Исчисление  сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания дела в делопроизводстве.

  Для документов по личному составу, срок хранения которых равен «75 лет - в» по Типовому перечню документов  исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в перечне буквой «в», к моменту окончания дела. Продолжительность хранения таких документов после окончания дела делопроизводством должна равняться разности.

  Отметка «ЭПК» на конкретных видах документов с временными] сроками хранения означает, что часть такого рода документов может иметь научно-историческое значение и должна передаваться на  государственное хранение по истечении указанного срока. Сроки хранения документов обозначаются не только конкретным количеством  лет. Для некоторых копийных и дублетных материалов срок хранения определяется их практической надобностью, а в перечне вместо конкретного количества лет указывается «До минования надобности», «До замены новыми» и т.д. Во многих случаях статьи перечней дополняются примечаниями, уточняющими сроки хранения документов («После снятия с учета», «По истечении срока действия договора», «После увольнения», «При отсутствии годовых» и т.п).

Справочный   аппарат помогает ориентироваться в перечне  пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов. Могут быть и другие элементы справочного аппарата (Типовое положение об ЭК, ЦЭК ведомства, фор-<м акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

 Указания  по применению перечня обычно состоят из нескольких разделов:

• общие положения;
• структура и порядок применения перечня;
• организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

 Список  сокращений чаще всего составляют к большим по объему перечням.

  В указателе видов документов в алфавитной последовательности перечисляются все виды документов, включенных в описательные статьи, с указанием номеров статей. 

 Способы группировки учреждений в схеме перечня. В связи с тем, что типовые перечни включают в себя наименования документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых министерствами и ведомствами в процессе своей деятельности, в основе классификационных схем этих перечней  лежит функционально-отраслевой принцип. Типовой перечень включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, независимо от уровня и в системе управления и ведомственной принадлежности:

руководство, контроль, кадры и т.п. Разделы  обычно имеют подразделы по  более  узким вопросам.

 Одни  и те же виды документов создаются в разных учрежденное и организациях, поэтому ежедневно «могут плодиться и размножаться». Не только одинаковые виды документов могут откладываться в фондах разных учреждений, но копии одного и того же документа могут быть и в фонде автора этого документа, и в фондах, как выше, так и ниже стоящих на иерархической лестнице управления учреждений. Все это ведет как к внутрифондовой, так и к межфондовой дублетности. Для того чтобы избежать поступления в госархив одних и тех же документов, но от разных учреждений, в перечнях предусмотрена группировка учреждений по звеньям управления, что позволяет  отразить различное значение одних и тех же документов в зависимости от масштаба деятельности учреждения-фондообразователя и характера взаимоотношений различных учреждений, ходящих в систему одного ведомства. В ведомственных перечнях все учреждения, организации и предприятия группируются в звенья в соответствии с выполняемыми ими функциями или в соответствии с уровнями управления.

  Звеном  перечня является группа учреждений одного уровня управления.

  Группировка учреждений по звеньям ведомственной  системы позволяет установить и  круг учреждений, являющихся или не являющихся источниками комплектования госархивов.

  Группировка учреждений по звеньям системы помогает выявить, какие документы создаются на каждом из уровней управления, в каждой группе учреждений, какие из них должны храниться постоянно, а какие подвергаться уничтожению во всех видах учреждений, какие документы и сколько лет хранятся в зависимости от их принадлежности к разным уровням системы. Одинаковые виды документов во всех организациях должны храниться одинаковые сроки.

 
5. Комплектование Архивного  фонда Российской  Федерации

  Комплектование — это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

  Профиль архива - установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.

  Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа  по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

установление  профиля архива;

определение источников комплектования;

  определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;     организация комплектования.¹

Определение источников комплектования

  Источники комплектования — это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы.

  Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения.

  Научно  обоснованные критерии определения  источников комплектования государственных архивов сложились к 1960-м гг. К концу 1980-х гг. они были развиты и дифференцированы. Однако в середине 1990-х гг., в связи с изменениями в общественно-политической и экономической жизни страны, архивисты вновь вынуждены были их переоценить.²

  В 1960-е — 1980-е гг. сложились следующие  критерии определения источников комплектования государственных архивов:

для учреждений:

• значение учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе (учреждения союзного, республиканского, областного, районного, городского подчинения и т.д.);
• полнота отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций;
• соответствие документов учреждения профилю государственного архива;
• для документов личного происхождения:
• значение творческой и общественной деятельности фондообразователя в развитии науки, культуры, общественной жизни и других областей;
• история фонда, т. е. степень сохранности личного фонда, наличие собранных фондообразователем ценных документов, особенности фиксации его творческого процесса;

  Взаимосвязь фонда с другими комплексами  документов (наличие в фонде документов, освещающих жизнь и творчество видных деятелей).

   На  основе этих критериев утверждались списки источников комплектования, в основе которых лежало разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп: учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в государственные архивы;

  учреждения, организации и предприятия, документы  которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а также выборочному приему.

  Под выборочным приемом подразумевается, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, «лучший», «худший» и «средний»). Это так называемый групповой выборочный прием.

  Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов.

  Таким образом, повидовой и групповой  выборочные приемы отличаются друг от друга по следующему принципу: все от избранных (групповой), немногое от всех (повидовой);

  учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов.

  Каждый  государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР — Правительство РФ, вместо исполкомов — мэрии и префектуры

  Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того,  усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.

  Изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.

  Во-первых, после распада СССР бывшие союзные  республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное; архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения — «недробимости архивных фондов и комплексов фондов» — было принято нелегкое решение — не перемещать материалы.

  Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе «принципа территориальности комплектования», т.е где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).

 В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях

управления  пересматриваются критерии определения источников комплектования. Например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждения уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений — самостоятельных источников комплектования.

   В условиях реформирования экономики  архивисты столкнулись (с неотложной проблемой приема на государственное  хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов «девятый вал» внепланового приема документов, вследствие чего они «тонут», не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет³; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений — это один путь решения проблемы, другой — создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти «промежуточные» архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.

  В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к «разгосударствлению» всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача:

  выявить негосударственные структуры, фонды  которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;

  установить  «договорные отношения» с представителями  этих структур.

  В результате выявления негосударственных  структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.