Нормативная база делопроизводства

Определение должностного состава  и штатной численности  службы ДОУ 

При определении  должностного состава работников следует  руководствоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37).

Для определения  численности персонала службы ДОУ  используются нормативные документы  по труду и организации труда. Нормирование труда работников делопроизводства, в том числе расчет их штатной  численности осуществляются на основании  следующих документов:

1. Межотраслевые  укрупненные нормы времени на  работы по документационному  обеспечению управления. М., 1995.

2. Нормативы  времени на работы по совершенствованию  документационного обеспечения  управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. М, 1992.

3. Нормы  времени на работы по автоматизированной  архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления. М., 1993.

4. Нормы  времени на работы по документационному  обеспечению управленческих структур  федеральных органов исполнительной  власти. М., 2002.

Как правило, определение численности подразделения  не входит в обязанности самой  службы ДОУ – эта работа проводится отделами труда и заработной платы  или экономическими подразделениями, но при необходимости такие расчеты  могут провести и работники службы ДОУ. Названные выше нормативные  документы по труду содержат методические указания, касающиеся применения этих документов на практике.

Разработка  положения о службе ДОУ и должностных  инструкций работников

Важная  задача в организации службы ДОУ  – это разработка положения о  службе ДОУ и должностных инструкций работников. Эта задача решается руководителем  самой службы ДОУ самостоятельно или с привлечением квалифицированных  специалистов. Положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников составляют комплект организационно-правовой документации, разработка которого завершает  организационный этап создания этой службы.

Положение о подразделении – документ, определяющий организационно-правовое положение  подразделения в структуре учреждения.

Государственная система документационного обеспечения  управления содержит примерное положение  о службе ДОУ, но применять его  на практике в настоящее время  можно только с учетом тех изменений, которые произошли в системе  управления и которые отражены в  современном законодательстве.

Текст положения о службе ДОУ, в соответствии с ГСДОУ, должен содержать следующие  разделы:

1.   Общие положения.

2.   Цели и задачи службы ДОУ.

3.   Функции службы ДОУ.

4.   Права и ответственность службы  ДОУ.

5.   Взаимоотношения службы ДОУ с  другими структурными подразделениями

4. ПРОЦЕДУРА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ  ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

Основным  распорядительным документом, издаваемым руководителем  организации является приказ.

        Приказ – правовой акт, издаваемый  руководителем организации, действующим  на основе единоличного принятия  решений, в целях разрешения  основных и оперативных задач,  стоящих перед организацией.

            В деятельности организаций различаются:   приказы по организационным вопросам;

• основной деятельности;
• личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации  или ликвидации учреждения, при утверждении  структуры и штатов, в целях  утверждения и/или введения в  действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов и тому подобных случаях.

        Приказы по основной деятельности  регулируют порядок финансирования  деятельности учреждения, ее материально-технического  обеспечения, научно-техническую  политику, информационное и документационное  обеспечение деятельности, социальные  вопросы и тому подобные ситуации.

        Приказы по личному составу  (кадровые приказы) регулируют  прием, перемещения, увольнения  работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение  взысканий и поощрения работников.

         Приказы оформляются на общем  бланке организации с указанием  вида документа - ПРИКАЗ. Расположение  реквизитов на бланке может  быть угловое или продольное. Предпочтение при оформлении  приказа отдается бланку с  продольным расположением реквизитов.*0*

            В состав типового формуляра  бланка входят следующие реквизиты: Эмблема организации или товарный знак

1. Наименование организации
2. Наименование вида документа
3. Трафаретная часть для даты и номера документа
4. Место составления

Текст каждого из приказов имеет свои особенности. При составлении текста предъявляются  серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием  на верхнем поле документа справа – “Проект”. 

5. РЕКВИЗИТЫ РАСПОРЯЖЕНИЯ 

Распоряжение - это:

правовой  акт, издаваемый единолично главой государства - Президентом, а также главами  исполнительной власти субъектов Российской Федерации - губернаторами, мэрами и  др.;

правовой  акт, издаваемый единолично руководителем  коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему  компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства РФ, распоряжение председателя Законодательного Собрания;

правовой  акт, издаваемый руководителем учреждения, организации, предприятия, действующим  единолично.

Правом  издавать распоряжения могут наделяться заместители руководителя организации  по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений (управлений, департаментов, отделов, цехов, лабораторий и др.), а также  главные специалисты организации (главный инженер, главный механик, главный энергетик и др.).

Право издания распоряжений руководителем  организации закрепляется в учредительных  документах организации (уставе, положении), право издания распоряжений другими  должностными лицами - в организационно-правовых и распорядительных документах (положениях о подразделениях и должностях, должностных  инструкциях, приказе о распределении  обязанностей между руководством организации).

Распоряжения  оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации  или герб муниципального образования), эмблема (товарный знак или знак обслуживания), наименование организации, название вида документа (приказ), дата и номер  документа, место издания, заголовок  к тексту, текст, подпись, визы.

Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Предлагаю»  или «Обязываю», которое так же, как в приказах, печатается отдельной  строкой прописными буквами, или  без какого-либо слова, т.е. непосредственно  следует за констатирующей частью после  двоеточия.

Образец распоряжения

ФЕДЕРАЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ)

ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО В ГОРОДЕ МОСКВЕ

МОСКОВСКИЙ  КОМИТЕТ ПО ДЕЛАМ О НЕСОСТОЯТЕЛЬНОСТИ (БАНКРОТСТВЕ)

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

15 января 2002 г.                                                                                        № 11-Р

Об увольнении руководителя предприятия

(наименование) в связи с продажей предприятия

В соответствии с Указом Президента РФ от 02 июня 1994 г. № 1114 «О продаже государственных  предприятий-должников» и учитывая мнение Министерства экономики РФ:

1. Осуществить  продажу Московского государственного  предприятия дорожного строительства  (110008, Москва, Путевой пр., 8), признанного  актом Территориального агентства  Федерального управления по делам  о несостоятельности (банкротстве)  в г. Москве от 17 ноября 2001 г.  № 87 неплатежеспособным и имеющим  неудовлетворительную структуру  баланса, с сохранением статуса  юридического лица.

2. Определить  способом продажи предприятия  коммерческий конкурс с условием  погашения 100-процентной просроченной  кредиторской задолженности предприятия  в срок не более одного месяца  со дня заключения договора  купли-продажи.

3. Уволить  руководителя Московского государственного  предприятия дорожного строительства  Кольцова Павла Митрофановича,  заключив с ним договор подряда  на управление предприятием-должником.

4. Управляющему  предприятия в 2-месячный срок  разработать и представить в  Территориальное агентство Федерального  управления по делам о несостоятельности  (банкротстве) в г. Москве план  продажи Московского государственного  предприятия дорожного строительства.

5. Контроль  за исполнением распоряжения  возлагается на первого заместителя  председателя Московского комитета  по делам о несостоятельности.

Председатель                               Личная подпись                               В.Т. Сайкин 

6. ДОКУМЕНТООБОРОТ  В ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ  ШКОЛЕ.

В школе, как правило, нет специалистов по ведению официально-деловой документации. Непосредственное ведение делопроизводства в общеобразовательном учреждении возлагается на сотрудника, назначенного ответственным за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение  документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии  их исполнения, осуществляет ознакомление сотрудников с нормативными и  методическими документами по делопроизводству.

Документирование  управленческой деятельности общеобразовательного учреждения

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

1. Организационные  документы (устав общеобразовательного  учреждения; договор с учредителем;  положения о подразделениях; должностные  инструкции сотрудников; структура  и штатная численность; штатное  расписание; правила внутреннего  трудового распорядка);

2. Распорядительные  документы (приказы, инструкции); информационно-справочные документы  (протоколы, планы, отчеты, справки,  акты, докладные, и объяснительные  записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться  на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-97 с изменением №1 2000 г.), иметь  установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок  их расположения.