Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Реквизитами протокола являются:

• Наименование органа (организации);
• Название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• Дата;
• Регистрационный индекс;
• Место составления;
• Заголовок;
• Текст;
• Подпись.

    Дополнительным  реквизитом для некоторых  видов протоколов является гриф утверждения  (утверждению подлежат решения по вопросам за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа).

    Оформляют протоклы на общих  бланках формата А4. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты:

• Государственный герб РБ (тэмблема организации или знак обслуживания);
• Наименование вышестоящей организации (если она имеется);
• Наимнование организации-автора протокола;
• Ограничительные лини для реквизитов «Дата» и «Индекс доукмента»;
• Место издания или составления документа.

    Датой протокола является дата заседания коллегиального органа

    Регистрационным индексом протокола будет являтся порядковый номер в пределах делопроизводственного года.

    Протоколы регистрируются отдельно по видам, т.е. отдельно регистируются протоколы  заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у  руководителя организации и т.д. Протоколы совместногозаседания имеют  составной индекс (1/25).

    Заголовок к тексту протокола включает указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание), название коллегильного  органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тему) если он один. Заголовок согласуется с названием  вида документа и отвечает на вопрос «чего?».

    Наиболее  важной и сложной частью протокола  является текст. Оформление текста протокола  имеет ряд особенностей. Текст  протокола делится на вводную  и основную части.

    Вводная часть протокола  содержит постоянную информацию. В ней указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также всех присутсвующих на заседании. Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «присутствовали» указывается только инициалы и фамилии его членов. Если в заседании принимали участие приглашенные, то их фамилии и инициалы с указанием должностей и наименований организаций указываются отдельно в строке «приглашенные». Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке.

    Председатель  – П.В.Самсонов

    Секретарь – А.Н.Николаева 

    Присутствовали: О.В.Берков, А.Е.Забродский, Т.В.Столярова, Т.Г.Тарасевич, Я.Я.Янушевич.

    Приглашенные: Консультант отдела делопроизводства Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Э.Н.Данильченко, главный специалист общего отдела Министерства культуры Республики Беларусь А.Е.Рыбалко. 

    Если  членов коллегиального органа (совещания) больше 19, то в строке «Присутствовали» указывается их общее количество, а в скобках – «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается». Аналогичным образом, если приглаешнных больше 10, то список приглашеных составляется отдельно и прилагается к протоколу, о чем в протоколе делается соответствующая отметка («список прилагается»). 

    Председатель  – П.В.Самсонов

    Секретарь – А.Н.Николаева 

    Присутствовали  – 44 человека (регистрационный лист прилагается)

    Приглашенные  – 16 человек (список прилагается)

    На  расширенных заседаниях и собраниях (при отсутствии постоянно действующего коллегиального органа) участники персонально не указываются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали – 88 человек».

    Данные  пункты оформляются  от 0-го положения  табулятора. Заглавная буква прописная, остальные – строчные.

    На  собраниях, конференциях, съездах, где  для принятия решения требуется  определенный кворум, в строке «присутствовали» дополнительно указывается,с колько человек должно было присутствовать.

    В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению (в предложном падеже.). После формулировки каждого вопроса с новой строки указывается форма изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в род.п.). Если на заседании  рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.

    Повестка  дня:

    О проекте производства новой линии  товаров народного потребления. Доклад – начальника конструкторского отдела А.Д.Дорофеева. 

    Если  на заседание выносится два или более вопроса, то они нумеруются арабскими цифрами.

    Повестка  дня:

    1. О проекте производства новой  линии товаров народного потребления.  Доклад – начальника конструкторского  отдела А.Д.Дорофеева;

    2. О новом ассортимент товаров.  Доклад – главного товароведа А.К.Кириллова. 

    Последовательность  расположения вопросов в повестке дня  определяется степенью их важности.

    В последнее время некоторыми документоведами  оспаривается правомерность употребления формулировки «Повестка дня».

    Основная  часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения вопроса осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами от 0-го положения табулятора. После них ставится двоеточие.

    В разделе «СЛУШАЛИ» на следующей  строке с отступа указывают фамилию  и инициалы докладчика или выступающего (в р.п.). Затем через тире с прописной  буквы кратко записывается текст  доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение ведется от 1-го л. без  местоимения Я. Изложение каждой новой мыли целесообразно начинать с красной строки.

    В случае приложения текста доклада к  протоколу, вместо изложения его  содержания после тире с прописной  буквы печатается «Текст доклада  прилагается».

    Номер вопроса указывается только один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

    1. СЛУШАЛИ:

    ВЫСТУПИЛИ:

    ПОСТАНОВИЛИ: 

    2. СЛУШАЛИ:

    ВЫСТУПИЛИ:

    ПОСТАНОВИЛИ: 

    Если  в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится.

    В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения  та же.

    В этот раздел включаются кроме текстов выступлений вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

    Изложени  постановляющей части текста протокола  должно быть лаконичным, не допускающим  двоякого толкования. Текст начинается с глагола в неопределенной форме («Возложить», «Поручить», «Организовать» и т.д.) и строится по схеме действие-исполнитель-срок (рекомендуется указывать с новой строки).

    Если  в ходе обсуждения какого-либо вопроса  повестки дня принимается несколько  решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифорой обозначается номер вопроса повестки дня, второй – порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

    ПОСТАНОВИЛИ:

    1.1

    1.2.

    ПОСТАНОВИЛИ:

    2.2.

    2.1.

    Текст постановляющей части не делится на пункты, если по вопросу повестки дня принимается одно решение, независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня. Если два вопроса в повестке дня, то 

    ПОСТАНОВИЛИ:

    1.

    2. 

    Если  в повестке дня только один вопрос, то

    ПОСТАНОВИЛИ: 

    Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль решений или их отдельных пунктов.

    Протокол  краткой формы  строится по схеме: «СЛУШАЛИ-РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» и не включает текстов выступлений. При возникновении разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

    В протоколе сокращенной  формы указываются только принятые решения по вопросам повестки дня. Сама поветска дня не указывается.

    Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов, протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующая отметка.

    РЕШИЛИ:

    Одобрить  прилагаемый проект Примерной инструкции пот делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органа управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь и направить его на согласование в облисполкомы. 

    Подписывается протокол двумя лицами: преседателем и секретарем коллегиального органа. Указываются не должности, а обязанности, исполняемые данными лицам в коллегиальном органе.

    Датой протокола будет являтся дата заседания, ход которого отражен  в протоколе.

    В ряде случаев в организациях, действующих  на приниципах единоначалия, протоколы подлежат утверждению руководителем организации. В наиболее важных случаях принятые решения оформляются приказами.

 

    13. Раскройте понятие документооборота. Охарактеризуйте методы совершенствования документооборота: сокращение объема документооборота, унификация и стандартизация, повышение качества документов, бездокументное решение вопросов, использование информационных технологий. 

    Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

    Документооборот является составной частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

    Исследование  документооборота учреждения обусловлено тем, что деятельность каждого учрждения регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов.

    Документооборот составляет часть системы ДОУ  и выполняет функции системы  коммуникации в учреждении. Поэтому  цели его функционирования и совершенствования должны быть обусловлены целями функционирования и совершенствования ДОУ.

    В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота – организация такого движения, которе бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

    ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение  которых как процесс включает три составляющих:

    Информационную поддрежку управленческих решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами);

    Документирование  решения;

    Контроль  за его ывполнением.

    В данном процессе можно выделить следующие  аспекты:

    Получение исходной (инициирующей) информации;

    Постановка  цели (задачи);

    Поиск необходимой информации (справочная работа);