САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКАЯ  АКАДЕМИЯ

УПРАВЛЕНИЯ  И ЭКОНОМИКИ 
 
 
 
 
 

Факультет: Социального  управления

Кафедра: социология и управление персоналом 
 
 
 
 
 
 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 
 

По дисциплине: Архивоведение 

Тема: Экспертиза ценности документов и комплектование Архивного фонда РФ    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Выполнил:

Студент 5 курса

Заочного  отделения

Группы  953Т/5-5

Шаршова Ангелина Николаевна 

Проверил преподаватель: 
 
 

Санкт-Петербург

 

2011 
 
 
 
 

ПЛАН

Введение………………………………………………………………………………..3

1. Экспертиза  ценности документов………………………………………………..4
2. Критерий экспертизы ценности документов……………………………………5
3. Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения………………………………………………………………………8
4. Экспертиза ценности документов по перечням……………………………….8
5. Комплектование Архивного фонда Российской Федерации……………….12
6. Организация комплектования …………………………………………………..16

Заключение……………………………………………………………………………20

Список  использованной литературы…………………………………………..21 
 
 
 
 
 

 

ВВЕДЕНИЕ.

 
В начале 90 годов 20 столетия в России произошли большие изменения в двух, на первый взгляд, совершенно не связанных между собой областях. С одной стороны, после крушения СССР в нашей стране был провозглашен принцип публичности и доступности архивов, что привело  к резкому увеличению генеологических, биологических и тематических запросов в архивы, то есть существенно изменились и возросли информационные потребности пользователей. К сожалению, закрытость архивов советского периода привела к тому, что до сих пор в нашей стране лишь незначительная часть пользователей знает, в какой архив им нужно обратиться за необходимой информацией, или колоссальной важности для современного общества, которые они выполняют, мало пропагандируется в массах, они остаются на задворках сознания общества. С другой стороны, в 90-е гг. в нашей стране появилось, и стали все более распространяется персональные компьютеры и новейшие компьютерные технологии, в том числе и сетевые. Возникла материально-техническая база для разработки новых подходов и методов совершенствования обслуживания пользователей, в том числе и пользователей нового типа, рабочего места. Таким образом, можно констатировать, что в конце 90-х годов 20 столетия- начале 21 века возникли предпосылки к созданию в нашей стране единого архивного информационного пространства, необходимого как самим архивистам (для обмена опытом, координации и т.д.), так и обществу ( для удовлетворения возрастающих информационных потребностей и для формирования в обществе адекватного представления о роли и значимости архивов и выполняемых ими функциях).                   
 
 
 
 

1. Экспертиза ценности  документов

  При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

  Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.

  Экспертиза  ценности документов проводится,  на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.

  Итогом  экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.

  Задачи  экспертизы ценности документов. Первая задача — отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

  Вторая  задача — определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

1. для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
2. для временного хранения.

  Третья  задача — обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

  Четвертая задача — отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

  Экспертиза  ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.

  В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще «не родилось».

  В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.

Если в учреждении имеются юридически самостоятельные  структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.

   Кроме этого отбирают для уничтожения  документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).

  В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.

  Целевая комплексная экспертиза — это  экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам:

вышестоящих и подчиненных одному ведомству  учреждений;

  однородных  учреждений, действовавших на одной  территории (школы одного района);

лиц, связанных  родственными или личными отношениями.

  Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.

  В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел:

дела для постоянного  и долговременного (75 лет) хранения;

дела, предназначенные  для уничтожения.

  На  дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.

  Акты  и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК). 

  2. Критерии экспертизы  ценности документов 

  Критерии  экспертизы ценности документов — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Все критерии могут быть подразделены на три большие группы:

1. критерии происхождения документов;
2. критерии содержания документов;
3. критерии внешних особенностей документов. 
   Рассмотрим каждую группу критериев и их использование при 
   менительно к документам конкретных фондов.

 

  1. К группе критериев происхождения документов относятся:

• значение учреждения или лица в жизни общества;
• значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;
• время и место образования документов.

  На  основе критерия значение учреждения в жизни общества определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на государственное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), ||ибо вообще не поступают на государственное хранение. При этом учитывают значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе.

  Критерий  значение лица в жизни общества чрезвычайно сложный для архивиста, поскольку современникам сложно адекватно оценить роль той или иной личности. Поэтому, принимая решение о постоянном хранении фонда того или иного деятеля, нужно учитывать мнение специалистов данной отрасли, ученых, коллег по профессии и сотрудников.

  Критерий  значимость события позволяет оценивать документы, содержащие новые, обобщенные и единственные свидетельства о существенных событиях. Этот критерий требует оценивать документы в зависимости от степени участия учреждения или лица в проведении или изучении события, отраженного в документах.

  На  основании этого критерия выявляются документы, которые были созданы в связи с событиями огромного исторического значения в истории страны. В связи с этим даже документы, предназначаемые для уничтожения, могут быть оставлены на государственное хранение. Особое внимание архивисты должны уделять периодам войн и других катаклизмов, когда гибнет много документов.

Большое значение имеет критерий время образования документов. Чтобы оградить от уничтожения древние документы, была введена запретная дата — 1945 г., в связи с чем документы, отложившиеся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в., как правило, уничтожению не подлежат, за исключением документов некоторых судебных, хозяйственных и церковных уч реждений. Документы за более поздние исторические периоды, важные для страны, подлежат тщательному изучению с целью отбора на государственное хранение. Так, уничтожение документов по 1945 г. включительно осуществляется в строго установленном порядке: после утверждения на ЭПК вышестоящего архивного органа.

  Критерий  место образования документов также требует тщательного изучения материалов, которые обнаружены или могут] быть обнаружены на месте какого-либо значительного события, j интересного явления. 

  2. К группе критериев содержания документов относятся:

• источник информации;
• повторяемость документной информации;
• целевое назначение документов;
• вид и разновидность документа.

  На  основе критерия источник информации документы учреждений делят на три группы:

  документы, отражающие основные направления деятельности учреждения, с постоянным сроком хранения;

  документы вспомогательного, оперативного, справочного  характера, хранящиеся временно;

  документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения — 75 лет, по заключению ЭПК.

  Говоря  о значении информации, в первую очередь следует иметь в виду ее содержательную сторону. Этот критерий должен применяется в тесной взаимосвязи с критериями целевое назначение документа и вид и разновидность документа.

  Критерий  повторяемость информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

  В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной' и вторичной информации.

  Различают два вида повторяемости информации, каждому из  которых присущи свои формы:

• формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках) с такими формами, как дублетность, цитирование и суммирование;
• аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации) с такими формами, как обобщение, реферирование и изложение.