Особенность и стиль деловых документов

2.9.Употребление слов в одной падежной форме.

 

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:

«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».

«Полностью разделяем  необходимость дальнейшего обсуждения, (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества, (род. "') Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской  столицы (род. п.)».

«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом проект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий МОСТ» (род. п.)».

Широкое использование  таких конструкций, видимо, объясняется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

 

2.10.Ограниченная сочетаемость слов

 

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, различаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:

 

ЖЕЛАТЕЛЬНО                                                                 НЕЖЕЛАТЕЛЬНО

 предоставить в  пользование                                           предоставить для использования                                              

направить на рассмотрение                                              выслать на рассмотрение

 передать в управление                                                     передать для управления

оказывать содействие                                                        оказывать помощь

осуществлять контроль                                                     вести контроль

вносить предложения                                                        давать предложения

предоставить кредит                                                          выдать кредит

обладать правом                                                                 владеть правом

вступать в силу                                                                   входить в силу

пострадать в результате событий                                     пострадать в событиях

 

Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что, в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа

 

2.11.Конструкции с отглагольным существительным

 

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:

«оказать содействие», а не «посодействовать» 

«оказать помощь», а не «помочь»

 «произвести уборку», а не «убрать»

 «провести учет», а не «учесть»

«оказать поддержку», а не «поддержать»

 «произвести ремонт»,  а не «отремонтировать».

Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

 Появление таких  конструкций, очевидно, связано с тем, что содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие ( «произвести»), но и обозначает предмет этого действия («peмонт»), В то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.

 

2.12.Ограниченное употребление глаголов в личной форме

 

Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер.

 Выражается это  в ограниченном употреблении  глаголов в форме первого и  второго лица, а глаголы в форме  третьего лица, как правило, употребляются в неопределенно-личном значении:

«Комиссией проведена  проверка и установлено...»,

«Акт подписан членами  комиссии и утвержден руководством».

С этим же явлением связано  и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:

«Проектом предусмотрено  сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает ...»)

«Московскими организациями  будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование» (а не: «Московские организации поставят ...»)

«Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прорабатывает...»).

 

2.13.Построение предложений

 

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых  распространенных предложений, односоставных  или двусоставных, с обособленными оборотами, например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяаственному управлению Мэрии».

«Располагая достоверной  информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов».

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме:

мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - предмет действия.

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также вноситься в начало текста, например:

«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия». 

 В деловой речи  часто употребляются сложные  бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посольство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)».

«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».

«Сообщаем (главное предложение), что с 21 .02 по 07.03.95 испанская авиакомпания «Иберия». предлагает авиаперелеты по сниженным ценам (придаточное предложение)».

 «При условии нанесения  на тонкостенные стальные трубы  надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение)».

При употреблении сложных  предложений в деловых письмах  следует помнить, что придаточное  предложение располагается перед  главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом.

В сложноподчиненных  предложениях со значением причины и следствия вместо союза « потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», ,«вследствие того, что».

Особый тип предложений, свойственных деловой речи, - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

«При проработке данного  вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:

 оно не должно располагаться  на уровне одного этажа;

должно иметь не менее  двух залов площадью 35-40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники; ,

должно иметь не Менее 1б-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний; 

помещение не должно требовать  ремонта;

необходим ряд помещений технического назначения

Место придаточного предложения  в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится  ко всему главному предложению или  к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения  рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами, например:

Вместо:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию

растворного узла, которые  находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС» 

Рекомендуется:

"Здания, сооружения, оборудование  и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».

Не допускается соединять  как однородные члены предложения  причастные и деепричастные обороты  с придаточными предложениями, например: 

Неправильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам,  осуществляющим этот проект»

Правильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект».

Неправильно:

«Направленный на опытные  испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»

Правильно:

«Направленный на опытные  испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».

При употреблении деепричастных  оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо - субъект действия, и ни в коем случае - с объектом.

Неправильно:

«Говоря о городе; он развивается нормально»

Правильно:

«Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».

 Неправильно:

«Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок»

Правильно:

«Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок».

 

Глава 3.Типичные языковые ошибки в текстах документов

 

3.1Ошибки, связанные с незнанием значений слов

 

К такого рода ошибкам относятся: 

неразличение слов-паронимов (паронимы - близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением), например: