Экспертиза ценности документов и комплектование Архивного фонда РФ

  Источниками комплектования государственных архивов  являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной форой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).

  Списки  источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.

           Критерий                                                                       Пояснение

1. Функционально-                Выполнение основных задач отрасли,  уникальность деятельности, целевое назначение               новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкуренто-

учреждения                            способность, участие в международных и региональных  

                                                 программах

2. Масштаб                             Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного   

деятельности                         фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная  

          деятельность; численность работников

3. Вид организации               Сложившаяся структура и организация  деятельности, наличие      

                                               иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных              

                                                   структур 

4. Полнота отражения           Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других 

информации                          организаций 

  Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации — партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования в отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Опираясь на опыт ЦАОДМа и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.

  Политические организации по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.

В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т. е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения. 

6. Организация комплектования

  Процесс принятия документов на хранение в  ведомственном и государственном архивах.

  Передача  дел на хранение в  ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.

В процессе передачи дел необходимо проверить: правильность формирования и оформления дел; соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.⁴

Проверка  формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения. Дела, передаваемые в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это значит, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. На особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номера листов дела, на которых находится документ.

  Сопоставление количества дел в  номенклатуре и в  описи — очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.

  Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом. 

  Передача  дел на хранение в  государственных  архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии  архивного учрежден0ия, а также по актам приема-передачи.

  В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив.  

Сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.

                         Источники комплектования, срок передачи, лет

 

1. Федеральные  органы государственной власти; Генераль-

ная прокуратура  РФ; органы государственной власти и

прокуратуры республик; отраслевые академии; государ

ственные объединения; учреждения, организации, пред-

приятия федерального и республиканского подчинения 

2.  Органы  государственной власти и прокуратура  краев, облас-

тей, городов  федерального значения, автономной области,

автономных округов; прокуратура городов и районов,

государственных учреждений, организаций, предприятий

краевого, областного подчинения, подчинения автоном-

ной области  и окружного подчинения 

3.  Органы  местного самоуправления; учреждения, организа-

ции, предприятия  городского и районного подчинения;

предприятия сельского  хозяйства 

4.  Совместные предприятия с участием государства; организа-

ции и объединения  смешанных форм собственности, в

уставном капитале которых имеется преобладающая доля

федеральной или  государственной собственности

   

  Передача  документов из каждого учреждения — источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 — 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. Комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов:

  сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);

  затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;

  наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.

  Основным  документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственного архивов.

  Вместе  с документами передаются еще  два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Сохранность документов у  фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.

   В случае необходимости условия  хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.

  Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.

  На  временное хранение (депонент) документы  личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.

  При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.

  Особо важное значение имеет договор между  архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.

  В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы «активного комплектования»:

  - проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;

  - выявление потенциальных источников  комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;

  - анкетирование, интервьюирование  лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;

- сбор воспоминаний, составление хроники событий;

• сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, «круглых столах» с фондообразователями.

  Основой работы по «активному комплектованию»  является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста. 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 
 

  Итак, подведем итоги о том, что при  формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.

  Процесс изучения документов на основании принципов  и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.