Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"

 

Глава 2. Исследование документооборота на ОАО "РЖД"

 

2.1 Характеристика ОАО "РЖД"

 

Железнодорожный комплекс имеет  особое стратегическое значение для  России. Он является связующим звеном единой экономической системы, обеспечивает стабильную деятельность промышленных предприятий, своевременный подвоз жизненно важных грузов в самые отдаленные уголки страны, а также является самым доступным транспортом для миллионов граждан. В 2010 году железным дорогам в России исполнилось 173 года!

Открытое акционерное  общество "Российские железные дороги" входит в мировую тройку лидеров  железнодорожных компаний. Это определяют следующие факторы:

огромные объемы грузовых и пассажирских перевозок;

высокие финансовые рейтинги;

квалифицированные специалисты  во всех областях железнодорожного транспорта;

большая научно-техническая  база;

проектные и строительные мощности;

значительный опыт международного сотрудничества.

ОАО "РЖД" было учреждено  постановлением Правительства РФ от 18 сентября 2003 года № 585. Создание Компании стало итогом первого этапа реформирования железнодорожной отрасли в соответствии с постановлением Правительства  РФ от 18 мая 2001 года № 384.

октября 2003 года - начало деятельности ОАО "РЖД".

Учредителем и единственным акционером ОАО "РЖД" является Российская Федерация. От имени Российской Федерации  полномочия акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.

Имущество компании было сформировано путем внесения в уставный капитал  ОАО "РЖД" по балансовой стоимости  активов 987 организаций федерального железнодорожного транспорта. По состоянию  на 31.12.2009 г. в собственности компании находятся 385 тыс. объектов недвижимости (включая земельные участки).

Миссия компании состоит  в удовлетворении рыночного спроса на перевозки, повышении эффективности  деятельности, качества услуг и глубокой интеграции в Евроазиатскую транспортную систему.

Главные цели деятельности общества - обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц  в железнодорожных перевозках, работах  и услугах, оказываемых железнодорожным  транспортом, а также извлечение прибыли.

Стратегические цели компании:

увеличение масштаба транспортного  бизнеса;

повышение производственно-экономической  эффективности;

повышение качества работы и  безопасности перевозок;

глубокая интеграция в  Евроазиатскую транспортную систему;

повышение финансовой устойчивости и эффективности.

Виды деятельности:

грузовые перевозки;

пассажирские перевозки  в дальнем сообщении;

пассажирские перевозки  в пригородном сообщении;

предоставление услуг  инфраструктуры;

предоставление услуг  локомотивной тяги;

ремонт подвижного состава;

строительство объектов инфраструктуры;

научно-исследовательские  и опытно-конструкторские работы;

предоставление услуг  социальной сферы

прочие виды деятельности.

Крупнейшим филиалом ОАО "РЖД" является Южно-уральская  железная дорога. Сегодня Южно-Уральская  дорога, развернутая протяженность  которой занимает около 8 тысяч километров, входит в число крупнейших железных дорог страны. Она включает 4 отделения: Челябинское, Курганское, Орское и Петропавловское  и обслуживает территории 7 субъектов  Российской Федерации: Челябинскую, Курганскую, Оренбургскую, частично Куйбышевскую, Саратовскую, Свердловскую области, республику Башкортостан и Северный Казахстан. В 2008 году перевезено 322 млн тонн грузов и 42010 тысяч пассажиров. С 1 октября 2003 году Южно-Уральская магистраль стала  филиалом компании "Российские железные дороги".

Деятельность по документационному  обеспечению управления осуществляет служба управления делами.

Составим SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД" (табл. 1)

 
 

Таблица 1 - SWOT-анализ деятельности ОАО "РЖД"

Сильные стороныСлабые стороны1. Профессиональный кадровый ресурс1. Недостатки технического обучения2. Стабильность финансового положения2. Изношенность ОПФ и транспортной инфраструктуры3. Применение прогрессивных технологий3. Недостаток финансирования капитальных  проектов в части улучшения состояния  ОПФ и транспортной инфраструктурыВозможностиУгрозы1. Рост рынка транспортных услуг1. Увеличение на транспортном рынке компаний, оказывающих  транспортные услуги2. Развитие технологий IT2. Изменение структуры налоговых  тарифов в отношении транспортных услуг3. Развитие партнерских отношений  с компаниями - перевозчиками грузов3. Политическая нестабильность в обществе4. Проекты Правительства РФ, связанные  с реконструкцией транспортной отрасли  РФ и финансирование таких проектов4. Возрастание экономических рисков в условиях кризиса

Возможности 1. Рост рынка  транспортных услуг 2. Развитие технологий IT 3. Развитие партнерских отношений  с компаниями - перевозчиками грузов 4. Проекты Правительства РФ, связанные  с реконструкцией транспортной отрасли  РФ и финансирование таких проектовУгрозы 1. Увеличение на транспортном рынке  компаний, оказывающих транспортные услуги 2. Изменение структуры налоговых  тарифов в отношении транспортных услуг 3. Политическая нестабильность в обществе 4. Возрастание экономических  рисков в условиях кризисаСильные стороны 1. Профессиональный кадровый ресурс 2. Стабильность финансового положения 3. Применение прогрессивных технологий1. Сохранение квалифицированного персонала 2. Укрепление имиджа ОАО "РЖД" 3. Получение  дополнительных финансовых средств 4. Внедрение новых технологий обученияСнижение затратСлабые стороны 1. Недостатки технического обучения 2. Изношенность ОПФ и транспортной инфраструктуры 3. Недостаток финансирования капитальных проектов в части улучшения состояния ОПФ и транспортной инфраструктуры1. Выделение непрофильной деятельности 2. Направление финансовых ресурсов на финансирование проектов воспроизводства инфраструктуры 3. Направление финансовых ресурсов на финансирование проектов воспроизводства ОПФ

 

2.2 Порядок обработки потоков  документов в ОАО "РЖД"

 

В ОАО "РЖД" функции по делопроизводству разделяются между  несколькими подразделениями. (рис.5)

 

Рис.5 - Подразделения, осуществляющие функции по делопроизводству в ОАО "РЖД"

 

Департамент управления делами является основным структурным подразделением, осуществляющим функции по документационному  обеспечению управления и осуществляет контроль за исполнением Инструкции по делопроизводству.

Департамент управления делами в своей структуре имеет два  отдела: экспедицию и отдел документационного  обеспечения. Функции между этими  отделами распределены следующим образом.

Экспедиция осуществляет прием и регистрацию входящих документов; отправку исходящих документов средствами почтовой связи, а также  передачу документов срочного и оперативного характера по каналам электрической  связи.

Отдел документационного  обеспечения выполняет функции  по:

контролю оформления документов и контроль исполнения;

текущее хранение документов;

внесение необходимых  данных в автоматизированную систему "Документооборот".

Службы делопроизводства подразделений выполняют следующие  основные функции:

прием и учет поступивших  документов;

учет и регистрация  отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;

контроль за прохождением документов в подразделении;

ввод в базу данных подразделения  информации о ходе и результатах  исполнения документов;

справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;

подготовка для руководства  подразделения сводок об исполненных  и о находящихся на исполнении документах;

контроль за своевременным  списанием в дело исполненных  документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования  дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел в архив;

ознакомление работников подразделения с информационными  и методическими документами  по вопросам делопроизводства;

инструктаж вновь принятых работников по вопросам делопроизводства.

Порядок работы с документами  в ОАО "РЖД" установлен Инструкцией  по делопроизводству, которая принята  и действует с 2006 года.

Делопроизводство осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и  контроля исполнения документов "Документооборот" (далее - АС "Документооборот").

Прием и первичную обработку  поступающих в общество документов осуществляют работники Департамента управления делами, на которых возложено  выполнение этих работ (далее - экспедиция).

Документы, полученные работниками  аппарата управления общества минуя  экспедицию, должны быть переданы в  экспедицию или отдел документационного  обеспечения Департамента управления делами (далее - отдел документационного  обеспечения) для учета и регистрации.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в ОАО "РЖД" используют три формы  регистрации документов: журналы  и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (рис. 6).

 

Рис.6 - Формы регистрации  документов ОАО "РЖД"

 

Организация контроля за исполнением  документов в ОАО "РЖД" обеспечивает их своевременное и качественное исполнение (см. рис. 7).

Рис. 7 - Контроль исполнения документов

 

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Департамент  управления делами осуществляет также  аналитическую деятельность путем  составления отчетов о проделанной  работе. В процессе работы составляются оперативные отчеты, которые выводятся  или ежедневно или еженедельно. Основное их назначение - получить объективную  картину информации для оперативного управления. А также аналитические. Они служат для анализа общей  картины документооборота в ОАО "РЖД". Типичные периоды вывода отчетов данной группы - месяц, квартал, полугодие, год. Отчеты составляются на основе данных АС "Документооборот", а также форм сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД". Форма  сводки учета объема документооборота ОАО "РЖД" утверждена Приказом ОАО "РЖД" от 05.01.2006 № 1. В данной форме, которая заполняется каждым структурным подразделением, фиксируется количество входящих документов (в том числе обращений граждан), исходящих и внутренних документов.

Все документы, которые обращаются в системе документооборота, в  ОАО "РЖД" разделяют следующим  образом:

.Входящие

.Исходящие

.Внутренние

Деятельность компании сопряжена  с обработкой большого количества входящей и исходящей корреспонденции. Объем  документооборота в ОАО "РЖД" представлен  в таблице 2. Данные представлены по аппарату управления ОАО "РЖД".

 

Таблица 2 - Документооборот  ОАО "РЖД"

Наименование документаКоличество  документовАбсол. изм, штТемп роста, %20082009Входящие 734114040655,3Исходящие 1344172938528,6Приказы  в том числе - по основной деятельности - по командировкам - по личному составу2045 842 650 5532173 943 639 591128 101 -11 386,3 12,0 -1,7 6,9Внутренние В том числе - финансовые - служебные3444 1622 18223005 1680 1325-439 58 -497-17,7 3,6 -27,3Итого756780474806,3

Графически данная таблица  представлена на рис. 8

 

Рис. 8 - Изменение количества документов ОАО "РЖД" по годам

 

Таким образом, проведенный  анализ свидетельствует о том, что  наибольшая доля документов как в 2008 году, так и в 2009 году приходилась  на внутренние документы. Кроме того, их количество сократилось в течение  года на 439 штук или 12,7 %. Данное снижение вызвано расширяющимся доступом в получении необходимой информации за счет локальной сети.

Рост количества приказов в течение 2009 года (6,3 %) вызван повышением доли рутинных вопросов, что указывает  на то, что основная задача руководства  предприятия - это поддержание уже  существующего организационного порядка.

Произведем анализ объема документооборота в течение одного года на примере 2009 года (табл. 3).

 

Таблица 3 - Анализ объема документооборота ОАО "РЖД" помесячно

МесяцВиды документовВходящиеИсходящиеПриказыВнутренние12345Январь122186226299Февраль118192209274Март96124184235Апрель107149211219Май91117107210Июнь94163192308Июль102195168312Август43101185175Сентябрь90109132243Октябрь99136191257Ноябрь93115189251Декабрь85142179222Итого1140172921733005

Наибольший поток входящих документов пришелся на январь, февраль, апрель и июль. Данный факт объясняется  в основном следующими причинами. По итогам года Правительство РФ, налоговая  инспекция, Комитеты государственной  статистики, Комитет по государственному имуществу и многие другие учреждения и организации направляют заявки для предоставления им годовых результатов  производственно-хозяйственной деятельности. Кроме того, январь и февраль характеризуются  получением ежегодных заявок на участие  предприятия в тендерах. В апреле предприятием сдаются годовые статистические отчеты и годовая бухгалтерская  отчетность, что в свою очередь, вызывает увеличение входящих документов в соответствующие  подразделения. В июле на предприятии, как правило, состоится годовое  собрание акционеров, что также приводит к желанию акционеров со стороны  получить интересующую их информацию. Снижение активности предприятия, а, следовательно, интенсивности документооборота в  августе связано с периодом отпусков.

На увеличение потоков  документов по исходящим, внутренним документам, а также приказам в основном повлияли вышеперечисленные факторы.

В табл. 4 представлена группировка  видов документов по основным подразделениям, а также анализируется их динамика.

 

Таблица 4 - Группировка видов  документов по подразделениям ОАО "РЖД"

Подразделение2008 год2009 годКол., шт.%Кол., шт.%12345Департамент управления делами4005,33784,7Департамент бухгалтерского учета76510,17429,2Департамент планирования и бюджетирования6859,16938,6Департамент  по организации, оплате труда и мотивации5877,86107,6Управление планирования и нормирования материально-технических  ресурсов7209,57599,4Департамент пассажирских сообщений7329,76958,6Департамент по организационно-штатным  вопросам1451,91592,0Департамент вагонного  хозяйства4115,44185,2Департамент безопасности2973,93314,1Департамент  капитального строительства1932,61982,5Департамент  электрификации и электроснабжения1021,3921,1Департамент  пути и сооружений1241,61612,0Департамент  управления имуществом781,0951,2Департамент  экономической конъюнктуры и  экономического развития1181,61742,2Центральная  заводская лаборатория931,2991,2Департамент  управления персоналом3995,34425,5Департамент  корпоративных коммуникаций2703,62205,4Правовой департамент1051,41281,6Прочие отделы и  службы134317,7165320,5Итого75671008047100