Документация торгового предприятия

  - необоснованно увеличенный документооборот  (т.е. существование большого числа  документов, необходимость в которых  отсутствует)

  - необоснованно завышенные сроки  формирования или обработки документов

  - ненадлежащее хранение документов, что затрудняет обеспечение безопасности торговой организации и дает массу возможностей для злоупотреблений.

    Все это влечет несвоевременное  предоставление документов, а вследствие  с этим и несвоевременную обработку  документов, что может привести  к искажению отчетности.

  Одним из этапов в организации документооборота магазина «Багира» является как разработка типовых форм документов, так и постановка системы взаимодействия между администратором и клиентами, а так же другими работниками магазина.

  Организация документооборота, системы регистрации документов и системы их текущего хранения – это тот минимум, который позволяет говорить о наличии в магазине «Багира» делопроизводства. Но это далеко не полный перечень того, что должна включать в себя система делопроизводства. Особое место в делопроизводстве занимает разработка должностной инструкции той или иной профессии. Этот документ является неотъемлемой частью в работе конкретного сотрудника. Данный документ несет в себе функцию контроля над проделанной работой, так же инструкция регулирует взаимоотношение между начальством и подчиненным. В общем можно сказать, что должностная инструкция очень важна в современном делопроизводстве и ее разработки необходимо учесть ряд важных моментов⁴¹.

  Согласно  всему выше сказанному можно выделить три направления, посредством которых представляется возможным совершенствование документооборота магазина «Багира».

1. Предпроектное исследование;
2. Разработка должностной инструкции;
3. Внедрение в проектные работы должностную инструкцию.

  Всевозможные стандарты качества, а также все нормативные документы, разрабатываемые и принимаемые в конкретных организациях, служат для обеспечения гарантированного уровня качества. Для этого на всех участках выполнения работы должны быть созданы инструктивные документы, которые регламентируют определенный технологический процесс, т.е. для каждой должности разрабатывается должностная инструкция.

  Управление  персоналом в магазине «Багира» надо начинать с составления работающих должностных инструкций. Обыкновенная должностная инструкция может повлиять на работу человека и его отношения в коллективе при соблюдении ряда условий⁴²:

  - организационная структура не  должна быть перегружена;

  - работник не должен испытывать  двойного и тройного подчинения;

  - поручения, даваемые работникам, должны быть конкретными.

  Должностная инструкция — документ, определяющий функциональные обязанности, должностные  полномочия (права), ответственность, особые условия труда, предъявляемые квалификационные требования, а также перечень основных нормативных актов, регулирующих деятельность лица, занимающего - определенную должность в данном подразделении⁴³.

  Главная задача должностных инструкций —  содействие адаптации новых работников. Если в инструкции четко указывается, что должен сотрудник делать, в  каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет, то процесс адаптации пойдет значительно легче. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

  Составим  должностную инструкцию на администратора торгового зала в магазине «Багира».

  При составлении должностных инструкций нам важно учитывать следующие  моменты:

  - все пункты должностных инструкций  должны быть сформулированы максимально  конкретно;

  - пункты должностной инструкции  должны быть максимально подробными;

  - все изложенное в должностных  инструкциях должно соответствовать  действительности. Нет никакого  смысла в должностной инструкции, в которой желаемое будет выдаваться  за действительное. Такие инструкции  бесполезны;

  - пункты должностных инструкций не могут противоречить друг другу, они должны дополнять друг друга.

  При разработке должностной инструкции определим ее структуру.

  Должностная инструкция на администратора должна иметь следующую структуру.

  Общие положения. В данном разделе нами описывается, что это за документ, что за должность, кем назначается, указываются способы назначения и освобождения от должности, непосредственная подчиненность, а также документы, которыми данный работник руководствуется в своей деятельности⁴⁴.

  Мною  так же предложен отдельный пункт, который посвящается конфиденциальности информации: т.е., любые сведения, полученные сотрудником в ходе служебной деятельности, не подлежат разглашению, кроме специально разрешенных к распространению согласно письменному указанию директора. Так, например, администратор не вправе разглашать паспортные данные гостей, так же не имеют право разглашать и сумму выручки, и т. д.⁴⁵

  Квалификационные  требования. Здесь мною предлагается конкретно расписать как общие  требования к образованию, стажу  работы, профессиональной подготовке, знаниям, умениям и навыкам, необходимым для успешного выполнения работы, так и специфические, предъявляемые к работнику, занимающему данную должность. Например, знание определенных нормативных документов внешнего и внутреннего характера, умение работать с людьми, навыки работы с организационной техникой различного назначения, так например, работа с терминалом; организаторские способности, аналитические способности, коммуникабельность и т. д.⁴⁶

  Этот  пункт имеет смысл т.к. должность администратора имеет четкое соблюдение заданного стандарта, т.е. квалификационные требования принципиальны.

  Должностные функциональные обязанности. В данном разделе нам необходимо перечислить  функциональные обязанности администратора магазина «Багира», т.е. подробное и пошаговое описание всего того, что администратор должен делать.

  Так, например, необходимо отметить этап работы с ККМ.

  Однако  необходимо отметить, что существуют форс-мажорные обстоятельства и критерии успешности исполнения трудовых обязанностей (заранее формулируются критерии, по которым будет оцениваться успешность исполнения должностных обязанностей), не в каждом случае сильно помогает в дальнейшем. Администратор должен владеть ситуацией в неординарной ситуации.

  Права специалиста. Здесь необходимо разработать основные права, предоставленные администратору для выполнения возложенных на него обязанностей.

    Например, право подписи или визирования финансовых, организационно-распорядительных и иных внутренних и внешних документов, предоставляемое работнику в соответствии с занимаемой должностью⁴⁷.

  Права и обязанности руководителя специалиста. Этот пункт мы определим в нашей  должностной инструкции как дополнительным по отношению к предыдущему, и  разъясняет специалисту обязанности  и полномочия его руководителя. 

  Ответственность специалиста. Здесь очень тщательно  необходимо проработать и указать  виды ответственности, которые несет  работник за качество и своевременность  выполнения возложенных на него обязанностей, нарушения трудовой дисциплины, утерю или порчу вверенных ему материальных ценностей, документов и т.д. в соответствии с действующим законодательством РФ и внутренними нормативными документами.

  Администратор магазина «Багира» является материально ответственным лицом и в следствии с этим в обязательном порядке указывается необходимость заключения договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

  Так же предлагаю включить в отдельный  пункт следующее: в соответствии с действующим законодательством  работник несет ответственность  вплоть до уголовной за следующие нарушения:

  - разглашение сведений конфиденциального характера, утрата документов, содержащих такие сведения, нарушение установленных правил обращения с конфиденциальной информацией⁴⁸;

  - передача посторонним лицам любых  документов магазина, не предусмотренная законодательством или интересами магазина;

  - сбор сведений, составляющих коммерческую  тайну компании, если данные сведения  не являются необходимыми для  осуществления работником своих  должностных обязанностей;

  - незаконное получение денег, ценных бумаг, иного имущества, а равно незаконное пользование услугами имущественного характера за совершение действий (бездействия) в связи с занимаемым служебным положением;

  - неправомерный доступ к компьютерной  информации, создание, использование и распространение вредоносных компьютерных программ, нарушение правил эксплуатации компьютеров или компьютерной сети.

  Таким образом, проанализировав все пункты в должностной инструкции, у нас  в итоге получается довольно объемный и подробный документ, однако эти подробности в дальнейшем дают возможность строить взаимоотношения руководителя и работника на совершенно новом уровне. На него можно ссылаться при определении качества выполнения работником своей задачи.

  Разработанная должностная инструкция оформляются в едином графическом стиле и в соответствии с требованиями, установленными в магазине «Багира». Должностная инструкция представлена в Приложении 16.

  Должностная инструкция действуют с даты ее утверждения  до даты утверждения новых версий этих документов. При этом подписанные сотрудниками должностные инструкции (свидетельствующие о том, что работники с ними лично ознакомлены) директор магазина «Багира» направляет в отдел кадров в течение трех рабочих дней с даты утверждения приказа (распоряжения), где они хранятся в течение всего времени существования данной должности в магазине «Багира».

  Необходимо  отметить, что при изменениях штатного расписания, связанных с увеличением  штатной численности, должностные  инструкции сотрудников утверждаются и вводятся в действие распоряжением директора. Процедура разработки и согласования происходит в соответствии с установленными правилами.

  Следовательно, отметим, что должностная инструкция будет работающим документом, если включенные в нее функции четко отражают реальную деятельность. Очень важно, чтобы после ознакомления нового сотрудника с должностной инструкцией (в первый день работы) один экземпляр этого документа был обязательно вручен ему. Только в этом случае можно ожидать положительного эффекта от данного документа.

  Для эффективного управления торговым предприятием очень важно, чтобы для всех сотрудников — от администратора до директора — разрабатывались должностные инструкции, регламентирующие содержание выполняемых функций, определяющие их обязанности, права и ответственность, объем, порядок и требования к качеству выполняемых работ. Это способствует обеспечению оптимальной технологии трудовой деятельности, рациональному разделению труда, высокой организованности, дисциплины и порядка на каждом рабочем месте.

  Таким образом, разработав должностную инструкцию администратора магазина «Багира», необходимо изучить и составить положение  об этике сотрудников магазина с  клиентами.

  Независимо  от того, что продается в магазине – колбаса, пылесос или цветы, – всех сотрудников торгового предприятия объединяет умение общаться с покупателем, устанавливать контакты. Это элемент торгового профессионализма. Успешность торговли определяется инициативной личной плюс опыт работы. Искусство общения трудно научиться по книгам, а жизненный опыт далеко не всегда подсказывает правильные решения.⁴⁹

  Необходимое качество сотрудника торгового предприятия, без которого невозможна его успешная профессиональная деятельность – это требовательное, активное отношение к самому себе. Его личные качества в общении с покупателем становятся торговым инструментом. И чтобы продажи шли успешно этот инструмент необходимо все время поддерживать в полном порядке.

  Главное слагаемое профессионализма сотрудника торгового предприятия является честность и порядочность в деловых отношениях. Обман покупателя не может служить основой для нормального торгового процесса, т.к. создает угрозу и для покупателя,  и для продавца. Ведь если обман будет раскрыт, то магазин навсегда потеряет покупателя в лице этого клиента.

  Вместе  с тем обман широко распространен  в торговле и по сей день, и  даже бытует пословица «не обманешь – не продашь». Но наряду с этим есть и другие пословицы. В их числе  «уговор – дороже денег», когда  фирмы и физические лица полностью  доверяют друг другу и поэтому не всегда оформляют соответствующие документы.⁵⁰