Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Карточка  основывается на унифицированной форме, но сдобавлением таких показателей  как, способ записи информации, отметка о прерводе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей программе. Данные регистрации централизовано записываются в машинную память.

    На  базе регистрации и идентификации  каждого документа реализуются  автоматизированный поиск и контроль исполнения. Идентификация документа  производится при помощи следующих  реквизитов:

• Код по ОКУД;
• Код ОКОГУ (ОКЮЛП);
• Порядковый номер внутри организации-автора;
• Дата подписания.

    В условиях новой ИТ машинные носители заменяют бумагу на всех этапах подготовки документа, при обменен информацией между машинами, при передаче одноразоывх оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения ИПС поу правленческим документам с возможностями много аспектныого использования.

    Однако  в официальной сфере бумажный документ сохранится. Даже при безбумажном  делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в одном экземпляре документы, подлежащие передаче на госхранение.

    14. Охарактеризуйте принципы документооборота: ритмичности, прямоточности, параллельности, пропорциональности, непрерывности. 

    Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

    Документооборот является составлной частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

    Для рациональной организации документооборота должны учитываться принципы:

    прямоточности,

    непрерывности,

    ритмичности,

    параллельности,

    пропорциональности.

    Принцип прямоточности состоит в том, чтобы документы премещались по наиболее короткому пути. Для этого нужно создать целесообразную технологию обработки документов последовательность выполнения операций. Для выполнения данного принципа составляются схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на управленческую документацию Здесь отражается весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. Основное достоинство технологической карты документооборота – возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов. При разработке технологической карты учитывается определение операционного времени, что особенно важно для ненормируемых видов работ.

    Необходимо  учитывать также и пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест. В данном случае линейное расположение структурных подразделений соответствует наиболее простой форме движения документов.

    Принцип нерперывности  заключается непрерывной подаче документов на тот уровень, гед по ним принимается решение. Для исполения данного принципа рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

    Этот  принцип предполагает равномерную  загрузку сотрудников в работе с  документами, требует устранения или  уменьшения перерывов в процессах  труда и документооборота.

    Принцип ритмичности – равномерность движения потоков документов. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности, поскольку движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

    Принцип параллельности – выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное его назначение – сокращение времени на прохождение документа.

    Принцип пропорциональности предполагает равномерну загрузку каналов движения документов. При несоблюдении этого принципа приводит к диспропорции документооборота, когда одни каналы перегружены, другие – недогружены.

    Одним из общих требований в организаци документооборота – экономия в движении документов. Это означает, что вместо непосредственного перемещения  документа содержащуюся в нем  информацию передают по телефону или другими средствами связи.

    Важным  является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Он означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо сторого руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого принципа способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций.

    Превышние должностным лицом или другим работником полномочий при тех или  иных действия с документами приводит к созданию излишних документов, порождению излишних инстанций, излишнему согласованию, утверждению. 

    15. Опишите порядок обработки поступающей корреспонденции в СДОУ: проверка правильности доставки корреспонденции и целостности упаковки, сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую, определение необходимости сохранения упаковки, проверка целостности и правильности вложения каждой упаковки, фиксация факта получения, сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые, сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам, доставка документов адресатам. 

    При обработке поступающей корреспонденции  выполняются следующие операции:

• Проверка правильности доставки корреспонденции и целостности упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
• Сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. В случае наличия на конверете или бандероли отметки «лично», адресования корреспонденции общественным организациям, наличия в поступлении документов на машинных носителях корреспонденция не вскрывается. На конверте проставляется отметка о получении, затем она передается на сортировку.

    Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с указанием их должнотсей) вскрывается. Если объем документооборота большой, то используются конвертовскрывающие машины.

• Определение необходимости сохранения упаковки. Это происходит в случаях:
• Если получена доплатная корреспонденция;
• Если на документах нет обратного адреса;
• Если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;
• Если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почовых штемпелях;
• Если только по дате почтового штемпеля можно определить, соблюдены ли сроки отправки документов.
• Проверка целостности и правильности вложения каждой упаковки. После вскрытия уделяется особое внимание корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. На данном этапе проверяется комплексность вложения, т.е. наличие всех экземпляров, кол-во страниц, налачие приложений, проверяется дата документа, ее соответствие текущей дате. Провераяется также правильность адресования вложенных документов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, которые подшивается (скрепляется) с документом. Никакие обнаруженные недостаки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятия решения руководству СДОУ.

    После вышеперечисленных операций производится фиксация факта получения корреспонденции. Она производится путем проставления на документе «Отметки о поступлении».

    Реквизит  «Отметка о поступлении» оформляется  в виде штампа, размеры которого 16мм x 42 мм. «Отметка о поступлении» содержит следующую информацию: Полное (сокращенное) наименование организации-получателя, дата регистрации и индекс документа. Проставляется регистрационный штамп на нижнем поле в правом углу первого листа документа. На невскрываемой корреспонденции штамп проставляется на самом конверте.

    Порядковый  номер на штампе может использоваться одновременно и для количественного  учета доукментов и как составная  часть индекса документа (остальные  части добавляются после исполнения документа).

    Следует отметить, что проставление данного штампа не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы для учета документооборота и фиксации факта получения.

    После фиксации факта получения документы  сортируются на регистриуемые и  нерегистрируемые. Различаются документы, регистрируемые СДОУ и другими подразделениями организации. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации СДОУ. Помимо таких документов, как поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, информация для сведения, в перечень всключаются все документы, отмечаемые в специальных учетных формах отраслевых и функциональных СП. Так, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, печатные издания – в библиотеке, наряды, заявки, разнарядки – технических отделах или службах материально-технического обеспечения. При составлении перечня нерегистрируемых документов используются два метода: выявление документов, не требующих ответа и выявление видов документов, регистрируемых в СП. Т.о. в перечень включаются только те документы, которые нуждаются в учете. По этим документам СДОУ справок не наводит, как правило, это специальная документация.

    Производится  сортировка документов и невскрываемой  корреспонденции по адресатам –  структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальныые устройтсва, гда каждая ячейка имеет наименование конкретного СП. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо СП, концентриуются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания струкутрного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в СДОУ, как и документы, адресованные руководителю или его заместителям.

    На  завершающем этапе организуется доставка документов адресатам. Это осущетсвляется либо курьером, либо представители СП в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившеие документы в экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количесте передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.

    16. Опишите порядок обработки исходящей корреспонденции в СДОУ: проверка правильности оформления и комплектности отправления, проверка правильности адресования, проверка комплектности отправления, сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам, адресование конвертов, фальцевание, конвертирование, заклеивание конвертов, взвешивание корреспонденции, проставление стоимости отправления, даты отправки и обратный адрес организации, составление описи на заказную корреспонденцию, доставка корресподенции в почтовое отделение. 
 

    Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• Проверка правильности оформления и комплектность отправления. Документ, отправляемый из организации, должен быть зарегистрирован и иметь регистрационный номер и дату. Документ обязтательно должен иметь реквизиты «Подпись», «Заголовок», если он офрмлен на формате А4.
• Проверка правильности адресования. При адресовании документа разовому корреспонденту на документе должен быть его полный адрес. В случае адресования постоянному кооресподенту на документе указывается только название организации, т.к. дарес корреспондента иимеется в экспедиции.
• Проверка комплектности отправления. В ходе данной операции проверяется наличие всех листов документа и необходимого количества экземляров и листов приложения. Данная операция проводится в том случае, если документ будет отправляться не почтой, а с применением технических средств (факсом или e-mail). Неправильно оформленные или некомплектные документы возвращаются исполнителям.
• Сортировка документов по видам почтового отправления и по адресатам. В случае отправления постоянным корреспондентам документы соритруются по ячейкам сортировального устройтсва. Это производится с целью выявления всех документов в один адрес.
• Адресование конвертов, т.е. надписание на конвертах адресов. Данная операция осуществляется до вкладывания документов в конверт. Для постоянных корреспондентов целесообразно иметь заранее подготовленные конверты с нанесенными на них адресами. Это можно сделать с помощью средств оргтехники или типографским способом. При отправлении документов разовым корреспондентам целесообразно использовать конверты с прозрачным окном. Их можно использовать и для постоянных корресподнентов, но на самомо документе в данном случае должен всегда указываться полный адрес постоянного корресподента.
• Фальцевание (складывание) документов. Особо важные документы, документы, направляемые в высшие органы власти и управления не фальцую и отправляют их в конвертах соответствующего формата.
• Конвертирование (вкладка отправления в конверт).
• Заклеивание конвертов. Производится либо ручным способом, либо при помощи средств оргтехники. Также используются и самоклеящиеся конверты.
• Взвешивание корреспонденции. Осуществляеся при помощи почтовых весов для определения стоимости отправления.
• Проставление стоимости отправления, даты отправки и обратный адрес организации. Это производится с помощью маркированльной машины, которая проставляет на конверте оттиски марки и почтовые реквизиты органихации-отправителя.
• Составление описи на заказную корреспонденцию.
• Доставка корресподенции в почтовое отделение. Все документы, доставляемые в экспедицию для отправки, должны быть отправлены в тот же день или не позднее следующего дня.