Нормативная база делопроизводства

При работе с личным делом, запрещается производить  какие-либо исправления в ранее  сделанных записях, вносить в  него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы.

Личные  дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Для высылки  личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя данного ОУ.

Личные  дела имеют длительный срок хранения.

ТРУДОВАЯ  КНИЖКА является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.

Трудовые  книжки ведутся на всех сотрудников  образовательного учреждения, проработавших  свыше 5 дней.

Поступающие на работу обязаны предъявить директору  трудовую книжку (для совместителя копию трудовой книжки), оформленную  в установленном порядке.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

Руководством  для директора ОУ является Инструкция «О порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  организациях» №162 от 20 июня 1974 года.

В образовательном  учреждении ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполняемых трудовых книжек:

* книга  учета движения трудовых книжек  и вкладышей к ним.

Учебно-педагогическая документация школы  состоит из:

· алфавитной книги записи учащихся,

· книга  движения;

· личное дело учащихся;

· классные журналы;

· журналы  факультативных занятий;

· журналы  групп продленного дня;

· книга  учета бланков и выдачи аттестатов об основном общем образовании;

· книга  учета бланков и выдачи аттестатов о среднем (полном) образовании;

· книга  учета выдачи золотых и серебряных медалей;

· книги  протоколов педагогического совета школы;

· книги  приказов;

· книги  учета личного состава педагогических работников;

· журнал пропущенных и замещенных уроков.

При смене  директора школы обязательно  передаются по акту. Акт подписывается  бывшим и вновь назначенным директорами, а также руководителем РУО.

В делах  школы должна находиться выписка  из решения администрации района о закреплении за школой микрорайона  с точным образованием его границ.

В делах  школы хранятся также инспекторские  акты, докладные записки или справки, книга замечаний и предложений  инспектирующих лиц. Ниже приводятся основные требования к ведению наиболее важных документов общеобразовательной школы.

АЛФАВИТНАЯ  КНИГА ЗАПИСИ ОБУЧАЩИХСЯ

Алфавитная  книга записи обучающихся ведется  в каждой школе. В книгу записываются все

учащиеся  школы. Ежегодно в нее заносятся  сведения об учащихся нового приема. Фамилии  учащихся в список заносятся в  алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные  страницы, и по каждой букве ведется  своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащихся в книге  является одновременно номером его  личного дела.

Выбытие учащихся и окончание им школы  оформляется приказом директора  с указанием причины выбытия; одновременно в алфавитной книге  делается запись: номер и дата приказа, указывается причина выбытия.

Если  ранее выбывший из школы учащийся, уход, которого оформлен приказом, снова  возвратится в нее, то данные о  нем записываются как на вновь  поступившего, при этом дата возвращения  ученика с пометкой «возвращение»  записывается в графе «Дата поступления  в школу».

При использовании  всех страниц алфавитной книги записи обучающихся на ту или иную букву, продолжение записей производятся в новой книге в порядке  последующих номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы. Книга постранично  пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора  и печатью школы. 
 

ЛИЧНОЕ  ДЕЛО УЧАЩИХСЯ

Личное  дело учащихся ведется в каждой школе  и на каждого ученика с момента  поступления и до ее окончания. В  личное дело учащихся заносятся общие  сведения об учащихся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальные грамоты, похвальная грамота, золотая, серебряная медаль). В период обучающихся в 10-11-х классах  аттестат об основном общем образовании  находятся в личном деле обучающегося и выдается на руки после окончания  им средней школы. В личную карту  учащегося при выбытии его  из школы вкладывается форма №286 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных  медицинских осмотров. Личное дело учащихся 1-4 классов ведутся учителями, 5-11 классов классными руководителями. Личное дело учащихся имеет номер, соответствующий  номер в алфавитной книге; по окончанию  школы личное дело учащихся хранится в школе.

ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ  ДОКУМЕНТОВ

Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения, использования в  справочных целях, как поступающие  из других организаций и от частных  лиц, так и образующиеся в деятельности общеобразовательного учреждения.

Не подлежат регистрации поздравительные письма, пригласительные билеты, информация для сведения, бухгалтерские документы  первичного учета. Для них составляется перечень нерегистрируемых документов.

Регистрация документов производится в день их поступления.

Контроль  сроков исполнения документов

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения.

Вся поступающая  в общеобразовательное учреждение документация исполняется в соответствии с теми сроками, которые указаны  в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен в срок - 1 месяц; жалобы, заявления - в течение месяца; телеграммы - не более чем в двухнедельный  срок.

Документ  считается исполненным, если разрешены  по существу все поставленные в нем  вопросы, в журналах регистрации  делается отметка об исполнении, т.е. записана дата отправки и исходящий  номер ответного документа, наименование адресата, должность и фамилия  исполнителя, подписавшего ответ.

Если  все, поставленные в документе вопросы, решены в оперативном порядке, без  написания ответа, исполнитель на документе делает краткую запись о решении вопроса, ставит дату и  подпись, после чего документ помещается в дело. Если по разрешаемому вопросу  ожидается ответ, то с согласия заведующего  канцелярией (секретаря) поступивший  ответ вместе с копией ответа может  находиться у исполнителя на контроле.

Документ  снимается с контроля после его  исполнения.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Составление номенклатуры дел.

В целях  правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый  поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация  документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел - списке наименований дел, заводимых  в делопроизводстве общеобразовательного учреждения с указанием сроков их хранения

Формирование  дел.

Формирование  дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел.

Формирование  дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения.

Приказы по основной деятельности формируются  отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДЕЛ

Ответственность за сохранность документов общеобразовательного учреждения несет руководитель.

Дела  должны храниться в закрывающихся  шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия  солнечного света.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного  срока хранения не разрешается.