Нормативная база делопроизводства

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим  образом (при параллельном способе  согласования очередность подразделений  и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней»  инстанцией согласования, оценивающей  качество составления и оформления подготовленного проекта документа  в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к  проекту документа, направляемого  на согласование, почти всегда требуется  прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

—  обоснование  необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений  в действующие документы;

—  обоснование  финансовых параметров или изменений  финансовых условий договоров по сравнению с действующими;

—  договоры и соглашения, являющиеся основными  или первичными по отношению к  направляемым на согласование документам;

—  пояснения  к «схемам» договоров и сделок;

—  материалы  проведенных тендеров / конкурсов;

—  выписки  из протоколов заседаний коллегиальных  органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;

—  приложения, на которые даются ссылки в проекте  документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных  документов и доверенностей должностных  лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко  устанавливать состав всего комплекта  документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного  документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление  результатов согласования.

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в  подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в  листе согласования. Направление  на согласование осуществляется централизованно  через службу делопроизводства (в  соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения  и до направления проекта на процедуру  согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в  согласовании, или уполномоченные ими  сотрудники рассматривают проект документа  самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются  визой на проекте документа или  визой, проставленной в листе  согласования.

При наличии  замечаний (дополнений) к проекту  должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии  замечаний, которые могут быть сделаны  в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих  подразделений может быть проставлена  виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить  новую редакцию проекта документа  и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также  в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений  в проект документа по результатам  согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке  конструктивного взаимодействия подразделений  и сотрудников. В спорных случаях  оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих  руководителей подразделений или  коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей  перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего  согласования возможно проставление виз  по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

—  оформляет  окончательную редакцию проекта  документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования

—  проставляет  отметку об учете замечаний, которая  является документальным подтверждением процедуры доработки проекта  документа. Отметка об учете замечаний  к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;

—  после  завершения согласования проект документа  направляется руководителю или уполномоченному  им должностному лицу для утверждения  или подписания централизованно  через службу делопроизводства. Направление  на подписание возможно осуществить  в бумажном или электронном виде.

Контроль  согласования

Контроль  за соблюдением установленной процедуры  согласования документов является одной  из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

—  сопровождение  процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе  электронного документооборота);

—  информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении  сроков согласования документов (в  системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);

—  анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей  о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической  функции службы делопроизводства). 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

      Форма организации делопроизводства

Существует  три формы организации делопроизводства:

-    централизованная;

-     децентрализованная;

-    смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке  документов сосредоточены в одном  структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами  осуществляется в других структурных  подразделениях. К преимуществам  централизованной формы организации  делопроизводства относится возможность  формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и  создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность  поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том  случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная  форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной  службы делопроизводства в каждом структурном  подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной  структуры или в условиях территориальной  разобщенности структурных подразделений  организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных  подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации  делопроизводства одна и та же технологическая  операция, например регистрация поступающих  и отправляемых документов, может  осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

Выбор наименования службы ДОУ

В настоящее  время отсутствуют какие-либо нормативные  документы или документы методического  характера, которыми следовало бы руководствоваться  при выборе наименования службы ДОУ  и определении ее структуры, поэтому  организации вправе самостоятельно принимать решения по этим вопросам. Тем не менее, при этом  следует  учитывать несколько факторов:

-  характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

-  объем документооборота организации;

- наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Управление  делами – это, как правило, подразделение, имеющее внутреннюю структуру. В составе управления делами выделяются группы, сектора, отделы и другие структурные части, обеспечивающие учет и регистрацию документов, контроль за исполнением документов, работу с документами коллегиальных органов, изготовление документов, копирование и тиражирование документов, а также такие подразделения, как секретариат, архив, отдел совершенствования делопроизводства и др. Управления делами создаются в крупных организациях, имеющих подведомственную структуру: органах федеральной исполнительной власти (министерства, службы, агентства), крупных акционерных компаниях и др. Управление делами наряду с сугубо делопроизводственными функциями осуществляет организационно-методическое обеспечение делопроизводства подведомственных организаций.

Остальные приведенные названия – канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и др. в содержательном плане можно  рассматривать как синонимы. Канцелярия – это, пожалуй, наиболее понятное и  привычное название службы ДОУ. Оно  удобно тем, что состоит из одного слова, а значит, проще в употреблении, однако в сознании многих это название ассоциируется с «канцелярской  рутиной», «канцелярской волокитой», то есть с негативными сторонами  делопроизводства. Название «общий отдел» многим не совсем понятно, поскольку  слово «общий» может предполагать все что угодно, а речь все-таки идет именно о работе с документами. В этом плане названия «отдел делопроизводства», «отдел по работе с документами» и  т.п. более удачны. Исходя из этих соображений  при выборе названия службы делопроизводства предпочтение следует отдать если не названию «канцелярия» (в силу его  понятности и удобства употребления), то таким названиям, как «отдел делопроизводства», «отдел документационного обеспечения» и т.п.

Организационная структура службы ДОУ

На крупных  предприятиях в составе службы ДОУ  выделяются функциональные группы и  за каждым сотрудником закрепляются определенные обязанности. В состав службы ДОУ могут входить секретариат, экспедиция, группа (бюро, отдел) контроля, группа писем (бюро жалоб, отдел обращений  населения), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

На средних  предприятиях функции службы ДОУ  выполняют отдельные специалисты  по участкам работы.

На небольших  предприятиях служба ДОУ состоит  из 2-3 человек.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а  входит в состав административно-хозяйственной  службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация  работы с документами – это  вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным  обеспечением или бухгалтерским  учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными  потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной  численностью (это может быть 2–3 чел.), с подчинением непосредственно  руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему  вопросы информации и документации. Это принципиально важно еще  и потому, что служба ДОУ непосредственно  работает с руководством, решает вопросы  рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.