Особенность и стиль деловых документов

Термины-синонимы имеют  разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»).Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение»,которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое  явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значениями, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий. 

Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (Например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.). Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно.

 Профессиональная  жаргонная лексика - это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

 

2.3.Употребление устаревшей лексики

 

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: архаизмы и историзмы.

Архаизм - слово или словосочетание, вышедшее из употребления И потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канцелярист, писарь, челобитная, мемория и др.).

Историзм - разновидность  архаизма - слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др.

Употребление таких  слов в управленческой документации нeдoпустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:

ВМЕСТО                                                                            СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ                                      

при сем направляем                                                           направляем

означенный (вышеозначенный)                                        названный                

вышепоименованный                                                         указанный (названный)

сего года                                                                              этого года (текущего года)

настоящим сообщаем                                                        сообщаем

 настоящий акт составлен                                                 акт составлен

 

 

 

 

 

2.4.Употребление неологизмов

 

Неологизмы - слова, обозначающие новые понятия и предметы делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телелефакс и др.

Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирование» - «оздоровление» и т.п.

 

2.5.Употребление заимствованных слов

 

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: «пролонгировать» вместо «продлить»;

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;

«анонс» вместо «объявление»;

«эксклюзивный» вместо «исключительный».

Если для обозначения  предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.

 

2.6.Употребление слов с «универсальным» значением.

 

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных  слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

«До настоящего времени  слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом- плохо.

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято).

Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в  деловых текстах оно выступает  нормой. Употребляются такие слова, как правило, в  описательной части  документа, цель которой- изложить событийную канву, дать общую. Оценку ситуации как положительной или негативной.

 

2.7.Употребление сокращений

 

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

- лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

- графические сокращения - применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м, л, экз. и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью. 

Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур ):

Инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подразделяются на:

буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ; 

звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;

Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой; Мосинтур, техред, главбух, завгар;

Частично сокращенные  слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

Усечения: зам., зав., спец., пред.;

Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика(из: био[логия и электро]ника);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Различается несколько  типов графических- сокращений:

Точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица и др.;

Дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин;

Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.;

 Нулевые, или курсивные (как  правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);

Комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, ceв.-зап. - северо-западный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся  с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.

Родовые наименования пишутся  со строчной буквы: госархив, вуз.

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они  обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся

заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы отрицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из начальных букв и усеченных слов; пишутся в первой части - заглавными буквами, во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное),остальные - строчные; если аббревиатура о означает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть - заглавными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических  сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную.

Допускается употреблять  только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

 

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг.- годы, п.п.- пункты и некоторые  другие.

Не допускается перегружать  текст графическими сокращениями: не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например:

«Произошло повторное  КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ».

 

При включении в текст  документа сокращения следует тщательно проанализировать:

 

удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением  для обозначения другого понятия  в той же области или с названием  фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Во всех остальных  случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.

 

2.8.Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи: 

«Сообщаем, что в период с ... по ...»

«Установлено, что в период с ... по ...»

«Сообщаем, что по состоянию  на ...»

«Акт составлен комиссией  в составе: ...»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...»

«Направляем Вам, согласованный с...»

«Направляем на рассмотрение и утверждение ...»

«Проверкой установлено, что ...»

«Выражаем глубокую признательность  за ...»

«Считаем целесообразным ...»

«В соответствии с  договоренностью, достигнутой ...»

«Во время переговоров  стороны обсудили возможности ...»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о ...»

«Просим Вас изыскать возможность ...» '

«Принимая во внимание, что ... , просим ...» и др.

Языковые формулы - это  результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.

Однако кроме выражения  типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста,  без которых документ не обладает достаточной юридической силой,  или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат  кредита в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»

 «Предоставление жилой  площади гарантируем».

В письме-претензии:

«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»

«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на…»

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.