Документация торгового предприятия

  Большая часть договоров между юридическими лицами совершается в письменной форме. В понятии «письменная  форма договора» содержатся, по сути, три различных способа заключения договора³¹:

  — составление единого документа, подписанного сторонами;

  — обмен документами, позволяющий  достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору;

  — в ответ на полученную оферту с  соблюдением срока, установленного для ее принятия, сторона совершает  действия по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.).

  3. Контроль над исполнением условий договора, а в случае необходимости — понуждение контрагента к его исполнению или, в крайнем случае, расторжение договора. Последний по счету, но далеко не последний по значимости этап договорной работы — это контроль над соблюдением его условий. Данный этап требует максимальной слаженности работы непосредственно лиц, осуществляющих действия по выполнению договора. Действительно, при определенных условиях даже один-два дня просрочки в выполнении юридически значимых действий могут оказаться критичными.

  Договорная  работа по своей сути — это взаимосвязанный  комплекс мероприятий, начиная с  предварительных переговоров и заканчивая прекращением договорных обязательств.

  В магазине «Багира», в части договорной документации, можно выделить следующие виды договоров:

  - Договора на оказания услуг (договор ГПХ);

  - Трудовое соглашение на выполнение разовых работ (см. Приложение 10);

  - Договор на куплю-продажу товара покупателю (клиенту);

  - Договор на куплю-продажу товара в кредит покупателю (клиенту);

  - Договор с Банком на проведение расчетов по операциям, совершенным на электроном терминале с использованием банковских карт (см. Приложение 11);

  - Договор с поставщиком (см. Приложение12).

  Рассмотрим  более подробно договор купли-продажи товара покупателю (клиенту).

  К оформлению сделок по договору купли-продажи  товара предъявляются следующие  основные требования:

1. Соответствие содержания договора действующему законодательству;
2. Правильность оформления первичных учетных документов по совершенным операциям приема, хранения и отпуска товаров в организации торговли;
3. Правильность отражения совершенных операций на счетах бухгалтерского учета.

  В соответствии с ГК РФ³² по договору купли-продажи продавец обязуется передать товар в собственность покупателю, а покупатель обязуется принять этот товар и уплатить за него определенную денежную сумму. Следует обратить внимание на то, что покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара, если иное не указано в договоре. Если договором купли-продажи не предусмотрена рассрочка оплаты товара, покупатель обязан уплатить продавцу цену переданного товара полностью и сразу. Наименование и количество товара должны быть указаны в договоре купли-продажи (мены) либо прямо следовать из его содержания.

  Правила и сроки приема товаров, и их документальное оформление определяются техническими условиями, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров. Комитет РФ по торговле изложил³³ Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли. Однако конкретным договором купли-продажи также могут предусматриваться дополнительные требования к условиям приемки товаров и ссылки на другие инструкции. Договор может содержать ссылки на следующие нормативные акты:

  - Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству³⁴;

  - Инструкцию о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.³⁵

  В заключение данного параграфа хотелось бы заметить, что для облегчения всего договорного процесса необходимо принять локальный нормативный  акт (см. Приложение 13), посвященный договорной работе в магазине.

  Хорошо  налаженная система работы с договорами и отчетной документацией экономит людские и финансовые средства, позволяет избежать ненужных судебных и претензионных споров как с контрагентами, так и с государственными органами, повышает авторитет организации у контрагентов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3. Учетно-отчетная документация 
 

  Изучение  учетно-отчетной документации в комплексе на базе теоретического блока не представляется возможным, так как для каждой отдельной организационно-правовой формы существуют особенности ведения учетно-отчетной документации на практике, а в теории нет разделения, будь то ООО или ОАО.

  В нашем случае – анализируемое  предприятие относится к индивидуальному  предпринимательству. Обозначим основные документы, которые необходимо вести данной ОПФ, и определим фактический состав документов оформляемых у ИП Лесик Валентина Эрнестовна. Итак, перечень учетно-отчетной документации необходимой для ведения ИП представлен в Приложении 14.

  Как видно из Приложения 14, перечень учетно-отчетной документации достаточно обширен, однако следуя цели курсовой работы, рассмотрим первичные документы возникающие в процессе работы покупателя и продавца, в нашем случае клиента и магазина «Багира».

  1 БЛОК. Документы, оформленные с использованием контрольно-кассовой техники.

  2 БЛОК. Документы, оформленные при оплате через электронный терминал.

  Итак, к первому блоку учетно-отчетных документов отнесем следующие первичные  документы:

  - Кассовый чек;

  - Z-отчет;

  - Кассовый отчет;

  - Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины;

  - Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию;

  - Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам;

  - Журнал кассира – операциониста;

  - Справка-отчет кассира-операциониста;

  - Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ;

  - Акт о проверке наличных денежных средств кассы;

  Второй  блок документов, оформленных при оплате через электронный терминал, включает в себя:

  - Кассовые чеки по терминалу;

  - Сдача кредитных карт;

  - Журнал учета расчетов по пластиковым картам.

  Для обобщения представленных документов в учетно-отчетной системе документации магазина представим таблично процесс документооборота по каждому из блоков (см. Приложение 15).

  С 27 июня 2003 г. вступил в силу Федеральный  закон³⁶ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Новый Закон заменил действующий более 10 лет ФЗ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении расчетов с населением".

  Анализ  действующего законодательства и практика его применения свидетельствуют об имеющихся административных барьерах для бизнеса в сфере регулирования вопросов применения, эксплуатации и регистрации ККТ.

  Вопросы контроля за осуществлением наличных денежных расчетов в предпринимательской  деятельности и методов его обеспечения  также в равной степени актуальны и для бизнеса, и для государства.

  Фискальные  интересы государства по максимальному  взиманию установленных налогов  вступают в противоречие с интересами предпринимательства, стремящегося минимизировать свои транзакционные издержки, в том числе на техническое обеспечение финансового контроля - приобретение и обслуживание контрольно-кассовой техники.

  Об  этом свидетельствует как 10-летняя практика применения прежнего Закона РФ от 18 июня 1993 г. N 5215-1 "О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", так и современные проблемы реализации действующего законодательства, которое так и не разрешило существующие проблемы, мало того - добавило новые.³⁷

  В настоящее время ситуация такова, что введенные Федеральным законом³⁸ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" новые "правила игры" не соответствуют требованиям и нормативам, установленным на основе ранее действовавшего законодательства, что создает серьезные трудности в правоприменении.

  Предприниматели, использующие в своей деятельности контрольно-кассовую технику, отмечают, что действующие требования, предъявляемые  к ККТ и ее пользователям (юридическим лицам и предпринимателям), сильно завышены, а в отношении некоторых категорий предприятий-налогоплательщиков - с очевидностью нецелесообразны (плательщики ЕНВД).

  Так же определим основные правила ведения  операций с применением ККМ на территории РФ. Множество нормативно-правовых актов, регулирующих порядок осуществления торговой деятельности, так или иначе, напоминают продавцам о необходимости применения контрольно-кассового аппарата при наличных расчетах с покупателями. Однако основным источником правовой регламентации порядка и оснований использования контрольно-кассовой техники является специальный Закон о применении контрольно-кассовой техники. Этот небольшой по объему, но весьма важный по содержанию нормативный правовой акт подлежит применению на всей территории Российской Федерации без каких-либо исключений.

  Контрольно-кассовая техника³⁹, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми торговыми организациями и индивидуальными предпринимателями, осуществляющими торговую деятельность, при проведении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров населению.

  Необходимость подобной регистрации распространяется на все виды контрольно-кассовой техники, которые могут быть использованы при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт на территории Российской Федерации.

  В связи с необходимостью использования  контрольно-кассовой техники при  осуществлении торговой деятельности законодатель налагает на продавцов следующие обязанности:⁴⁰

  1) применять при осуществлении  наличных денежных расчетов и  (или) расчетов с использованием  платежных карт только исправную  контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном законом порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов с покупателями, а именно фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти;

  2) выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

  3) обеспечивать ведение и хранение  в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, представлять им указанную документацию;

  4) производить при первичной регистрации  и перерегистрации контрольно-кассовой  техники введение в фискальную  память контрольно-кассовой техники  информации и замену накопителей  фискальной памяти только с  участием представителей налоговых органов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ДОЛЖНОСТНОЙ  ИНСТРУКЦИИ. МЕТОДИКА И РАЗРАБОТКА ПОЛОЖЕНИЯ  ОБ ЭТИКЕ ПОВЕДЕНИЯ  СОТРУДНИКОВ ТОРГОВОГО  ПРЕДПРИЯТИЯ С  КЛИЕНТАМИ 
 
 

  Рациональной  организации документооборота в  торговых организациях необходимо уделять особое внимание. От оперативности, полноты и точности обработки информации зависят правильность и своевременность принятия управленческих решений.

    Наиболее распространенные проблемы  документооборота торговых организациях следующие: