Документоведение деятельности организации

Введение

Коммерческая  организация – это организация, преследующая извлечение прибыли в  качестве основной цели своей деятельности.

Коммерческие  организации могут выступать  в форме: хозяйственных сообществ (АО, 000, ОДО), товариществ (полных и коммандитных), производственных кооперативов. Этот перечень закрыт - из круга коммерческих организаций исключены арендные, народные, коллективные и т.п. организации, упоминавшиеся в ранее действовавшем  законодательстве.

Делопроизводство - это отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях  по установленным правилам) и организацию  работы с официальными документами  ».

Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.

Одной из наиболее важных функций  кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой  в кадровой службе, входят документы  различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.

Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать  правильность их оформления, которая  регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.).

К сожалению, многие руководители организаций, работники, отвечающие за делопроизводство в кадровой службе, не знакомы с  основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Цель данной работы изучить и проанализировать документирование деятельности организации на примере в ООО «ФАКТ».

         Подчиненно цели предполагается решить следующие задачи:

1. выявить организационно-правовые основы ООО «ФАКТ»;
2. изучить организационные основы делопроизводства по кадрам в ООО «ФАКТ»;
3. рассмотреть документирование отдельных процессов управления персоналом в ООО «БАС»;
4. проанализировать процесс формирования и ведения личных дел в ООО «ФАКТ»

 Объектом курсовой работы является Общество с ограниченной ответственность «ФАКТ». Общество с ограниченной ответственностью (ООО) «ФАКТ» создано в 2000 году. Местонахождения общества: 170001, г. Тверь, Серебряковская пристань, д.8 «А». Почтовый адрес Общества: 170034, г.Тверь, пр-т Чайковского, д.16.

Компания, специализируется на создании современных систем отопления  и теплоснабжения внутренних инженерных сетей, климатических технологий и  предоставлении комплекса услуг  и инженерных решений в области  кондиционирования и вентиляции.

Целью ООО  «ФАКТ», как и любой коммерческой организации, является извлечение прибыли.

 Предмет  исследования – документирование деятельности организации на примере ООО «ФАКТ».

Источниковую базу исследования составили Гражданский кодекс российской Федерации, Трудовой кодекс Российской Федерации, Закон Российской Федерации «Об обществах с ограниченной ответственностью» (1998г.), Закон Российской Федерации «О защите прав потребителей».

Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие организационно-правовые и распорядительные документы ООО «ФАКТ»:

1. Устав ООО «ФАКТ»;
2. должностные инструкции работников;
3. распорядительные документы организации.

Структура работы определилась в результате изучения работ таких специалистов в области документоведения, как: Кузнецова Т.В., Янковая В.Ф., Янкович Ш.А.Басаков М.И. В работах этих авторов рассказывается о документации по трудовым отношениям, а именно о оформлении документов при поступлении на работу, при переводе на другую работу и при увольнении работника.

Помимо источников и общей литературы в процессе исследования темы был  проанализирован ряд статей специальных  журналов «Делопроизводство», «Секретарское  дело», в которых также говорится  о процессах документирования в  организациях.

Структура работы состоит из введения, четырёх глав, заключения и списка литературы. В рамках первой главы рассматривается: понятие «коммерческая организация», документы, на основании которых действует организация, структура ООО «ФАКТ». В рамках второй главы говорится об основах делопроизводства по кадрам ООО «ФАКТ». В рамках третьей главы рассматривается документирование отдельных процессов управления персоналом в ООО «ФАКТ». В четвёртой главе рассматривается формирование и ведение личных дел в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ООО «ФАКТ». ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ, СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ

Коммерческая  организация является обобщенным понятием всех существующих в настоящее время  частных форм собственности, объединенных одной целью – извлечение прибыли. Другими словами коммерческая деятельность в торговле представляет собой совокупность последовательно выполняемых торгово - организационных операций, которые осуществляются в процессе купли-продажи товаров и оказания торговых услуг с целью получения прибыли. Задача любой коммерческой организации – утвердиться на экономическом рынке.

Коммерческие  организации, могут создаваться  в форме хозяйственных товариществ  и обществ, производственных кооперативов, государственных и муниципальных  унитарных предприятий¹.

При создании коммерческой организации в соответствии с Федеральным законом «О государственной  регистрации юридических лиц» организации  дается свидетельство о государственной  регистрации юридического лица. Также  согласно положению части первой Налогового кодекса Российской Федерации, принятого Федеральным законом  от 31.07.1998 г. № 146_ФЗ свидетельство о  постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в  соответствии с законодательством  Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации.²

       Общество с ограниченной ответственностью (ООО) - одна из наиболее привлекательных форм малого бизнеса. Организация предприятия в форме ООО позволяет уменьшить личный и имущественный риск учредителей. Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов (ст. 87 ГК). Правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников определяются настоящим Кодексом и Федеральным Законом "Об обществах с ограниченной ответственностью", который действует с 1 марта 1998 г.³

ООО должно иметь  полное фирменное наименование и  вправе иметь сокращенное фирменное  наименование на русском языке и  на других языках. Полное фирменное  наименование ООО на русском языке  должно содержать полное наименование ООО и слова "с ограниченной ответственностью". Сокращенное  фирменное наименование ООО на русском  языке должно содержать полное или сокращенное наименование ООО и слова "с ограниченной ответственностью" или аббревиатуру ООО.

Фирменное наименование ООО на русском языке не может  содержать иные термины и аббревиатуры, отражающие его организационно - правовую форму, в том числе заимствованные из иностранных языков, если иное не предусмотрено федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации (абз. 3 ст. 4 Закона). ⁴

В соответствии с Законом, ООО может создавать  филиалы и открывать представительства  по решению общего собрания участников ООО, принятому большинством не менее  двух третей голосов от общего числа  голосов участников ООО, если необходимость  большего числа голосов для принятия такого решения не предусмотрена  уставом общества. ⁵

Общество  с ограниченной ответственностью (ООО) «ФАКТ» создано в 2000 году. Местонахождения  общества: 170001, г. Тверь, Серебряковская пристань, д.8 «А». Почтовый адрес Общества: 170034, г.Тверь, пр-т Чайковского, д.16.

Компания, специализируется на создании современных систем отопления  и теплоснабжения внутренних инженерных сетей, климатических технологий и  предоставлении комплекса услуг  и инженерных решений в области  кондиционирования и вентиляции.

Основным  направлением деятельности компании ООО «ФАКТ» является поставка, монтаж и обслуживание современного энергосберегающего оборудования для автономных систем отопления ведущих мировых производителей.

Целью деятельности компании является извлечение прибыли, предметом деятельности реализация оборудования для автономного отопления  и горячего водоснабжения предприятий, индивидуального жилья и квартир.

Фирма «ФАКТ» успешно работает на рынке города Твери и Тверской области более 10 лет.

Грамотное управление, исследование спроса на потребительском  рынке позволило компании найти  свою нишу и успешно развиваться  в таком неизведанном  направлении, как энергосберегающие технологии. Возможно, свою роль сыграл опыт прошлых лет. Руководитель компании ООО «ФАКТ» долгое время работал в торговом представительстве России в одной из Ближневосточных стран в качестве директора по внешнеэкономическим связям крупной тверской компании.

Наиболее  перспективным направлением деятельности компании является продажа, установка, гарантийное и сервисное обслуживание импортного отопительного оборудования таких известных производителей, как БОШ, Эй-Си-Ви, Де-Дитрих, Ферроли. «ФАКТ» тесно сотрудничает со строительными организациями, промышленными предприятиями, индивидуальными застройщиками.

Оборудование, поставляемое и устанавливаемое  фирмой, это – котлы, работающие на газе, дизтопливе и электричестве. Они обогревают и обеспечивают бесперебойное  горячее водоснабжение во многих домах и промышленных предприятиях города и области. Среди клиентов ООО «ФАКТ» семь автозаправок фирмы  «Ратмир», ЗАО «Хлеб», ООО «Древсервис», СМУ «Облпотребсоюза», Змеевский аэропорт и многие другие. Совместно с ОАО «Стройцентр» системы автономного теплоснабжения на базе котлов БОШ пущены в эксплуатацию в некоторых домах нового, современного микрорайона Южный.

Услуги и  продукция компании реализуется  в Твери и Тверской области, т.к. проблема энергосбережения в регионе стоит очень остро. Использование газовых котлов, реализуемых ООО «ФАКТ», дает при обогреве одинаковых площадей до 30% экономии по объему сжигаемого газа, не говоря уже об уровне комфорта и безопасности.

Кроме отопительного  оборудования «ФАКТ» является самым  крупным в городе поставщиком  электроводонагревателей для бытовых нужд. Фирма постоянно имеет на складе всю линейку водонагревателей то 10 до 150 литров, таких известных производителей, как  Электролюкс, Аристон, Вестер.

По желанию  заказчика фирма устанавливает  и обслуживает продаваемое оборудование, использует при этом новейшие технологии: металлопластиковые и полипропиленовые трубы, которые не подвержены коррозии, экологически безопасны и долговечны.

Согласно  уставу компания вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные  законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения  соответствующей лицензии.⁶

Деятельность  организации осуществляется в соответствии с  Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом  Российской Федерации от 31.12.1998 г. №193-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (Принят Государственной  Думой 14.01.1998г. Одобрен Советом Федерации 28.01.1998г.). Также в своей работе организация применяет Федеральный  закон Российской Федерации от 07.02.1992 №2300-1 (ред. от 25.10.2007) « О защите прав потребителей».⁷

Создание  коммерческой организации фиксируется соответствующими документами. Прежде всего, оформляется основной документ - Устав предприятия, в котором указываются: юридический статус нового предприятия, задачи, обоснования и принципы его создания, учредители, их адреса, денежный вклад каждого учредителя, организационная структура предприятия, его руководящие органы, права и обязанности предприятия как юридического лица.

Если общество утверждается одним лицом, учредительным  документом общества является устав, утвержденный этим лицом. В случае увеличения числа участников общества до двух и более между ними должен быть заключен учредительный договор⁸.

Учредительный договор - договор между учредителями о создании юридического лица. В  учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое  лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия  передачи ему своего имущества и  участия в его деятельности, а  также условия и порядок распределения  между участниками прибыли и  убытков, управления деятельностью  юридического лица, выхода учредителей  из его состава. ⁹

Учредительный договор определяет:

1. порядок совместной деятельности учредителей по созданию общества;
2. состав учредителей общества;
3. размер уставного капитала общества и размер доли каждого из учредителей общества;
4. размер и состав вкладов, порядок и сроки их внесения в уставной капитал общества при его учреждении;
5. ответственность учредителей общества за нарушение обязанности по внесению вкладов;
6. условия и порядок распределения между учредителями общества прибыли;
7. состав органов общества и порядок выхода частников общества из общества.