Документоведение

Оглавление

 

Введение_____________________________________________________________2

Глава 1 Теоретические основы документирования__________________________4

1.1 Документирование, способы документирования, документ, общее представление_________________________________________________________4

1.2 Понятие о языке, как основе документирования_______________________7

Глава 2 Текстовое документирование: понятие, сущность, применение_________9

2.1 Текстовое документирование  как основной способ документирования____9

2.2 Текстовое документирование: история развития и расширение  области применения__________________________________________________________11

2.3 Знаковый метод фиксирования  текстовой информации________________14

Глава 3 Виды текстового документирования______________________________19

3.1 Рукописное письмо______________________________________________19

3.2 Машинописное письмо___________________________________________22

3.3 Электронный текстовый документ_________________________________24

Заключение__________________________________________________________26

Список использованных источников и литературы_________________________28

Приложения_________________________________________________________30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Необходимость фиксировать  информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют документы, созданные каким-либо способом письма – рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко и видеозаписи и на специальном материале. Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина – документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX века с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX века канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением  в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим  способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд  документов, таких как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях  документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Документирование информации является обязательным условием включения  информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации¹.

Текстовое документирование – способ регистрации информации посредством письменности. Под документированием понимают запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам². Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Тема данной работы: «Текстовое документирование, его развитие, назначение и область применения».

Цель работы: изучение документа как сложной информационной системы, способов документирования, систем документации в их историческом развитии.

Задачами работы являются: анализ теоретических основ документационных процессов в обществе; изучение основных способов создания документов; знакомство с современными требованиями по составлению документов.

 

 

 

1.1 Документирование, способы документирования, документ, общее представление.

Основу деятельности любого предприятия или организации  составляет работа с информацией  – ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация – это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое  значение, так как на ее основе принимаются  решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документ – это  зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать³. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Носитель документированной  информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видеотехника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

1. Текстовое документирование.

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение.  С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2. Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли⁴. Технические документы – обобщающее название  документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3. Фотокино-видеодокументирование.

Фотодокумент  – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный  документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы  широко применяются.

4. Документы  на машинных носителях. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе - документ, созданный  с использованием носителей и  способов записи, обеспечивающих обработку  его информации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного  документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с  традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Понятие  о языке, как основе документирования.

Язык - это сложная система символов, каждый из которых имеет определенное значение. Языковые символы, будучи общепринятыми и соответственно общепонятными в пределах данного сообщества, в процессе речи комбинируются друг с другом, порождая разнообразные по своему содержанию сообщения.

Код, знак и язык позволяют передавать информацию в символическом виде, удобном для ее кодирования и декодирования.

Язык - это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.) которые человек сознательно использует и которые служат ему средством общения с другими, выражения мыслей, чувств, настроения⁵. Языки - это языковые системы, в которых из знаков (букв, цифр, условных обозначений) при помощи грамматических правил строятся осмысленные лексические единицы и предложения. Языковой знак, в отличие от одиночного знака, всегда включает в свой состав простую или сложную грамматику. Особенности языка проявляются в том, что он социален и свидетельствует о способности человека создавать систему дифференцированных знаков, соответствующих дифференцированным понятиям. Одно и то же сообщение, построенное на основе некоего данного языка, может транслироваться разными средствами (буквы алфавита, азбука Морзе, рельефный шеститочечный шрифт Л.Брайля для слепых, даже своеобразные способы имитации речи посредством свистка, колокольчика, гонга и т.д.) Во всех этих случаях живой поток речи подменен изобразительными значками, воспринимаемыми посредством зрения и осязания.

За время существования  цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято  делить на естественные (или натуральные) и искусственные (машинные, информационные языки, языки-посредники при машинном переводе). Соответственно различают коды и знаки как естественных, так и искусственных языков. Естественный язык отличается от искусственного тем, что его языковые знаки возникают стихийно, а искусственные знаки создаются преднамеренно.

Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого общества. Самым древним является язык мимики и жестов, доставшийся человеку в наследство от животных и базирующийся на первой сигнальной системе. Вторая сигнальная система ответственна за создание и использование осмысленной членораздельной речи. Развиваясь обособленно, группами, имея свои признаки в ходе общественного производства, люди исторически выработали национальные языки - основной способ кодирования информации. Каждое слово здесь не более чем условный знак, которым люди договорились обозначать то или иное понятие, предмет. С естественным языком связан код письма, появление которого вызвало возникновение текстового документа, в частности книги.

Искусственные языки - это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных сообщений⁶. Примерами могут служить различного рода шифры, азбука Морзе, азбука флажков на флоте, международные языки идо и эсперанто, языки машинного программирования и т.д. Искусственные языки создаются для какой-либо цели и применяются тогда, когда естественные языки использовать затруднительно.

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1 Текстовое  документирование как основной  способ документирования.

Под документированием  понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленным правовыми нормативными актами или выработанными традицией»⁷.

Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы - документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях - документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.

При использовании  простых орудий создаются рукописные письменные документы (текстовые документы, информация которых зафиксирована  любым типом письма), изобразительные  документы (документы, содержащие информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта) и графические документы (изобразительные документы, в которых изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени).

В обществе документы  являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов и др., содержащих переработанную, вторичную информацию. Фиксация, отображение информации в документе обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи во времени и пространстве, возможность обращаться к информации спустя много времени после ее создания⁸. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что позволяет ему удовлетворять различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяются общие функции и специальные. К общим функциям документа относятся: