

  Так, например, ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"  закрепил обязательность документирования информации, установил рад терминов, таких как информация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов и др.

  Данный  закон урегулировал отношения, возникающие  при создании и использовании  информационных технологий, установил  обязательность представления информации государственным органам.

  Закон регулирует правовые отношения возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения, и представления потребителю документированной информации.

  Ряд законодательных актов содержит установленные нормы, которые учитываются при составлении и оформлении документов. Так в Федеральном законе "О государственном языке Российской Федерации"  сказано, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке. Русский язык является признанным и утвержденным государственным языком РФ.

  Следующая группа источников – это ГОСТы; правила; положения; перечни; инструкции.

   ГОСТ Р 6.30-2003 . Разработан с целью установления: состава реквизитов документов; требований к оформлению реквизитов документов; требований к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

  ГОСТ 17914-72  разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительного сроков хранения его получения используются при подготовке документов к сдаче в архив. ГОСТ 51141-98 содержит термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, их определения. Более полувека действует ГОСТ 9327-60, который установил стандартные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее, подготовки документов.

  В данных ГОСТах определены основные стандарты  по системе организационно-распорядительной информации, требования к оформлению документов, даны основные требования к оформлению документов, даны основные определения архивного дела и обеспечения сохранности документов. 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАТОРА

2.1. Документирование работы с клиентами

  Торговля  занимает одно из важнейших мест в  жизни общества, исполняя роль связующего звена между сферами производства и потребления.

  В Советском Союзе торговля идеологически  была лишена своего назначения, т.к. ее пытались подменить обменом и распределением, в результате чего пострадал, конечно, потребитель. В условиях государственной монополии потребитель был полностью беззащитен, ему приходилось строить свой быт в условиях дефицита практически любого товара, постоянно-привычных очередей, карточек и т.п. Соответственно, сформировалась «искривленная» психологическая идеология взаимоотношений продавцов и покупателей.

  С приходом перестройки роль торговли значительно изменилась, и, соответственно, стали изменяться отношения покупателей и продавцов.

  Вместо  дефицита товаров появился дефицит  денег у населения. Привыкший  наивно верить печатному слову, потребитель  оказался загипнотизирован рекламой. В то же время отсутствие регулировки  со стороны государства привело  к появлению на рынке заметного количества некачественных товаров, в том числе и вожделенно импортных²¹.

  Прошло  всего несколько лет, и, наученный  очередным горьким опытом, покупатель становится осторожнее, недоверчивее, в чем-то капризнее и требовательнее.

  В 1991г. наконец и у нас принят Закон СССР "О защите прав потребителей", основные положения, которого нашли отражение в Законе Российской Федерации "О защите прав потребителей", утвержденном уже в 1993 г.

  Все это потребовало от продавцов  перейти на новый уровень общения, значительно повысить культуру обслуживания, изменить подход к продажам, стать «цивилизованнее».

  Однако, идиллии в отношениях "покупатель - продавец" по-прежнему нет.

  Следовательно, данный параграф будет посвящен, рассмотрению взаимодействия администратора торгового предприятия с клиентом с учетом принятого закона о торговле и закона о защите прав потребителей.

  Но  для начала изучим особенности продажи  меховых товаров. Согласно гл. III Правил продажи отдельных видов товаров текстильные товары (ткани и нетканые материалы и изделия из них), трикотажные изделия, швейные товары (одежда, белье, головные уборы), изделия из меха и обувь до подачи в торговый зал должны пройти предпродажную подготовку, которая включает в себя следующие действия:

  - распаковку, рассортировку и осмотр товара;

  - проверку качества товара (по внешним признакам) и наличия необходимой информации о товаре и его изготовителе;

  - при необходимости - чистку и отутюживание изделий и их мелкий ремонт.

  Предлагаемые  для продажи текстильные, трикотажные, швейные, меховые товары, а также обувь должны быть сгруппированы по видам, моделям, размерам, ростам и выставлены в торговом зале.

  Меховые товары группируются по видам меха. Каждое изделие из меха должно сопровождаться информацией о виде меха.

  Указанные товары должны иметь ярлыки с указанием наименования, артикула, цены, размера и роста, вида меха (натуральный или нет) и цвета его окраски (для одежды, головных уборов и воротников из меха).

  Продавец  обязан предоставить покупателю меховых  товаров условия для примерки товаров. Для этой цели торговые залы должны быть оборудованы примерочными кабинами с зеркалами, оснащены банкетками или скамейками, подставками. Лицо, осуществляющее продажу, при отпуске меховых товаров в присутствии покупателя проверяет качество товара (путем внешнего осмотра), точность меры (количества), правильность подсчета стоимости покупки. Меховые товары передаются покупателю в упакованном виде без взимания за упаковку дополнительной платы. Вместе с товаром покупателю передается товарный чек, в котором указываются наименование товара и продавца, дата продажи, артикул, сорт и цена товара, а также подпись лица, непосредственно осуществляющего продажу. Кроме того, покупателю по его просьбе может быть предоставлен кассовый чек в надорванном на две трети состоянии.

  В процессе работы с клиентами в  магазине «Багира», администратором  заполняются (различные документы), позволяющие юридически оформить пожелания  покупателей. К примеру, если покупатель желает приобрести товар, но не имеет при этом полной стоимости товара, в таком случае  администратор оформляет поручение обязательство на покупку – продажу товара в кредит (см. Приложение 6). В этом документе клиенту необходимо заполнить следующую информацию о себе:

  - ФИО;

  - Паспортные данные;

  - Адрес регистрации;

  - Место жительства;

  - Стоимость;

  - Срок кредита;

  - Сумма первого и последующих  взносов;

  - Дата и подпись.

  Далее оформляется договор купли-продажи  товара в кредит (см. Приложение 7).

    Так, например, при желании покупателя, администратором магазина, может быть оформлен предварительный бланк заказа на товар предстоящего сезона. Предварительный заказ на товар представлен в Приложении 8, где четко обозначены:

  - ФИО;

  -Адрес  по прописке;

  -Паспортные  данные;

  -Модель;

  -Размер;

  -Цвет;

  -Производитель;

  -Дата заказа и подпись.

  Оформляя  такой заказ на товар будущей коллекции, так же администратором магазина заключается договор на куплю-продажу товара, характеристики которого представлены на бланке предварительного заказа – они и являются основным приложением к договору купли-продажи товара. Тем самым между магазином «Багира» и клиентом возникают отношения, юридически оформленные и имеющие как права, так и обязательства. Покупатель оплачивает сумму заказа в 100% размере – при оплате администратором выбивается чек и представляется покупателю. Далее при поступлении указанного товара в магазин «Багира», администратором фиксируется следующие характеристики пришедшего товара, на документе – именуемом «Характеристика товара по предварительному заказу», где указывается:

  - номер предварительно заказа  на товар и номер договора  купли-продажи;

  - модель;

  - размер;

  - цвет;

  - производитель;

  - дата фактического оформления  заказа;

  -дата  фактического исполнения заказа.

  Далее, приглашается покупатель, который принимает  товар, и оплачивает. В случае возникновения каких-либо проблем между покупателем и магазином «Багира», администратор пытается исправить устно, но если есть претензии, не решаемые в устной форме, то администратор представляет бланк претензии (см. Приложение 9) покупателю, где оформляется все замечания к полученному товару. В этом случаем администратор не отдает товар покупателю, а покупатель не оплачивает товар. Претензия поступает к директору, который рассматривает ее и определяет характер претензии. Данная ситуация, наглядно представляет возникшие проблемы между покупателем и продавцом, которые невозможно решить путем переговоров. Такие отношения регулируются Законом о защите прав потребителей. Однако таких ситуаций, где администратор не мог урегулировать возникшие претензии покупателя в устной форме не было, поэтому мной не может быть проанализирован данный вопрос во всем объеме. На сегодняшний день регламентирующим отношения между покупателем и продавцом, является Закон о защите прав потребителей. Рассмотрим данный закон в аспекте следующих вопросов: