Нормативная база делопроизводства

ПРИКАЗ - правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов деятельности общеобразовательного учреждения.

Приказ  вступает в силу с момента его  подписания руководителем ОУ.

Оформляется приказ на бланке общеобразовательного учреждения и должен иметь следующие  реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, место издания, заголовок, текст, подпись, визы, согласование.

При подготовке текста приказа следует соблюдать  следующие принципы: 

· Достоверность  и объективность описываемой  ситуации;

· Полнота  информации, необходимой для обоснования  принимаемых мер;

· Краткость  и лаконичность;

· Нейтральность  и наличный характер изложения;

· Безэмоциональная оценка ситуации и фактов;

· Соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом общеобразовательного учреждения;

· Следование нормам официально-делового стиля речи.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший  основанием для подготовки приказа:

Распорядительная  часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных  за их выполнение, и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками.

Каждый  пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме.

Приказ  может быть подписан:

· руководителем;

· лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего;

· заместителем (если устав ОУ разрешает заместителю  директора издавать приказы).

Не разрешается  подписывать приказы с предлогом  «за», проставляя косую черту или  другие знаки перед наименованием  должности. Приказ без подписи не имеет юридической силы.

Подпись руководителя скрепляется гербовой печатью учреждения.

В книге приказов достаточно подписи руководителя, удостоверяющей приказ, так как существуют правила ведения и хранения книги приказов, не допускающие подделок и исправлений внесенных в нее записей.

Вслед за подписью помещается: «С приказом ознакомлен: (ПОДПИСЬ Ф.И.О.)» подпись расшифровка  подписи и дата ставятся работником собственноручно.

Все приказы, издаваемые в образовательном учреждении можно условно разбить на 4 блока:

· организация  УВП

· Финансово-хозяйственная  деятельность

· Личный состав

· учащиеся

В работе учреждения есть приказы, которые повторяются  ежегодно в одно и тоже время, т.е. носят цикличный характер.

РАСПОРЯЖЕНИЯ

Распоряжения  издаются заместителями директора  по УВР в пределах своей компетенции  и составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях  отделяется от распорядительной части  словами: «Предлагаю», «Рекомендую», «Обязываю», «Считаю необходимым».

Процессы  применения управленческих решений  общеобразовательного учреждения и  сами решения документируются с  помощью протоколов конференций, педагогических советов.

ПРОТОКОЛЫ - оформляются в специальной тетради и содержат следующие реквизиты: наименование общеобразовательного учреждения, наименование вида документа, Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок-форма сбора и наименование органа самоуправления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали»).

Вводная часть протокола заканчивается  повесткой дня, после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый  вопрос начинается с новой строки. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности.

Вопросы перечисляются в именительном падеже. Доклад (отчет, сообщение, информация), наименование должности, инициалы и  фамилию докладчика пишут в родительном  падеже.

Не рекомендуется  включать в повестку дня вопрос «Разное».

Каждый  вопрос должен быть конкретизирован.

Основная  часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса  повестки дня осуществляется по схеме  «Слушали - выступили - постановили (решили)», а также протоколируются вопросы  и ответы.

В практике применяется краткая форма протокола, когда указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы  и принятые решения.

Выписка из протокола содержит следующие  реквизиты:

наименование  общеобразовательного учреждения, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место  составления, заголовок к тексту, текст, подписи, отметку о заверении  копии, отметку об исполнении, направлении  в «дело».

К информационно-справочным документам, образующимся в процессе деятельности ОУ, относятся: справки, докладные записки, письма, телефонограммы.

ПИСЬМО. Письма оформляются на бланках, включают в себя следующий состав реквизитов:

· наименование общеобразовательного учреждения,

· дату,

· ссылку на индекс и дату входящего документа,

· адресат,

· резолюцию  руководства,

· заголовок  к тексту,

· текст,

· отметку  о наличии приложения,

· подпись,

· отметку  об исполнителе,

ТЕЛЕФОНОГРАММА

Телефонограмма  включает следующие реквизиты:

· дата,

· текст,

· подпись,

· фамилии  лиц, принявших и передавших телефонограмму.

Текст не должен включать более 50 слов. Телефонограмма должна быть датирована и подписана  лицом, от имени которого она передается.

СПРАВКА

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки  составляются для описания или  подтверждения фактов или событий  в деятельности учреждения. Составляются  по указанию вышестоящей организации  или руководителя учреждения  для информации о выполнении  планов, заданий, поручений и представляются  в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей:

В первой части излагаются факты, послужившие  поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются.

В этом состоит отличие от докладной  записки.

Справка должна объективно отражать состояние  дел, ее составление требует тщательного  сбора и проверки сведений, могут  приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя учреждения, подписывает составитель.

Справки составляются по указанию вышестоящей  организации, подписывает руководитель учреждения.

Датой справки является дата ее подписания.

2. СПРАВКИ,  удостоверяющие юридические факты:  подтверждение места работы, занимаемой  должности, размер заработной  платы и т.д. Для них применяются  унифицированные трафаретные бланки.

Такого  рода справки выдаются по запросам заинтересованных лиц (сотрудников) или  учреждений и регистрируются в журнале  выдаваемых справок.

Текст начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В  конце справки указывается название организации или учреждения, куда она представляется.

В учреждениях  образования применяются, в основном, три вида справок:

· справка  об обучении учащегося в данном классе, данного ОУ;

· справка  о подтверждении перевода из другого  ОУ;

· справка  для сотрудников.

Справки подписывает руководитель учреждения.

ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ

Докладная записка может выполняться рукописным способом.

Это документ, адресованный руководителю и информирующий  его о сложившейся ситуации, имевшем  место явлении или факт выполненной  работы, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Текст докладной записки делится на две части: 1-Констатирующая, где  излагаются имевшие место факты  или описывается ситуация, и 2 - где  излагается предложение, просьба.

Тексту  докладной записки обязательно  предшествует заголовок, начинающийся с предлога «О», «Об».

Докладная записка оформляется на простом  листе бумаги с воспроизведением реквизитов бланка.

Объяснительные  записки - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного  документа или объясняющей причины  какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки, поясняющие содержание отдельных положений основного  документа, оформляются на общем  бланке учреждения.

Объяснительные  записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков  и поведения отдельных работников оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

ЛИЧНОЕ  ДЕЛО СОТРУДНИКА - это совокупность документов, содержащих наиболее полное сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Личные  дела ведутся на всех работников ОУ.

Документы в личных делах располагаются  в следующем порядке:

· Внутренняя опись документов дела;

· заявление  о приеме на работу;

· направление  или представление;

· анкета;

· листок по учету кадров;

· автобиография;

· копия  паспорта;

· документы  об образовании;

· аттестационный лист;

· выписки  из приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении  премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки  о состоянии здоровья и с места  жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Личные  дела могут выдаваться во временное  пользование определенным должностным  лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию  личными делами, определяются директором ОУ.