Особенность и стиль деловых документов

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий ,работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. При этом должны быть установлены:

- состав применяемых в управленческой системе документов; ,

- компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- права и обязанности  должностных лиц, отдельных сотрудников  в процесс ах работы с документами;

- порядок подписания, согласования и визирования  документов, их заверение печатью;

- виды применяемых  бланков и порядок их использования; - порядок движения основных видов документов;

- обязательные требования к оформлению и порядок  работы с документами.

Как уже отмечалось, среди  разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, Особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях

всех уровней управления, направлений деятельности и форм со6ственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и о6ъяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы). 

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственный документам этой системы документации. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

К реквизитам относятся:

1. Государственный герб Российской Федерации.
2. Эмблема организации и предприятия.
3. Изображение правительственных наград.
4. Код предприятия, учреждения или организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименование министерства или ведомства.
7. Наименование учреждения, организации или предприятия.
8. Наименование структурного подразделения.
9. Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке.
10. Название вида документа.
11. Дата.
12. Индекс.
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа.
14. Место составления и издания.
15. Гриф ограничения доступа к документу.
16. Адресат.
17. Гриф утверждения.
18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту.
20. Отметка о контроле.
21. Текст.
22. Отметка о наличии приложения.
23. Подпись.
24. Гриф согласования.
25. Визы.
26. Печать.
27. Отметка о заверении копий.
28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31. Отметка о поступлении.

 Глава 2 Стиль деловых документов.

 

2.1.Официально-деловой стиль

 

Языком делового общения  является официально-деловой стиль -функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в  сфере управления обладает рядом  специфических особенностей. Участниками делового общения являются органы и звенья управления - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать в процессе управленческой деятельности, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности. Эти отношения устойчивы и регламентируются правовыми 'нормами, вследствие чего все информационные потоки организации имеют устойчивый целенаправленный запрограммированный характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в иерархии органов управления.

Специфика делового общения  выражается и в том, что, независимо от того, кто является непосредственным составителем документа, а это,  как правило, специалисты структурных подразделений и их руководители, а также от того, кому непосредственно адресован документ. А это, как правило, руководитель учреждения и руководители подразделений, официальными автором и адресатом документа почти  всегда являются организации в целом. Именно поэтому, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом - руководителем организации, автором документа, как отмечают специалисты, является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате  документа. .

Другой важной характеристикой  документного общения является адресность информации. Управленческая информация не может, быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие ее виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес, безадресных документов не бывает. Более того, управленческий документ всегда «узко направлен», адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников. 

Существенным фактором делового общения, влияющим на характер управленческой информации, является повторяемость управленческих действий и ситуаций. Управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам». Следствием этого является повторяемость управленческой информации, приводящая к регулярности использования одних и тех же языковых средств. 

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач, что является следствием определенной стабильности функций учреждения. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. Следствием этого и является то, что круг вопросов, по которым создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер, отражающий функциональную деятельность организации.

Обобщая сказанное, можно выделить следующие свойства управленческой информации, вытекающие из условий делового общения: официальный характер; адресность; повторяемость;  тематическая ограниченность. 

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, соблюдение которых может обеспечить эффективность делового общения в сфере управления. Одно из важнейших требований, предъявляемых к управленческой информации, вытекает их самого существа управленческой  деятельности, суть которой заключается в принятии управленческих решений в целях упорядоченного воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании управленческой информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только тогда достаточно высока, когда для принятия решений используется актуальная информация, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, получения, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации как общее понятие связано с целым  рядом других понятий также характеризующих управленческую информацию с точки зрения ее ценности и эффективности, а именно:

достоверность (объективность);

 убедительность (аргументированность);

 полнота (достаточность информации) и некоторые другие.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

 Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, и от того, насколько обоснован будет документ, письмо, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В деловом общении рассмотренные  нами свойства управленческой информации и предъявляемые к ней требования должны быть сохранены и, следовательно, определенным образом выражены в языке и стиле документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективным образом фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Специфика делового стиля выражается в определенных стилевых чертах, отличающих его от других функциональных стилей языка (литературного, научного, разговорного и др.) и делающих eгo наиболее удобным инструментом делового общения.

 Основные черты официально-делового  стиля: 

 нейтральный тон изложения;

 точность и ясность изложения;

 лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения. Управленческая информация, как отмечено выше, является официальной по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними. Кроме того, участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм,

т.е. от имени юридических, а не физических лиц. В силу этого личный, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.). 

Точность изложения  предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе, исключающую двусмысленности. Адекватность восприятия текста и автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом быстрота восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не на слуховое восприятие. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения  достигается употреблением терминологической  лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок, в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др. Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок продуманностью и четкостью формулировок.  

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием  языковых средств, исключением речевой избыточности.

Рассмотренные стилевые черты выступают в качестве требований , предъявляемых к текстам документов, и играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах управленческих документов. 

 

2.2.Специальная лексика документов

 

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в  управленческой документации, -это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются  применением на практике терминологических  словарей и стандартов, которые устанавливают  строго однозначную систему понятий  и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был  понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

  Дать официальное определение термина;

Расшифровать его словами  нейтральной лексики;

Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Употребление терминов в текстах документов нередко  вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или искажением структуры термина. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что  терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.