Особенность и стиль деловых документов

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Гуманитарный Университет

 

 

 

 

 

Курсовая работа по

 «Документационному обеспечению  СКС и Т»

 

на тему

«Особенности и стиль деловых  документов».

 

 

 

 

Студентки III курса

з/о отделения (2001г)

Ф-та «Соц. психология»

Спец. «Сервис и туризм»

Симоновой Е.Ю.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2004

Содержание.

 

Введение…………………………………………………………………….….3

 

Глава 1.Особенности деловых документов…………………………………..4

1.1Документ и информация…………………………………………………...4

1.2.Формуляр документа………………………………………………………5

1.3.Юридическая сила  документа…………………………………………..…6

1.4.Вид документа…………………………………………………….………...7

1.5.типология документов…………………………………….……….……….8

1.6.форматы бумаги и  поля…………………………………………….….….11

1.7.общие требования  к составлению и оформлению документов………..13

 

Глава 2 Стиль деловых  документов………………………………………….15

2.1.Официально-деловой  стиль………………………………………………15

2.2.Специальная лексика  документов……………………………………….18

2.3.Употребление устаревшей  лексики……………………………………..20

2.4.Употребление неологизмов……………………………………………..20

2.5.Употребление заимствованных  слов……………………………………21

2.6.Употребление слов с «универсальным»  значением…………………….21

2.7.Употребление сокращений……………………………………………….22

2.8.Употребление языковых формул………………………………………..24

2.9.Употребление слов в одной падежной форме…………………………..25

2.10.Ограниченная сочетаемость слов………………………………………25

2.11.Конструкции с отглагольным  существительным……………………...26

2.12.Ограниченное употребление глаголов  в личной форме………………26

2.13.Построение предложений………………………………………………27

 

Глава 3.Типичные языковые ошибки в текстах документов………………30

3.1.Ошибки, связанные с незнанием значений слов………………………...30

3.2.Неправильное употребление  стилистически окрашенной лексики……31

3.2.Неправильное употребление  стилистически окрашенной лексики…...32

 

Заключение…………………………………………………………………….33

 

Список использованной литературы………………………………………...34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

  Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация)- это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы - это основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством  их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности.

Исходя из этого, целью  курсовой работы является: изучение особенностей и стиля деловых документов. В  связи с поставленной целью в  работе решались следующие задачи: 1)выяснить требования к текстам документов; 2)разобраться в употреблении специальной лексики документов; 3)изучить типичные языковые ошибки в текстах документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.Особенности деловых документов.

 

1.1Документ и информация.

 

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к информации во времени. Таким образом, первая функция любого документа - информационная.

Документ в переводе с латинского - доказательство, свидетельство. Чрезвычайно важна для любой, в том числе для управленческой деятельности, юридическая значимость документа. Документ служит основой  для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения. Правовая функция документа также его необходимое свойство. Им обладают, прежде всего, документы, фиксирующие правовые нормы. Но любой управленческий документ несет в себе эту функцию, Т. к. обладает определенной юридической силой.

Коммуникативная функция  документа - это его свойство служить  средством связи, коммуникации между  различными должностными лицами, структурными подразделениями, между государственными организациями, управляющей и управляемой системой и т. д. Документ обладает этой функцией, т. к. служит средством передачи информации и во времени, и в пространстве.

Таким образом, любой  документ полифункционален. Документы выступают одновременно средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций, отражают все формы управленческой деятельности.¹ Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников.

Понятие «документ» нельзя смешивать с понятием «информация».

Законодательно закреплено следующее определение "Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления"² Из этого определения следует, что, понятие "информация" много шире понятия "документ".

В управленческой практике информация создается и используется для целенаправленного управления каким-либо объектом, производством, структурой. К управленческой информации предъявляют ряд требований - полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком. Кроме того, существенны требования своевременности и достаточности информации.

 

1.2.Формуляр документа.

 

Каждый документ состоит  из набора отдельных элементов (автор  документа, текст, номер и дата, адресат, подпись печать и др.), которые  получили название реквизитов. Набор  реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, составляет формуляр документа.³ Формуляр складывался в течение длительного времени и формировался под влиянием, с одной стороны, необходимости закрепления официального характера информации документа, придания ему юридической силы, а с другой стороны, отражения на документе его "пути" в аппарате управления, т. е. прохождение таких операций, как рассмотрение, исполнение, обработка, передача, поиск, использование для наведения справок. Формирование формуляра документа привело к закреплению в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основной функцией документа является запечатление и сохранение официальной информации.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Еще в середине 1980-х п. установлен обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности:

- автор документа (наименование  организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы);

- дата создания документа;

- регистрационный индекс;

- текст (содержание);

- подпись 

Отсутствие или неправильное оформление в документе одного из этих реквизитов делает его недействительным.

В зависимости от целей создания и использования документов, их назначения, сферы распространения и даже от способа документирования зависит набор реквизитов конкретного документа. Например, заявление чаще всего пишется от руки, должно быть адресовано должностному лицу, содержать наименование вида документа (слово "заявление"), текст(предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя будет иметь другой формуляр. Он должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа "приказ", заголовок, текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Приказ никогда не готовят рукописном виде. Он печатается на пишущей машине или готовится на компьютере и распечатывается с Принтера. Поэтому формуляр современного приказа включает еще и такой реквизит, как идентификатор электронной копии документов. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения руководителя, заверенный печатью.

Таким образом, отдельные  элементы документа (реквизиты) составляют формуляр того или иного вида документа.

 

1.3.Юридическая сила документа.

 

Носителем информации выступает документ. Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для ее сбора, анализа, разработки и принятия управленческого решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, - официальность, достоверность, объективность. Реализуется это требование при наделении документа юридической силой, т. е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнения в ее достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием "юридическая сила документа".

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т. к. они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая сила документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных служащих и граждан), которые руководствуются данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Одни документы, например правовые акты федеральных органов представительской и исполнительной власти, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. В управленческой деятельности юридическая сила документа обеспечивает его официальность для работников как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа - это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.⁴

Из этого определения  следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его  подготовке действующие нормы  законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Таким образом, юридическая  сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

 

1.4.Вид документа.

В соответствии с терминологическим государственным стандартом термин «вид документа» определяется как «принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения». Вид документа указывается на каждом управленческом документе кроме письма). В соответствии с определенным видом (наимеименованием) складывается его формуляр, правовая значимость, структура текста, порядок введения в действие.

Наименования многих видов документов сформировались очень давно. С начала ХVIII в. известны такие документы, как протокол, диплом, патент, рапорт,акт, ведомость и др. Только к концу XIX в. появилось постановление как вид документа. А в 1990-х гг. получил распространение в делопроизводстве федеральных органов исполнительской власти такой вид документа, как поручение. Таким образом, наименования видов документов складываются исторически. С течением времени они претерпевают существенные изменения - перестают употребляться одни виды, им на смену приходят другие. Так, переписка, оформляемая в ХVIIIв виде отношений, доношений и рапортов, свелась к использованию только таких видов документов, как письмо, которым оформляются внешние связи opгaнизации, и докладная записка, используемая для внутренней переписки.