Лекции по "Документационное обеспечение управления и документоведение"

    Индекса структурного подразделения,

    Номера  дела по НД,

    Порядкового номера документа.

    Индекс  структурного подразделения указывает, к деятельности какой структурной части относится документ, куда он поступит на исполнение, где будет храниться до передачи в архив организации. Номер дела по НД отражает местонахождение документа в соответствии с принятой классификационной схемой документов учреждения, т.е. сводной НД. 

     03-18/248

      
 

    Индекс  на исходящем документе проставляется  в два этапа.

    Первоначально исполнитель, подготовивший проект документа, до представления на подпись  руководителю проставляет на нем  индекс дела по НД, в котором будет храниться копия исходящего документа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в СДОУ для регистрации. В процессе регистрации к оформленному на документе индексу дела по НД добавляется порядковый номер исходяещого документа.

    Порядковые  регистрационные номера проставляются  на документах валовым порядком в  пределах делопроизводственного года, независимо оттого, каким СП подготовлен  документ и в какое дело он будет подшит. Такой регистрационный индекс характерен для распорядительных документов (приказы, постановления, решения, указания, распоряжения), а также актов, протоколов. 
 
 
 
 
 
 

   18. Раскройте понятие  «контроль исполнения  документов». Охарактеризуйте  контроль по существу  решения вопроса,  сроковый контроль. Опишите типовые и индивидуальные сроки исполнения. 

       Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах

       Контролю  подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

       Контроль  осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

       На  контролируемых документах проставляется  отметка о контроле.

       Сроки исполнения документов.

       Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших  – с даты поступления, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

       Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.

       Типовые сроки исполнения документов устанавливаются  нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

       Индивидуальные  сроки указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

       Документ, для которого типовой или индивидуальный срок исполнения не установлен, должен быть исполнен в течение 15 дней, если иное не установлено актами законодательства Республики Беларусь.

       Если  крайняя дата исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, он должен быть исполнен не позднее предыдущего рабочего дня. В случае, когда срок исполнения документа определяется с использованием предлога «до» или «к», указанная за ним дата является крайней датой исполнения документа.

       Допускается изменение сроков исполнения документов (поручений). Изменение срока исполнения производится лицом, установившим его. Аргументированная просьба исполнителя о переносе срока направляется письменно (в форме докладной записки) или устно лицу, установившему срок, не менее чем за 5 дней до истечения срока исполнения или сразу же после получения задания. Изменение документируется – проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы.

       Исполнение  документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным исполнителем и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др.

       Организация контроля исполнения.

       Система контроля исполнения включает:

       учет  контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение  до исполнителей;

       контроль за сроками исполнения;

       проверку  и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

       учет  и отчетность о результатах исполнения;

       оценку  состояния исполнительской дисциплины.

         Учет контролируемых документов (поручений) и контроль исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в РКК.

       Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально.

       Свидетельством  исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. В случае отсутствия документа, свидетельствующего об исполнении, краткие сведения об исполнении фиксируются исполнителем в РКК.

       На  исполненном документе оформляется  отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

       Информация  о результатах исполнения документов (поручений) обобщается по состоянию на первое число каждого месяца и доводится до сведения руководства.

       Контрольные действия могут осуществляться в  контрольных службах и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных систем документационного обеспечения управления (далее – АСДОУ).

 

   19. Раскройте понятие  «номенклатура дел», ее назначение. Охарактеризуйте  типовую, примерную  и индивидуальную  номенклатуры дел. Опишите принципы построения номенклатуры дел. 

    Номенклатура  дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    В делопроизводстве номенклатура дел  используется для группировки исполненных  документов в дела, систематизации, индексации и учета дел, определения  сроков их хранения. Номенклатура дел  является основой для составления  описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

    В архиве организации номенклатура дел  используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

    Устанавливаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

    Типовая и примерная номенклатуры дел  – это систематизированные перечни  унифицированных заголовков дел, заводимых  в делопроизводстве организаций  с однородным характером деятельности и составом документов.

    Типовая номенклатура устанавливает типовой  состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками  для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер.

    Примерная номенклатура дел устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности и носит рекомендательный характер.

    Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами ДОУ органов  управления (вышестоящих организаций), подведомственная сеть которых включает ряд однородных организаций.

    Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые  республиканскими органами государственного управления, иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом управления по архивам и делопроизводству.

    Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые  организациями, являющимися источниками  комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

    Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые  иными организациями, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

    Индивидуальная  номенклатура дел – это систематизированный  перечень заголовков дел, предусмотренных  для заведения (продолжения) в делопроизводстве данной организации в делопроизводственном (календарном) году.

    Индивидуальная номенклатура дел составляется в каждой организации. Индивидуальные номенклатуры дел составляются на дела всей организации (сводная номенклатура дел) и каждого структурного подразделения.

    Принципы  построения номенлатуры  дел:

    Структурный.

    При структурном принципе построения номенклатуры дел ее разделами будут являться назвния структурных подразделений. Структурные подразделения располагаются в том порядке, в котором они расположены в структуре и штатной численности. Первым всегда будет идти СДОУ.

    Пример:

1. канцелярия;
2. отдел кадров;
3. бухгалтерия;
4. плановый отдел;
5. профком

    Структурный принцип построения НД применяется  в организациях с четкой структурой. 

    Функциональный.

    При функциональном принципе построения НД ее разделами будут являться названия направлений деятельности организации.

    Пример:

1. руководство;
2. работа с кадрами;
3. финсирование;
4. планирование;
5. профсоюзная работа.

Функциональный  принцип построения НД применяется  в организациях где нет четкой структуры.

    Смешаный.

    При функциональном принципе построения НД ее разделами будут являться названия структруных подразделений и направлений деятельности организации.

    Пример:

1. канцелярия;
2. работа с кадрами;

    03 – бухгалтерия;

    04 – планирование;

05 –  профком.

 

    20. Охарактеризуйте порядок составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации. 

    Номенклатура  дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации или группе однородных организаций, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

    На  основании НД структруных подразделений, а также профкома составляется сводная НД всего учреждения. В сводной НД дела располагаются так же, как и в НД структурных подразделений. Сводная НД организации составляется службой ДОУ на предстоящий календарный год в последнем квартале предшествующего года на основе НД всех структруных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ, визируется заведующим архивом, согласовывается ЭК (ЦЭК) организации и ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) или ЭМК (экспертно-методической комиссией) государственного архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем до 1 января следующего года утверждается руководителем организации. НД организаций негосударственных форм собственности, не имеющих договорных отношений с учреждениями государственной архивной службы, не согласовываются ЭМК (ЭПК) государственного архивного учреждения.