Формирование дел

3. ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Формированием дел называется группировка документов в дело (в соответствии с номенклатурой  дел) и систематизация документов внутри него. Основой формирования дел в делопроизводстве является номенклатура дел.

Дело -- это совокупность документов, относящихся  к одному вопросу или участку  деятель-ности, помещенных в отдельную  обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа  по формированию дел состоит из следующих операций:

раскладка документов по папкам (делам) и их подшивка;

расположение  документов внутри дел в определенной последовательности;

оформление  дел.

Все эти  операции выполняются регулярно  в пределах календарного года. В конце года в структурном подразделении подготавливается столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На обложки из номенклатуры дел переносят их заголовки и индексы, на корешки папок -- только индексы. По мере включения в папки первых документов на обложках проставляют дату начала дела. Дело считается заведенным после подшивки в папку первого исполненного документа. Одновременно должна быть оформлена и об-ложка заведенного дела.

В зависимости  от принятой в учреждении или организации  системы делопроизводства формирование дел ведется централизованно или децентрализовано. В крупных организациях дела формируются в структурных подразделениях, т.е. там, где созданы документы, отражающие деятельность данного подразделения. В небольших организациях фор-мирование всех дел проводится централизованно службой делопроизводства (канцелярией, общим отделом, секретариатом). В организациях, не имеющих такой службы, формирование дел поручается секретарю. Но независимо от централизованного или децентрализованного принципа организации делопроизводства не рекомендуется хранение дел и их формирование непосредственно исполнителями. Периодический контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляет канцелярия в форме разъяснений и консультаций. Архив организации оказывает методическую помощь при формировании дел.

Документы подшиваются в дела только после  их исполнения, т.е. окончательного решения  затрагиваемых в них вопросов. На документе должна быть отметка  об исполнении и направлении документов в дело. Запрещено подшивать в дела не исполненные, ожидающие ответа документы. В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов -- наличие и подлинность подписей должностных лиц, дата, регистрационные индексы, отметки о контроле и исполнении.

4. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Паневчик  В.В. Делопроизводство. - Минск: Вышэйшая школа, 3-е изд. - 2004.

2. Давыдова  Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Минск: Тетра Системс, 2003.

3. Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. - Минск: Книжный Дом, 2004.

4. Давыдова  Э. Формирование дел в учреждениях,  организациях, на предприятиях //Архивы  и делопроизводство. 2006. № 1. С. 26 - 35.

5. Давыдова  Э. Оформление дел при подготовке к передаче в архив: нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела // Архивы и делопроизводство. 2006. № 3. С.22 - 26.

6.Кузнецова  Т.В. «Делопроизодство» 2003г. 408стр.

Приложение 1

Форма листа-заверителя дела

Лист-заверитель дела №___________

В деле подшито и пронумеровано_________________________листов),

(цифрами  и прописью)

в том  числе: литерные листы____________________________________

пропущенные номера___________________________________________

+ листов  внутренней описи______________________________________

Наименование  должности лица,

составившего  заверительную надпись Подпись  Расшифровка

подписи

Дата