Экспертиза ценности документов и комплектование Архивного фонда РФ

  Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

  Наиболее  распространенной формой повторяемости  информации является дублетность.,

  Следует четко разграничивать дублетные  документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

  Дублетные документы, как правило, в фондах учреждений представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

  3. К группе критериев внешних особенностей документов относятся:

- подлинность;

  - внешний вид документа (форма  передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности; физическое состояние документов).

  Критерий  подлинность документов имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на государственное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если  подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1 — 2 экземпляра копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов. При оценке такого критерия, как внешний вид документа, художественные, палеографические, языковые и другие особенности и не столь актуальны для документов современных учреждений, а также учреждений 1920-х гг., поскольку эти документы, как правило, находятся в хорошем состоянии и полностью сохранены. Хотя иногда приходится учитывать и физическое состояние) документов, и форму передачи в них информации. Если в поврежденных документах возможно хотя бы частичное восстановление текста, они оставляются на постоянное хранение, реставрируются или фотокопируются. 
 

3. Особенности проведения  экспертизы ценности  документов личного происхождения 

       При проведении экспертизы ценности документов личного происхождения на основе критериев сначала определяется ценность фонда, а затем проводится оценка документов. Документы личного происхождения отражают не только факты реальной действительности, но и отношение к ним автора, зависящее от социальной позиции, накопленного жизненного опыта и специфики эмоционального восприятия мира. Исторические события предстают перед нами в свете его индивидуального отношения к ним. Вследствие этого отражение внешнего мира в документах личных архивов, не теряя своего объективного значения, приобретает и субъективный характер.

  В настоящее время не разработаны  критерии экспертизы ценности для отбора документов личного происхождения на государственное хранение, поэтому пользуются системой общих критериев,

  С учетом специфики документов личного  происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы:

1. критерии ценности фондов личного происхождения;
2. критерии ценности документов личного происхождения.

  К группе критериев ц е н н о с  т и фондов личного происхождения относятся:

• значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;

• история фонда и его состав;

• взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).

  К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся:

• значение творческой и общественной деятельности автора документа;

• время и место создания документа;

• значимость содержания документа, его информационная, художественная и научная ценность;
• внешние признаки документа (сохранность, степень автографичности, наличие помет и др.);

• взаимосвязь с другими документами (может носить характер повторяемости информации). 
  

4.Экспертиза  ценности документов  по перечням

Для установления комплекса документов постоянного  хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т. п. Из названных пособий особенно отметим перечни документов.

Перечни документов — это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.

  Именно  перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

  Современная система перечней документов. Внутреннее устройство современной системы перечней документов представлено в графическом варианте

  В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

1. с указанием сроков хранения;
2. подлежащих постоянному хранению.

 

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов.

В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующейся в деятельности всех учреждений, организаций и предприятий независимо от их ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в госархивы.

  Создание  типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях, организациях и на предприятиях формируются дела с приказами руководства, с планами и отчетами, с документами по личному составу, с бухгалтерской документацией, материалами общественных организаций. Все эти и другие так называемые типовые документы выполняют одинаковые для всех учреждений функции, а поэтому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

  Например, приказы руководства по основной деятельности должны храниться постоянно, а документы по личному составу — 75 лет. Списки военнообязанных, уведомления о прибытии командированных на работу, графики распределения отпусков и т.д. должны храниться только 1 год. Эти сроки распространяются на все без исключения предприятия и организации.

  Но типовые  перечни не содержат сведений о документах, отражающих отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших  и сложных фондов, а также для  групп однородных фондов обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего рода методическими пособиями по экспертизе ценности при научно-технической обработке документов фонда. В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному хранению, а также документы, подлежащие к выделению к уничтожению как не представляющие научной, исторической, экономической ценности.

  Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства, одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства, с указанием сроков хранения каждого вида

документов.

  Таким образом, типовая документация с  едиными общими и обязательными сроками хранения входит составной частью во все ведомственные перечни.

До 1990-хгг.перечни  документов, подлежащих постоянному хранению, были одного вида — типовые. В них были указаны документы, подлежащие приему только в государственные архивы.

          В 1990-е гг. с появлением организаций разных форм собственности возникла потребность в подготовке новых видов перечней документов, учитывающих происшедшие изменения.

Весьма  своевременным является перечень документов для негосударственных коммерческих организаций — справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)» Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

      Данная система перечней охватывает  так называемые управленческие документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 г. был выпущен «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Перечни представляют два типа перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем  виде перечней, где даны группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не только не дифференцированы по сро кам, а напротив, обозначены лишь как «тяготеющие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

  Перечни типовых документов распространяется и на документы  негосударственных организаций.

  Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве основного нормативного документа и в первую очередь — при подготовке номенклатур дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при определении сроков хранения и отборе документов на постоянное (вечное) хранение.

  В 2000 г. вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены документы по организационным вопросам управления, экономическому прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассации, операциям с ценными бумагами и внешнеэкономической деятельности, бухгалтерскому учету и отчетности, автоматизации банковских работ и др.

  Данный  перечень способствует рациональной организации документов в делопроизводстве, обеспечению сохранности, отбору документов на постоянное (вечное) хранение, установлению конкретных сроков хранения документов, а также защите законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов кредитных организаций.

  Следует отметить, что применение этого перечня  является обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным учреждением системы Федеральной архивной службы.

      Структура перечня.  Любой перечень состоит из основной части и справочного аппарата.

Основная  часть — описательные статьи —  представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

  Каждая  описательная статья в перечне включает в себя: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов₍| иногда указывается автор или корреспондент, вопрос или тема, для планов или отчетов — период планирования или отчетности др.; сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня; примечания, уточняющие сроки хранения документов. Иногда «примечания» располагаются под строкой, что позволяет не повторять одни и те же примечания на одной странице.