Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату);

    Контроль  за исполнением решения.

    Т.о. под документооборотом понимается движение комплексов документов. В  состав комплексов документов входят: документы, иницирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие  их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

    Совокупность  документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота можно – документопоток.

    Исходя  из классификации документов по месту  составления, различают документооборот  входящих, исходящих и внутренних документов.

    Документооборот делится на следующие документопотоки:

    1. Входной документопоток (входящая корреспонденция), который несет первичную информацию и включает в себя:

• Документы вышестоящеих органов управления (постановления, решения, указания, инструктивные письма);
• Документы подведомтсвенных предприятияй (письма, запросы, заключения);
• Документы неподчиненных предприятий (письма, прделожения, заявления, жалобы граждан, запросы депутатов);

    2. Выходной документопоток (исходящая корреспонденция) несет информацию,выработанную при функционировании предприятия:

• Исходящие письма;
• Отчеты, справки;

    3. Внутренний документопоток (внутренняя корреспонденция). Обеспечивает решение задач внутри предприятия (приказы, протоколы, акты).

    Документопоток  характеризуется следующими основными  параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

    Методы  совершенстовования документооборота

    Выделяют  две группы методов совершенствования  документооборота:

    Совершенстование  технологии документооборота;

    Сокращение  объема документооборота.

    К первой группе относят процедуры, связанные  с совершенствованием прохождения  документов в учреждении: создание моделей документооборота учреждения, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документогорамм, схем движения документов.

    К числу способов, позволяющих эффективно совершенстововать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

    Сокращение  объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Влияние на документооборот оказывают ИПС учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документообоорота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения комплексов документов (по каждому типу решений).

    В соответствии с этим должна формироваться  методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной струкутры учреждения с целью выявления уровней принятия решений: органов и звеньев управления, принимающих решения; функиональной деятельности учреждения с целью определния круга решаемых вопросов и их типологии; ДО деятельности учреждения с целью выявления комплексов документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов комплексов документов; подсчета временных затрат на документоооброт по типовым вопросам деятельности учреждения.

    Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы ДОУ.

    Для этого в деятельности организации  создаются различные системы  документации, строго устанавливающих  состав применяемых документальных форм и регламент пользования  ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.

    Состав  УФД закрепляется в табеле документов, утверждаемом руководитлем организации  и имеющем нормативный характер (Приложение). В нем указываются:

    Название  ФД, КОД по ОКУД или отраслевому  классификатору;

    Периодичность составления,

    адресование,

    виза;

    место регистрации,

    способ  заполнения;

    срок  исполнения;

    годовая потребность;

    срок  хранения.

    Набор граф может варьироваться. Так, иногда включается графа «дата представления».

    Табель  ежегодно пересматривается, в него вносятся коррективы. Т.о. унификация позволяет  упорядочить образование документов и тем самым сократить объем  документооборота.

    Другое  направление сокращения объема документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Это выражается в:

• Уменьшении различных преамбул, не несущих полезной информации (это особенно относится к распор. документам.);
• Исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение к адресатам.

    Качество  документа достигается также  за счет соблюдения требований к изложению  содержания: применение унифицированных  текстов, четкой структуры, ясности  формулировок, реальности сроков исполнения.

    Применение  таблиц и анкет позволяет исключить  излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить сведения, сократить  их объем.

    Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа.

    Для этого следует использовать бланки. Для переписки можно использовать бланки формата А5.

    Применение  стандартных правил машинописи, деление  текста на структурные части также  позволяет сократить физический объм документа.

    Объемные  документы справочного характера  и долговременного пользования следует изготавливать с заменяемыми страницами. Это позволит внести изменения в документ без необходимости перечпечатывать весь документ.

    Построение  эффективных ИПС. Данный метод исключает дублетность дел, а также исключает необходимость дублирования доукментов. В данном методе определяется степень централизации ИПС, состав регистриуемых документов, структура их описания, места хранения. ИПС строится на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении ИПС, их информационной совместимости и возможности доступа к БД каждого спеыиалиста.

    Большую роль в сокращении документооборота играет контроль исполнения. На СДОУ учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками.

    Использование множительной техники ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений, что также сокращает объем документооборота.

    Для сокращения объема документоборота  составляется план:

• В положения СП и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;
• Ввести предваритлеьное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;
• В НД сократить кол-во дел за счет ликвидации дублирования;
• Унифицировать РД, заменить директвные, инструктиные письма единой формой правового акт «Указание»;
• Разработать тарфаретные тексты наиболее часто повторяющихся доукментов;
• Повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии сдействующими стандартами;
• Расширить практику бездокументотного решения служебных вопросов;
• Усилить контроль за тиражирование документов;
• Разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

    Использование ИТ также позволяет сократить объем документооборота. Здесь управленческий доукмент заменятеся машинной формой, удобной пользователю.

    Переход к ИТ начинается прежде всего с  упорядочения ДО управленческих процессов, технологии управленческой деятельности.

    В унифицированных формах сохраняется название вида документа, который отражает правовой уровень документа, характер его содержания.

    Устанавливается набор обязательных реквизитов, правила  их написания. Такими реквизитами могут  быть: название вида документа, краткое  содержание, дата и индекс, подпись, отметка о поступлении. Определяются также текстовы струкутры и языковые формулы для групп документов.

    Целесообразно представлять текст в виде таблицы, анкеты, разработка праввил проектирования форм документов.

    В условиях ИТ документальная деятельность в аппарате управления группируется в два блока:

    Блок  автоматизированной подготовки документов;

    Блок  машинной регистрации поступления  в систему, где рассредоточены учет, поиск, контроль исполнения и др. операции.

    На  начальном этапе создания машинного  документа специалист создает первоначальную редакцию документа, одновременно выводя ее на экран дисплея и занося в  память. Создается машинный черновик. Внесенные в него изменения воспроизводятся  сразу на экране, причем первый вариант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти машины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подписания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все визы согласования и мнения специалиста. Изучив всю информацию руководитель принимает окончательное решение.

    После окончального согласования документа все его промежуточные варианты могут быть из памяти машины стерты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам документ. При необходимости создания бумажной формы на ней факсимильно воспроизводятся все виды согласований или отдельно – предложенные изменения и замечания. Т.о., в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования.

    Безбумажное документирование предусматривает  еще создание автоматизированных бланков  текстовых заготовок. В них заключаются  унифицированные формы доукментов, повторяющиеся тексты и отдельные  фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты.Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран дисплея и задает машине программу.

    Второй  блок – блок машинной регистрации поступления в систему.

    Задача  – определить рациональную технологию регистрации всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесообразно применение РКК как формы, вязующей бумажный и машинный носители и являющейся унифицированным местом сбора сведений об информационном массиве (своего рода страховой фонд машинной системы). Карточка в определенных условиях может заменить обращение к документу, она же может служить информационным источником в госархиве после передачи в него документов.