Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"

-Исполненные документы  по исполнителям

-Исполненные документы  по контрагентам

-Исполненные документы  по номенклатуре

Таким образом, документооборот  это движение документов в организации. Документооборот делиться на определенные этапы: обработка документов, поступающих  в организацию, передача их исполнителям, отправка исполненных документов. Следовательно, документооборот основан на работе с входящими и исходящими документами.

 

1.2 Организация процесса документооборота  в организации

 

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места  составления или поступления  в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям. (17. с. 63)

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения.

Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих  в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

Движение входящих документов показано на рис. 3, где цифрами и  буквами обозначено:

 

Рис. 3 - Схема движения входящих документов

Где: I - Руководитель (директор), II - Исполнитель (структурное подразделение), а - Экспедиционная обработка, b - Предварительное  рассмотрение, сортировка, с - Регистрация, d - Распределение (разметка), е - Перераспределение (переметка), 1 - Корреспонденция, 2 - Документы, регистрируемые службой ДОУ, 3 - Документы, нерегистрируемые службой ДОУ.

 

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как  он определяет не только инстанции  движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается  как информационное обеспечение  деятельности аппарата управления, его  документирования, хранения и использования  ранее созданных документов.

Схема организации системы  управления предприятием (в разрезе  документооборота) представлена на рис. 4.

 

Рис. 4 - Взаимосвязи канцелярии и остальных подразделений организации

 

Согласно ГОСТу Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", документооборот - это "движение документов с момента  их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления  в дело".

Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать  в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное  число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный  срок его нахождения в подразделении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным  подразделением организации, а также  всеми исполнителями с указанием  их взаимосвязи и сроков осуществления  работ.

Процесс рационального документооборота предполагает организацию документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. Важно добиваться также сокращения рабочих мест, проходимых тем или  иным документом. Поэтому на предприятии  следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать  конкретные сроки их нахождения у  каждого исполнителя, а также  контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

Схемы документооборота разрабатывают, исходя из принципиальных схем, приведенных  в основных положениях Единой государственной  системы делопроизводства (ЕГСД), с  учетом конкретных условий деятельности и специфики предприятия. При  построении схем документооборота необходимо особо выделять прохождение таких  групп документов, как правительственная  документация; предложения, заявления  и жалобы граждан; документы, адресуемые на имя руководства и в адрес  структурных подразделений.

Рациональная организация  документооборота возможна при следующих  условиях:

-виды, формы и содержание  документации определены с учетом  материально-технической базы системы  создания, сбора, передачи и обработки  информации;

-внедрена единая система  классификации и кодирования  документов, а также внесения  возможных изменений;

-сроки создания и обработки  документации определены, исходя  из целей и задачи оперативного  управления производством.

Основными правилами организации  документооборота являются:

-оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

-максимальное сокращение  инстанций прохождения документа  (каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов);

-порядок прохождения и  процесс обработки основных видов  документов должны быть единообразными. (52. с. 25)

Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе  должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления  информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). (34. с. 120)

Порядок прохождения документов и организация всех операций при  работе с ними, должен быть регламентирован  инструкцией по делопроизводству в  организации (учреждении) и табелем  унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В  централизованный документооборот  входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное  подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного  документооборота. Структурное подразделение  может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел  и т.п. В организациях, где объем  централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции  по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Вследствие того, что документооборот  отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования  работы управленческого аппарата.

На предприятии работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся  документопотоков. К сожалению, на практике часто отождествляют понятия "совершенствование  документооборота" и "сокращение количества документов". Дело не только в количестве документов и в объеме отчетности. Важно определить, нужны  ли данные документы предприятию  и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления производством. Практика убеждает, что  не всегда следует сокращать количество документов и объем отчетности. Часто  бывает более целесообразно идти по пути упорядочения документации, а  также систематизации и механизации  отчетности.

В системе документооборота имеется понятие "маршрут документа".

Под маршрутом документа  понимается перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

-дата поступления документа;

-срок исполнения в днях;

-дата фактического исполнения;

-код отдела и табельный  номер сотрудника, ответственного  за отработку данного состояния  документа ("получатель" документа);

-код отдела и табельный  номер сотрудника, ответственного  за прошлое состояние документа  и инициировавшего его текущее  состояние ("отправитель");

-ожидаемый статус документа,  т. е. статус, который инициализатор  планирует получить в данном  узле цепочки документооборота;

-полученный статус документа,  т. е. "выходной" статус документа  по отношению к данному узлу  цепочки документооборота;

-примечание (многострочный  текст);

-путь и имя файла,  связанного с текущим состоянием  документа. (9. с. 103)

Маршрут любого документа  отображается в специальной табличной  форме, которая вызывается из любого реестра документов. В ней видна  вся история смены состояний  интересующего пользователя документа. Незакрытые состояния выделяются цветом.

На практике, как правило, работа осуществляется не с одним  документом, а с целой их цепочкой (пачкой), которая порождена некоторым "первичным" или "базовым" документом. Например, заявка на поставку продукции  порождает хозяйственный договор, счет, платежное поручение, накладные  и т. д.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в учете и отчетности, за информационную достоверность несут авторы документов, подписавшие их.

Правильная организация  документооборота считается одним  из важнейших критериев успешного  бизнеса. Эта проблема является особо  значимой для тех компаний, которые  активно работают на западном рынке, имеют иностранных партнеров  или клиентов, поскольку в этом случае необходима эффективная система  обработки документов на нескольких иностранных языках. В основном можно  выделить две главные задачи:

-перевод объемной деловой  или технической документации;

-перевод текущей корреспонденции  (писем, факсов, электронной почты).

Наиболее эффективным  способом организации перевода потока многоязычных документов считается  использование систем автоматизированного  перевода. К его основным преимуществам  относятся:

. Доступность. В отличие  от специалистов-переводчиков программа-переводчик  всегда "под рукой" на компьютере  пользователя и доступна практически  мгновенно.

. Оперативность. Перевод  даже многостраничного документа  занимает считанные секунды, что  особенно важно в ситуациях,  когда необходимо быстро принять  решение на основе информации  из иноязычного документа.

. Цена решения. Приобретение  системы перевода позволяет существенно  сэкономить средства в дальнейшем. Нетрудно посчитать, что даже  повышение эффективности процесса  обработки многоязычных документов  на 20% (в ряде случаев рост эффективности  составляет 50-80%) будет способствовать  более быстрому возврату инвестиций  и окупаемости бизнеса.

. Конфиденциальность. Это  преимущество может в некоторых  случаях иметь критически важное  значение. Программа-переводчик "сохранит" в тайне любую конфиденциальную  информацию, которая будет переведена  с ее помощью.

. Универсальность. Достаточно  подключить соответствующие специализированные  словари, сделать настройку и  система готова для перевода  текстов практически любой тематики.

. Онлайновый перевод. Программа-переводчик  позволяет прямо в онлайне  ознакомиться с содержанием иностранных  сайтов, когда важно быстро узнать, о чем пишут зарубежные новостные  сайты, или посмотреть результаты  торгов на биржевом сайте.

В Межотраслевых методических рекомендациях Научно-исследовательского института труда общая задача по анализу потоков информации дифференцируется и определяются: (53. с. 89)

-достаточная скорость  движения информации, позволяющая  эффективно использовать ее;

-минимальная трудоемкость  сбора, передачи и обработки  информации;

-наиболее короткие и  прямые пути движения информации;

-максимальная емкость  носителей информации на единицу  их объема;

-полная достоверность  информации;

-максимальная сохранность  информации.

К этим вопросам, изучаемым  при анализе, необходимо добавить время, которое документы находятся (задерживаются) на рабочих местах их использования. Анализ документопотоков - связующее  звено между изучением существующей системы управления производством  и ее совершенствованием. Наиболее простым и наглядным методом  анализа документопотоков является графический: строятся графики маршрутов  движения документов от мест их составления  до мест использования и хранения с указанием времени (нормативного и фактического) нахождения у работников, которым они необходимы по роду их служебной деятельности. Анализ документопотоков неразрывно связан с анализом организационной  структуры предприятия, что позволяет  одновременно сделать выводы об эффективности  последней. Практика убеждает, что, прежде чем приступить к реализации мероприятий  по рационализации документооборота, необходимо тщательно изучить сложившуюся  на предприятии организационную  структуру.