Формирование дел

С учетом этого требования годовые планы  и отчеты формируются отдельно от квартальных и месячных планов и  отчетов. Например: "Годовые планы  предприятия по труду" - 10 лет, ст. 123.1 Перечня 2001г., "Квартальные планы предприятия по труду" - 3 г., ст. 123.2 Перечня 2001г.

В порядке  исключения допускается временное  формирование в течение делопроизводственного  года в одном деле документов с  различными сроками хранения, если они связаны с решением одного вопроса. В этом случае по окончании года документы расформировывают в отдельные дела по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

3. Рабочие  варианты (проекты) документов формируются  в самостоятельные дела отдельно  от их подлинников.

Так, например, проекты приказов (распоряжений) формируются в самостоятельные дела. В соответствии со ст. 20 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утвержденного 15 августа 1988г. начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР (далее - Перечень 1988г.), предусмотрен срок хранения проектов приказов - 1 год. Например: "Проекты приказов директора предприятия по основной деятельности" -- 1 г. ст. 20.

Вместе  с проектами приказов в дело подшиваются  и отдельные листы, на которых  излагаются все замечания, дополнения, предложения к проектам приказов. Это требование относится и к  формированию других категорий дел. Так, утвержденные штатные расписания формируются отдельно от их проектов и переписки по утверждению штатов.

4. В  дело формируется только по  одному экземпляру каждого документа.

Не допускается  включение в дело не относящихся  к нему документов, а также черновиков, вариантов, размноженных копий и документов, подлежащих возврату.³

________________________________________________________________

« Делопрозводство» Т.В.Кузнецова, 2003г. стр.193³

 

5. В  деле формируются документы только  одного делопроизводственного (календарного) года.

Исключение  составляют так называемые переходящие дела. Такие дела могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет.

К ним  относятся учетно-регистрационные  книги, журналы, которые ведутся  до окончательного их заполнения. Например: "Журнал регистрации входящих документов", "Книга учета проверок (ревизий)", "Книга учета инструктажа по технике безопасности" и др.

Переходящими  могут быть дела и с инструктивно-методическими  документами, если они имеют небольшой  объем, а также дела, в которые  формируются документы за несколько лет до разрешения данного вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся в течение всего периода работы данного лица в организации.

При формировании переходящих дел по окончании  делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Примечания" делается отметка "переходящее". Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года/итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные затем будут необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения.

Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2000 по 2001 год, оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2000 год.

6. В  каждом деле должно быть сформировано  не более 250 листов. Допустимая  толщина дела - 30-40 мм.

В том  случае, если включенное в номенклатуру дело будет иметь более 250 листов, заводится второй, третий, а при необходимости - и последующие тома этого дела. При этом все тома данного дела будут иметь один и тот же индекс по номенклатуре дел. Например:

Дело  №3-4. Т, 1

Переписка о защите прав потребителей

Начато 02.01.2005

Окончено 30.08.2005

Дело  №3-4. Т. 2

Переписка о защите прав потребителей

Начато 01.09.2005

Окончено 31.12.2005

По окончании  делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе "Количество дел (томов, частей)" указывается количество томов заведенного дела (2 тома; 3 тома и т.д.).

7. Приложения  к документам, независимо от их  дат, присоединяются к документам  тех дел, к которым относятся.Приложения  большого объема могут составлять  отдельный том. В этом случае  на документе, подшитом в деле, делается отметка, что приложение  к нему сформировано в отдельное дело.

8. Каждый  документ, помещенный в дело, должен  быть оформлен в соответствии  с действующими в стране правилами  оформления документов, в том  числе СТБ 6.38-2004 "Унифицированные  системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который введен в действие с 1 июля 2005 г.

Заведующий  архивом организации при приеме дел в архив проверяет правильность оформления документов, наличие подписей, даты и других необходимых реквизитов документов. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для оформления в соответствии с действующими требованиями.

9. В  дела должны формироваться только  исполненные документы.

Для этого  на каждом документе в соответствии с СТБ 6.38-95 оформляется реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Эта отметка проставляется исполнителем документа на нижнем поле первого листа документа слева и содержит следующие данные:

запись "В дело";

номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; личную подпись исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

дату.

Например:

В дело 2-3. .

Подготовлен ответ.

Исх: № 2-3/128 от 25.01.2005

Ветров

25.01.2005

В том  случае, если вопросы, изложенные в  документе, решены в ходе личных или  телефонных переговоров, об этом также  делается на документе соответствующая  отметка об исполнении.

При формировании документов в деле следует учитывать, что документы внутри дел располагаются в определенном порядке.

2.3 Основные принципы  расположения документов  в деле

1. Вопросно-логический - когда документы в деле располагаются  в логической последовательности  решения того или иного вопроса.

В связи  с этим в деле вначале помещают основной документ (инициативный) и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологической последовательности располагаются документы, возникающие по мере решения вопроса. Так, например, в деле с перепиской вначале помещается документ-запрос, а затем - документ-ответ.

Нередко в организациях данный принцип формирования дел нарушается, формируются дела с такими заголовками, как "Входящие документы" или "Исходящие документы". При этом не учитывается то, что  в деле группируются и запросы, и  копии исходящих ответов на эти запросы, так как все документы данного дела - по одному вопросу и одного срока хранения.

2. Хронологический.  При соблюдении этого принципа  в деле формируются документы,  относящиеся к определенному  хронологическому периоду (год,  квартал, месяц). Как говорилось выше, в деле группируются, как правило, документы одного делопроизводственного (календарного) года, за исключением переходящих дел.

Этот  принцип применяется чаще всего  в том случае, если дело формируется  по номинальному принципу (например, приказы, протоколы). При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения наиболее ранние документы помещаются в начале дела. Не допускается обратный хронологический порядок расположения документов в делах постоянного хранения.

3. Нумерационный. Данный принцип используется в том случае, когда в деле группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (приказы, протоколы, квитанции, накладные и др.).

Поскольку регистрация документов осуществляется в течение делопроизводственного года, в наступившем году заводятся дела, в которых документы вновь располагаются с первого номера.

Особо следует обратить внимание на формирование документов, в основном приказов (распоряжений), протоколов, состоящих из нескольких томов. В заголовках таких дел указываются номера документов, сформированных в данном томе. Например:

Дело  № 1-3. Т. 1

Приказы №№ 1-99 директора предприятия по основной деятельности

Начато 02.01.2005

Окончено 20.07.2005

Дело  № 1-3. Т. 2

Приказы №№ 100-150 директора предприятия по основной деятельности

Начато 21.07.2002

Окончено 31.12.2002

4. Алфавитный. При использовании этого принципа  документы в деле группируются  в алфавитном порядке - по фамилиям  авторов документов, организаций-корреспондентов  и др. Этот принцип применяется при формировании в дела прежде всего лицевых счетов работников на выдачу заработной платы, обращений граждан.

Так, обращения  граждан могут располагаться  в делах в алфавитном порядке  по фамилиям заявителей. Повторные  обращения или дополнительные документы подшиваются к данной группе документов. В течение года дела с обращениями граждан можно формировать и по фонологическому принципу. По окончании года их переформировывают по алфавитному принципу, что облегчает в дальнейшем поиск документов, поступивших от конкретного заявителя.

При формировании лицевых счетов в алфавитном порядке  по фамилиям работников может быть заведено несколько томов этого  дела. В таком случае их заголовки  могут быть следующими:

Дело  № 5-6. Т. 1

Лицевые счета работников с буквы "А" по букву "К"

на выдачу заработной платы 

Дело  № 5-6. Т. 2

Лицевые счета работников с буквы "Л" по букву "Я"

на выдачу заработной платы

Говоря  о принципах систематизации документов в деле, следует учитывать, что  эти принципы, как правило, комбинируются.

Например, в делах с приказами, протоколами  сочетаются нумерационный и хронологический  принципы; в делах с обращениями  граждан - алфавитный и хронологический; в делах с перепиской - вопросно-логический и хронологический.

2.4. Систематизация в  делах отдельных видов документов

Распорядительные  документы (приказы, распоряжения, постановления  и др.) формируются в дела по видам  и по хронологическому принципу с  относящимися к ним приложениями.

Так, если приказами были утверждены инструкции, положения, правила, они формируются в деле с приказами руководителя по основной деятельности вслед за этими приказами. Протоколы заседаний располагаются в делах в хронологическом порядке, по номерам. Документы к заседаниям, являющиеся приложениями к протоколам, при значительном их количестве формируются в отдельные дела и систематизируются в деле по номерам протоколов заседаний. Заголовок такого дела может быть сформулирован следующим образом: "Приложения к протоколам заседания Совета директоров объединения".

Предложения, заявления, жалобы граждан и все документы по их рассмотрению и разрешению группируются в самостоятельные дела. В этих целях номенклатурой дел в организации предусматривается формирование дела в том или ином структурном подразделении (канцелярии, отделе кадров и др.). Хранение документов и формирование обращений у исполнителей в различных структурных подразделениях запрещается. При этом предложения граждан по улучшению работы данной организации хранятся постоянно и, соответственно, формируются в отдельное дело. Обращения граждан по личным вопросам, срок хранения которых "5 лет ЭПК", также формируются отдельно.