Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Оформление  исходящих документов по всем вида отправлений и их сдача в почтовое отделение связи должно осществляться в соответствии с действующими почтовыми правилами.

    Отправка  ЭД на машинных носителях производится в упаковке, соовтетствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации. Вся сопроводителльная документация к ЭД проходит все операцци обработки отправляемых документов как и документы на бумажных носителях.

    В связи с прогрессом средств связи, использованием телефонных каналов связи (факса, электронной почты) кол-во докуменотов, отправляемых почтой, сокращается. Все большее развите получают компьютерные сети и программы электронной почта. Использование электронной почты сокращает время доставки, исключает утерю информации, позволяет организовать оперативный обмен информацией как внутри организцаии, так и между организациями, вне зависимости от места их расположения.

    Но  существует проблема наличия программы  «электронной цифровой подписи». При помощи данной программы вопрос достоверности подписи на документе.

    Системы эдектронной почты бывают двух типов:

    Глобальные;

    Ведомственные.

    При подключении к глобальной службе электронной почты пользователь подключается к уже существующей сети передачи данных. Данная сеть охватывает большие территории, оснащены мощным оборудованием. Кроме того, данная сеть позволяет пользователю обмениваться информацией нетолько внутри своей сети, но и с абонентами других глобальных сетей.

    Ведомственные системы эелектронной почты создаются для обеспечения внутреннего документооборота. Это эффективно при наличии большого количества филиалов.

    Ведомственная электронная почта состит из нескольких ПК, объединенных в локальную сеть. Наиболее мощный компьютер выполняет управленческую функцию и называется сервером. Другие ПК называют рабочие станции. При этом внутри сети каждый пользователь имеет доступ к информационым ресурсам и периферийным устройствам.

    Для ускорения процесса обработкй отправляемой корреспонденции используются различные технические средства:

    сортировальные  устройтсва;

    фальцевальная машина;

    конвертозаклеиватель;

    факс;

    ПК.

 

   17. Раскройте понятие  «регистрация». Охарактеризуйте  журнальную, карточную  формы регистрации. 

    Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

    Из  определения следует, что основная цель регистрации – придать документу юридическую силу, поскольку пока документ окончательно не оформлен (дата и номер проставляются после его подписи), он не может быть использован в управленческой делятельности. Целью регистрации явлется также организация учета и контроля исполнения документов, информационно-поисковой работы по документам.

    В зависимости от масштаба и характера  деятельности организации порядок  регистрации документов в различных  учреждениях может имеет свои особенности. Тем не менее при регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

    Каждый  документ регистрируется только один раз (принцип  однократности);

    Входящие  документы регистрируются в день поступления, исходящие – в день подписания.

    Выбор места регистрации зависит от принятой в организации системы делопроизводства и соответственно системы регистрации. В небольших организациях это, как правило, централизованная система регистрации (в СДОУ, у секретаря), в средних и крупных – смешанная система, при которой важнейшие системы регистриуются в СДОУ, остальные в структурных подразделениях – местах создания или исполнения. Так, приказы по Л/С регистрируются в кадровой службе, бухгалтерская – в бухгалтерии. Выбранная система регистрации закрепляется в инструкции по делопроизводству.

    В журналах;

    На  РКК с помощью пишущих машин;

    На  экранных форматах РКК с помощью  средств вычислительной техники.

    РКК формата А6 или А5. Не рекомендуется  обрамлять карточки рамкой,так как  это сокращает полезную площадь. Названия карточки набирают самым мелким шрифтом в нижней строчке графы с тем, чтобы после заполнения карточки выделялись данные с документов. Карточку можно заполнять на пишущей машине или отруки в необходимом количстве экземпляров, а также в автоматизированном режиме с последующей распечаткой.

    Календарная шкала карточки вверху должна использоваться для контроля за сроком исполнения документа: на ней отмечается дата, к которой он должен быть исполнен. Если карточка формата А6, на ней отмечены нечетные цифры, если срок и сполнения приходится на четное число,то в карточке отмечается число на день раньше.

    В графе «корреспондент» пишется название организации, откуда поступил документ.

    В графе «дата и индекс поступления» отмечаются дата поступления документа и индекс, который ему присаивается в организации, куда он постуипл. Индекс переносится из регистрационного штампа и после исполнения документа дополняется номером дела по НД или другими индексами.

    В графе «дата и индекс документа» проставляются дата документа и индекс, присвоенный ему организацией-автором документа.

    В графе «краткое содержание» указываются вид документа, его заголовок или краткое содержание. Эта графа позволяет избегать многократного обращения к самому документу. Если заголовок не раскрывает содержание, в эту графу записывается ключевой абзац.

    При записи в карточку указываются также  автор и дата.

    Запись  об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответсного документа. Если не требуется составления письменного  ответа, производится конкретная запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в иницитивном документе.

    В графе «контрольные отмеки» фискируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В этой граые может также проставляться отметка о передаче документа исполнителю под расписку.

    Графы «фонд №», «опись №», «дело №» заполнятются в архиве на документы постоянного срока хранения.

    Допускается введение в карточку дополнительных граф «Расписка в получении», «исполнительи номер его телефона». Графы «дата и индекс поступления», «дата и индекс документа» можно разделить на составные.

    РКК применяется для регистрации  только служебных документов. Для  регистрации обращений граждан  форма РКК несколько отличается.

    Форма карточки РКК для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов, только в графе «Корреспондент» указывается название организации, куда будет направлен документ.

    Регистрация исходящих документов может иметь  особенности в зависимости от того, является ли документ ответным или инициативным. Исходящие письма-ответы рекомендуется регистрировать в тех же карточках, что и письма-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по НД, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления документа, на который подготовлен ответ (берется из регитсрационного штампа). В РКК информация о письме-ответе записывается в графу «Отметка об исполнении документа».

    После исполнения входящего документа-запроса  на нем проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело».

    Если  же исходящий документ является инициативным, то он в любом случае будет зарегистрирован  на отдельной РКК. Кроме того, в зависимости от принятой системы делопроизводства, на отдельных карточках допускается регистрировать и исходящие документы-ответы. Однако, в этом случае на них потребуется заполнять дополнительные экземпляры РКК. В этом случае регистрационный индекс исходящего документа будет состоять из индекса дела по НД и порядкового регистрационного номера исходящего документа.

    В РКК на исходящие инициативные документы (документы-запросы) «отметка об исполнении документа» заполняется после получения  ответного письма либо иной необходимой информации об исполнении документа. Если ответ не ожидается, то в соответствующей графе пишутся слова «в дело» с добавлением индекса дела по НД, в которое будет подшита копия исходящего документа.

    На  каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняется, как правило, один экз. РКК, который помещается в спарвочную картотеку. В случае, когда документ берется на особый контроль, заполняется дополнительный экз. РКК, который помещается в контрольную картотеку по ожидаемой дате получения ответа (дату указывается составитель на копии, если срок не указан в тексте документа).

    Сведения  о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соовтетствующие документы-запросы.

    Преимущества  регистрация на РКК:

    позволяет выполнить все цели регистрации при ее рациональной организации;

    позволяет соблюдать принцип однократности  регистрации;

    построение  эффективной ИПС по документам организации;

    обеспечение контроля исполнения документов.

    РКК, как правило, изготавливается из плотной белой бумаги, иногда на них наносятся визуальные отличия групп регистриуемых документов в виде цветовых полос по краю РКК или по диагонали. Полностью цветовые РКК используются редко. РКК заполнятются машинописным способом в нужном количестве экз. (под копирку), чтобы обеспечить однократность регистрации, формирование регистрационных, справочных и контрольно-сроковых карточек. Нужное кол-во экз. РКК можно обеспечить и с помощью копировально-множительной техники. Для ведения регистрации документов с помощью таких РКК и регистрационных картотек необходимо иметь нужное кол-во карточек, картотечное оборудование (простые картотеки, механизированные), разработать единую систему их построения, применяемую в СДОУ и других СП.

    Наиболее  рационально применение компьютерных технологий. В этом случае на экране выводится форма РКК и ввод данных о регистрации в автоматизированную ИПС осуществляется непосредствено с документа на машинный носитель. Одновременно может изготавливаться 1 экз. РКК («твердая копия»), который устанавливается в регистрационную (страховую) картотеку, построенную по хронологическому признаку.

    Журнальная  форма регистрации документов допускается  только в организациях с незначительным объмом документооборота (до 600 доукментов в год). Решение о форме регистрации в организации оформляется приказом руководителя.

    Входящие, исходящие и внутренние документы  регистрируются в журналах, формы которых закреплены в нормативных документах (Инструкция по делопроизводству).

    Журнальная форма регистрации не может обеспечить проведение эффективного контроля исполнения документов и создание быстродействующей справочной системы по документам, не всегда обеспечивает и проведение однократной регистрации. Данная форма регистрации практически обеспечивает только учет документов и ее рационально применять в тех случаях, когда регистрируются небольшие объемы документов, такие, как документы об образовании, пропуска, ррудовые книжки.

    При регистрации каждому документу  присваивается условное обозначение  – индекс. Как правило, индекс исходящих, большинства внутренних и в некоторых случаях входящих документов сложный и состоит из ряда элементов: