Особенность и стиль деловых документов

В ОКУД включено около 5000 унифицированных форм документов, в их названиях используется только 80 наименований видов документа. ⁵Названия видов непроизвольно формулируются их составителем, а выбираются из числа регламентированных нормативной 6азой. Сложившаяся система видов документов является одной из характерных черт отечественной системы делопроизводства. Работники делопроизводственных служб должны иметь четкие представления о том, каким видом документа оформляется документирование того или иного вопроса или действия, и осуществлять контроль за правомочным применением названии видов документов в аппарате соответствующей административной структуры. В противном случае начинают применяться документы с названием «информация», «предложение», «служебная записка» и т. д.

Однако документы одного наименования (вида) могут быть различны по назначению, содержанию, порядку оформления, сфере применения. Понятие «разновидность» уточняет характер применения того или иного вида документа и его принадлежность к той или иной системе документации. Например, вид документа акт и его разновидности: акт сдачи объекта в эксплуатацию; акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения; акт ликвидации организации и др.

 

1.5.ТИПОЛОГИЯ ДОКУМЕНТОВ.

 

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку , воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служе6ной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных - удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.

По способу документирования различают документы:

- рукописные письменные (текстовые); - изобразительные (документы,  фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

- графические (документы,  выполненные графическим способом);

- фотодокументы;

- фонодокументы (звуковые  документы, зафиксированные на  магнитной ленте);

- кинодокументы (документы, зафиксированные  с помощью кино- и видеотехники);

- документы, созданные с помощью  компьютерной  техники.

В зависимости от отношения к  аппарату управления различают документы:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из  организации);

- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Совокупность этих документов образует документооборот организации.

По количеству затронутых вопросов документы делят на простые и сложные. Простые документы содержат изложение одного вопроса. Примером простых документов является письмо. Сложные документы включают несколько вопросов. Они могут касаться нескольких должностных лиц, структурных подразделении, учреждении. таким документам относятся, как правило, приказы, протоколы, постановления, решения.

По ограничению доступа документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые). Секретные документы снабжаются особой пометой и грифом секретности. Использование таких документов и работа с ними осуществляются по особой технологии и требуют специального разрешения.

Документы для служебного пользования, содержащие несекретные сведения, могут использоваться работниками данного учреждения. Такие документы помечаются грифом "Для служебного пользования".

По способу изложения текста документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде связанного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального документа готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленческой задачи. Эти документы пишутся традиционным литературным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста формализована, в них используются заранее подготовленные стандартные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося текста и пропуски для заполнения переменной информации. Наиболее известным видом таких документов являются анкета или справка.

Такие документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная вписывается от руки. Вариант использования трафаретных текстов - это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования однотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, типовые договоры и др.). в документоведении метод типизации используется при разработке типовых форм документов и типовых текстов т. е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текстобразец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

По степени подлинности документы  делятся на подлинники, оригиналы, копии  и дубликаты.

Подлинник официального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность-(об авторе, времени 11 месте создания), считается Подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все они обладают одинаковой юридической силой, составляются, как минимум, в двух экземплярах (например, договор). Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен рукописным, машинописным способом пли распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может  быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки - содержащиеся в

подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий - отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально незаверенные виды копии не имеют юридической силы.

Дубликат - это копия  официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «дубликат».

Подлинность документа, полученного из автоматизированной информационной системы устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

По срокам хранения документы  делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются федеральной архивной службой и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения.

В зависимости от сферы деятельности официальные документы подразделяются на управленческие, научные, технические, производственные (технологические) и др.

Документы можно классифицировать по их назначению. Распорядительная деятельность в управленческой практике выражается изданием приказов и указаний, постановлений, решений, распоряжений. Планирование - посредством подготовки различных планов, регламентации деятельности в уставах, положениях и др.; учет - составлением и обработкой статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; регламентация отдельных направлений деятельности проводится В виде издания инструкций, методических указаний, регламентов, правил.

По способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

 

1.6.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

 

Материальным носителем информации в управленческой практике чаще всего является бумага. Носитель информации должен быть прочным, легким, удобным в практике работы и доступным по своей стоимости. Бумага отвечает всем этим требованиям. Существующие способы документирования позволяют использовать бумагу для закрепления информации документа.

Для подготовки управленческой документации используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ-9327-60 "Бумага. Потребительские форматы". Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)1.

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата АО (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны. 

Форматы делятся на три основных ряда - А, В, B.

В управленческой практике документы оформляются 

главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А 5 (148 х210).

 

Потребительские форматы рядов А и В. 

 

 

Ряд А		Ряд Б		Ряд В
А0	841х1189	В0	1000х1414	С0	917х1278
А1	594х841	В1	700х1000	С1	648х917
А2	420х594	В2	500х707	С2	452х648
А3	297х420	В3	353х500	С3	323х458
А4	210х297	В4	250х353	С4	229х324
А5	148х210	В5	176х250	С5	162х229
А6	105х148	В6	125х176	С6	114х162
А7	74х105	В7	88х125	С7	81х114
А8	52х74	В8	62х88	С8	57х81
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44
А11	18х26	В11	22х31
А12	13х18	В12	15х22
А13	9х8

 

 

 

Отдельные виды документов, содержащие таблицы, графики, ведомости, планы и прочее,   оформляются на формате АЗ (297 х 420 мм).

Любой документ должен иметь поля, т. е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. Размеры полей должны быть не менее: левое - 20 мм; правое - 10 мм; верхнее - 20 мм; Нижнее - 20 ММ.

Это минимальные размеры  полей, при их дальнейшем сокращении будет затруднено и оформление и последующее хранение документов, но большие поля допустимы.

В соответствии со стандартом ISO 3535-1977 "Структура бланков и схема расположения" за рубежом применяются при оформлении документов следующие размеры полей: с левой стороны - 20 мм +-10 мм; верхнее поле - 10 мм +-10 мм.

 

1.7.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законодательных актах и нормативно-методических норм и требований.

Требования к составлению  и оформлению управленческих документов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляется на основе принципа добровольного применения стандартов. Однако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Государственные стандарты  предназначены также для обеспечения  качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить "полезную" площадь - место для размещения текста, основного реквизита документа. Созданные в соответствии с требованиями стандарта документы выполняют свою основную функцию (сохранение информации) и обеспечивают эргономичность документов - легко воспринимаются человеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.