Формирование дел

Плановые  и отчетные документы формируются  в дела того года, к которому они  относятся по своему содержанию, независимо от даты их составления или поступления. Например, план на 2002 год, составленный в 2001 году, должен быть отнесен к 2002 году, а отчет за 2001 год, составленный в 2002 году, - к 2001 году.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года действия. Отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Переписка формируется в дела за период делопроизводственного (календарного) года. В дело с перепиской помещаются все документы, возникающие  в ходе решения вопроса.

В зависимости  от специфики деятельности организации переписка может формироваться, например, в пределах учебного года, срока полномочий и т. д.

При формировании личных дел документы располагаются  в них в следующей последовательности:

внутренняя  опись документов, имеющихся в  деле;

дополнение  к личному листку по учету кадров;

личный  листок по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании, повышении  квалификации, переподготовке;

заявление о приеме на работу;

копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Далее в процессе ведения личного дела документы включаются в него в  хронологической последовательности.

При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, индексов, дат и других необходимых реквизитов документов. В личное дело материально ответственного работника включается договор о материальной ответственности. В личное дело не включаются копии приказов о предоставлении отпуска, о наложении взысканий, справки о местожительстве, медицинские справки и др., так как они группируются отдельно от личных дел и хранятся три года.

Личные  карточки работников (форма Т-2) группируются в отдельной картотеке и систематизируются  по алфавиту. После увольнения работников их личные карточки из картотеки изымаются  и систематизируются в отдельном деле в алфавитном порядке по фамилиям уволенных работников. Например: "Личные карточки уволенных работников (форма Т-2) с буквы "Д" по букву "Ю"". Если личные карточки формируются в дела, состоящие из нескольких томов, заголовки последних могут быть, например, следующими:

Дело  № 5-6. Т. 1

Личные  карточки уволенных работников (форма  Т-2)

с буквы "А" по букву "Л"

Дело  № 5-6. Т. 2

Личные  карточки уволенных работников (форма  Т-2)

с буквы "О" по букву "Ш"

При большом  объеме приказов по личному составу, касающихся приема на работу, увольнения, перевода, командирования, премирования и т. п. (как правило, более двухсот по каждому виду приказов), их целесообразно формировать в самостоятельные дела. При этом осуществляется порядковая нумерация в пределах календарного года по каждой группе приказов.

Документы, явившиеся основанием для издания  приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников, на которых эти дела заводятся. Эти же документы образуют самостоятельные дела, если они не подлежат включению в состав личных дел в соответствии с требованиями Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. № 2. Для этого в номенклатуру дел необходимо включить дело "Документы к приказам по личному составу (листки по учету кадров, заявления, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел". Срок хранения такого дела - 3 года (ст. 492 Перечня 1988 г.).

В инструкции по делопроизводству организации должен отражаться существующий порядок формирования дел - централизованный, децентрализованный, смешанный.

При централизованном порядке дела формируются службой  документационного обеспечения  управления - ДОУ (в канцелярии, у  секретаря руководителя организации). Такой порядок формирования дел используется в организациях с небольшим объемом документооборота. В организациях со сложной структурой и большим объемом документооборота формирование дел может осуществляться в децентрализованном порядке, в пределах каждой структурной части.

Применяя смешанную систему, документы формируют как в структурных подразделениях, так и в службе ДОУ.

Следует иметь в виду, что в любом  случае распорядительные документы  и переписка с вышестоящими организациями  по основной деятельности группируются в дела в службе ДОУ. Организационно-методическое руководство и контроль за правильностью группировки документов осуществляет служба ДОУ организации (канцелярия, секретарь и др.). В работе по контролю за правильностью формирования дел в структурных подразделениях организации принимает участие заведующий архивом (лицо, ответственное за архив).

Формирование  дел в строгом соответствии с  номенклатурой дел поможет заведующему  архивом в последующем обеспечить прием документов в архив, их учет и составление описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с действующими требованиями.

2.5 Нумерация листов  в деле, составление  листа-заверителя  дела

В течение  делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

Законченные делопроизводством дела постоянного  и временного (свыше 10 лет включительно) хранения, в том числе дела по личному составу, подлежат передаче в архив организации. По окончании делопроизводственного года эти дела хранятся в структурных подразделениях еще один год, в течение которого происходит их подготовка к последующему хранению, что предполагает их полное оформление и описание.

Дела  временного (до 10 лет) срока хранения в архив не передаются и подлежат частичному оформлению при их заведении  в делопроизводстве.

Оформление  дел, принимаемых в архив организации, представляет собой комплекс работ по их технической обработке. Эта работа проводится в структурных подразделениях организации под непосредственным контролем заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) и других структурных подразделений, в обязанности которых входит заведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел организации. Для этого в номенклатуре дел в графе 5 "Примечание" могут быть указаны фамилии лиц, ответственных за ведение дел.

Полное  оформление дела предусматривает:

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

подшивку  или переплет дел;

оформление реквизитов обложки дела и внесение соответствующих уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса дела по номенклатуре дел, крайних дат дела, заголовков дела)⁴.

______________________________________________________________

Давыдова  Э. «Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство». стр.26⁴

Документы подшивают и хранят в твердых  папках (скоросшивателях). Различают  две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правую и левую. При правой форме брошюровки документы располагают в порядке поступления, т.е. последний документ подшивают сверху. Эта форма брошюровки пригодна только для временного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного хранения в порядке, обратном хронологическому.

Прямая  хронологическая последовательность возможна при использовании левой  формы брошюровки. В этом случае первый по времени поступления документ находится в начале, а документ, поступивший последним, -- в конце подшивки. Такой способ брошюровки наиболее целесообразен.

Для брошюровки документов постоянного и долговременного  хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом, появляется возможность «соединения» нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве.

2.5.1 Нумерация листов дела

В целях  обеспечения сохранности и закрепления  порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме  листа-заверителя дела, нумеруются. Листы дела нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, причем цифры не должны задевать текста документа.

Нумеруют  листы дела черным графитным карандашом или нумератором. Использование  чернил или цветных карандашей для нумерации листов не допускается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), также нумеруются отдельно по каждому тому (части). Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне, в левом верхнем углу листа. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется, как один лист. Если в деле имеются листы, сложенные и подшитые за середину, дело подлежит перешивке, и такой лист нумеруется, как один. Если к листу наклеены одним краем другие документы (вставка текста, переводы и др.), то они нумеруются отдельно. Имеющиеся в деле листы с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. д.) нумеруются как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены. Сложенные листы (формат АЗ, А2) разворачиваются и нумеруются, в правом верхнем углу документа. Лист и наклеенный одной стороной документ к нему (чаще всего это бывает резолюция об исполнении документа) нумеруются как два самостоятельных листа. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются. В этом случае каждое вложение в конверте нумеруется очередным номером вслед за конвертом. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (доклады, отчеты и др.) нумеруются в общем порядке. Подшитый в дело документ с собственной нумерацией листов может сохранять эту нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле. Листы, служащие разделителями между группами документов, подшитых в деле, нумеруются, если на них имеются соответствующие отметки. Например: "Документы к 5-му вопросу повестки дня заседания Правления" и т. п.Чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются. В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом, ставится новый номер листа. В этом случае составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела. Сведения о количестве листов в деле в прежнем листе-заверителе зачеркиваются, но этот лист-заверитель также сохраняется в деле. При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление литерных номеров. При нумерации таких дел на незанумерованных листах ставится номер предыдущего занумерованного листа с прибавлением букв: а, б, в, г и т. д. (литерные листы 5а, 10а,10б). При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также прибавляются буквы а, б, в, и т.д. Например, если при нумерации листов в деле два из них имеют порядковый номер "10", то второй из них будет иметь порядковый номер "10а". Иногда при нумерации листов дела отдельные листы оказываются пропущенными, то есть за номером 25 может быть помещен лист с порядковым номером 27. В этом случае номера пропущенных листов указываются в листе-заверителе дела. Например: "пропущенные номера-26". Как было сказано выше, все недочеты и исправления нумерации отмечаются в листе-заверителе дела.

 

2.5.2 Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела составляется в целях учета  количества листов в деле по установленной  форме (приложение 1). В заверительной надписи листа-заверителя дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела и физического состояния документов дела, наличие литерных номеров листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями (за исключением личных дел), номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов, а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Количество листов внутренней описи, которая нумеруется отдельно и помещается в начале дела, указывается в листе-заверителе дела после общего количества листов дела через знак + (плюс). Например, "в деле подшито и пронумеровано 100 (сто) листов + 5 листов внутренней описи"⁵. Последующие изменения состава и состояния дела (повреждения, недостача документов, замена подлинников копиями и др.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт. Отметки заверяются делопроизводственной или архивной службой организации с указанием даты. Лист-заверитель дела помещается в конце дела и оформляется на бланке или чистом листе бумаги формата А4. Для дел по личному составу, не имеющих конвертов с вложениями, допускается оформление листа-заверителя на листе бумаги формата А5.____________________________________________________

Давыдова  Э. «Формирование дел в учреждениях, организациях, на предприятиях //Архивы и делопроизводство». стр.35⁵

 

В книгах заверительная надпись указывается  на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата  карточки. Лист-заверитель дела подписывается  составителем.

Заверительная надпись в листе-заверителе дела должна быть написана разборчиво, с указанием должности, расшифровки подписи, личной подписи и даты составления. Запрещается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. В тех случаях, когда дело уже подшито или переплетено без бланка листа-заверителя или чистого листа формата А4, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела или может быть подшит в конце этого дела.

Например: