Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"

Наибольшая доля документов приходится на департамент бухгалтерского учета, департамент пассажирских сообщений, управления планирования и нормирования материально-технических ресурсов, а также департамент планирования и бюджетирования. Очевидна высокая  доля документов в бухгалтерии, так  как практически каждый внутренний документ, а финансовый - обязательно, должен быть заверен в бухгалтерии  для отслеживания движения финансово-материальных потоков предприятия.

Количество документов департамента планирования и бюджетирования растет по нескольким причинам: во-первых, рост объемов пассажирских и грузоперевозок требует работы с большим количеством  клиентов; во-вторых, ОАО "РЖД" входит в состав стратегически важных предприятий  РФ, что влечет за собой предоставление подробных отчетов о производственно-хозяйственной  деятельности предприятия перед органами государственной власти. Анализ основных положений инструкции по делопроизводству показал высокую степень регламентации данного процесса. В Инструкции кроме порядка обработки документопотоков подробно расписаны правила оформления основных видов документов. Все это, безусловно, создает условия для организации эффективного процесса документационного обеспечения управления. Документооборот в ОАО "РЖД" обрабатывается с помощью автоматизированной системы "Документооборот" которая заметно упрощает работу с документами.

2.3 Исследование движения документооборота  в ОАО "РЖД"

 

Технологический документооборот  составляет основу контроля, анализа, оперативного управления и планирования эксплуатационной деятельности ОАО "РЖД".

Развитие информационных технологий позволило перевести  в практическую плоскость электронизацию документооборота и автоматизацию  управления им. В частности, в железнодорожной  отрасли уже давно действуют  системы электронного документооборота, защищенной электронной почты, централизованное хранилище данных, различные автоматизированные системы учета и управления. И  в отношении электронизации и  автоматизации документооборота железнодорожники находятся на передовых рубежах.

Между тем 95% документооборота в компании осуществляется на бумажных носителях. И этому есть объяснение: характер деятельности отрасли требует  четкого документального подтверждения  всех шагов в реализации технологического процесса. Утвержденные формы первичной  учетной документации ОАО "РЖД" формируются по всем хозяйствам и  сопровождают практически все технологические  операции на железнодорожном транспорте. Простой их перевод в электронную  форму, т.е. замена бумажного носителя электронным без совершенствования  самого технологического процесса, не решает задачи повышения эффективности  бизнес-процесса. Ведь документооборот  не является изолированной технологической  цепочкой в бизнес-процессе компании. Документодвижение тесно интегрировано  с другими задачами, решаемыми  информационно-управляющими системами. Поэтому автоматизация документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции  передачи и сохранения документов в  действующие на железнодорожном  транспорте прикладные системы.

В условиях реформирования отрасли  существует острая необходимость пересмотра технологии эксплуатационной работы хозяйств, участвующих в перевозочном процессе. Все это требует существенного  повышения достоверности данных и увеличения скорости передачи информации о факте свершившихся технологических  операций. Предстоит сократить затраты  и издержки на регистрацию производственных операций, исключить дублирование документов и данных, централизовать отчетность, обеспечить оперативный доступ к  производственным и финансовым результатам  компании.

Образование операторских, дочерних компаний и филиалов определяет потребность  в наличии структурированного информационного  обмена не только между предприятиями  холдинга, но и другими субъектами хозяйственной деятельности и органами государственной власти.

Для реализации этих задач  в ОАО "РЖД" разработана автоматизированная система электронного технологического документооборота (АС ЭТД), которая  предоставляет работникам массовых профессий средства для выполнения функциональных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией и  установленным регламентом. При  этом каждый участник электронного технологического документооборота обеспечивается средствами электронной подписи. Система введена в опытную эксплуатацию на Юго-Восточной, Куйбышевской и Горьковской железных дорогах в объеме 28 первичных учетных документов по службам движения, вагонного, локомотивного, путевого хозяйств, а также хозяйства электрификации и электроснабжения.

Электронный документооборот  осуществляется при помощи программы  ЭТРАН, которая позволяет:

·Самостоятельный ввод заявок в электронном виде (за себя и  своих клиентов).

·Сокращение времени согласования заявок и оформления перевозочных документов.

·Возможность мониторинга  клиентами хода согласования заявок и оформления перевозочных документов.

·Возможность предварительного (справочного) расчета стоимости  перевозки по подаваемой заявке.

·Получение информации об остатке средств на лицевом счете. При создании единого лицевого счета - о движении средств на лицевом  счете.

·Возможность грузополучателю  видеть отправки в свой адрес, а грузоотправителю - свои отправки до момента раскредитования (выдачи груза получателю).

·При наличии электронной  цифровой подписи (ЭЦП) - исключение бумажного  документооборота и необходимости  доставки документов на станцию.

·Оформление электронных  накладных на груженый рейс, используя  ЭЦП.

На ЮУЖД такая система  еще не внедрена.

Необходимость внедрения  в филиале ОАО "РЖД" электронного документооборота обусловлена в  первую очередь документом, принятым в аппарате ОАО "РЖД" - Положением об организации электронного документооборота при оформлении перевозочных и/или  иных документов с использованием электронной  цифровой подписи при организации  перевозок грузов, порожних вагонов, не принадлежащих ОАО "РЖД". Кроме  того, в трех филиалах ОАО "РЖД" такая система уже внедрена.

На сегодняшний день в  филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД отсутствует  электронный документооборот с  предприятиями. Это приводит к возникновению  следующих недостатков.

Все перевозочные и транспортные документы оформляются внутри ERP-системы  предприятия, потом на бумажных носителях  передаются в соответствующие структуры  РЖД.

Результаты согласования заявок на перевозки приходится отслеживать  работникам транспортного отдела, что  не способствует оперативности. Ж/д  накладные оформляются вручную  в местах погрузки, что увеличивает  вероятность ошибок.

Информация в бумажном виде передается в товарную контору  станции. Там ее вручную вводят в  систему "ЭТРАН". Полученная информация о номерах квитанций и провозных  платежах передается на бумажных носителях  для ввода в АСУ предприятия. Все делается достаточно долго, и  существует значительная вероятность  ошибок.

Эффекты от внедрения электронного документооборота в филиале ОАО "РЖД" - ЮУЖД при организации  перевозок грузов, порожних вагонов:

повышение оперативности  взаимодействия с ОАО "РЖД" за счет электронного документооборота;

сокращение транспортных издержек, простоев подвижного состава  из-за ошибок в оформлении перевозочных документов;

организация электронного архива собственных перевозочных документов;

ускорение расчетов с клиентами  за счет получения оперативной информации об исполнении перевозок;

возможность планировать  свою деятельность, исходя из оперативных  данных о прибытии грузов в собственный  адрес, по информации ОАО "РЖД";

организация безбумажного документооборота с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Таким образом, основными  направлениями совершенствования  является внедрение в ЮУЖД системы  электронного документооборота при  оформлении перевозочных и/или иных документов с использованием электронной  цифровой подписи.

Глава 3. Совершенствование документооборота в ОАО "РЖД"

 

3.1 Методы совершенствования документооборота  на предприятии

 

Основными направлениями  совершенствования документооборота являются:

сокращение объема документооборота,

совершенствование технологии документооборота.

В качестве основных методов  улучшения технологии документооборота выделяют:

разработку моделей документооборота в и организациях;

составление маршрутных карт технологического процесса;

разработку рациональных схем документооборота: оперограмм и  документограмм, схем движения документов и др.

Основные методы совершенствования  документооборота рассмотрим подробно.

. Унификация и стандартизация  документов. Унификация документов - это установление единообразия  состава и форм управленческих  документов, создаваемых в процессе  осуществления однотипных управленческих  функций и задач.

При осуществлении работ  по унификации в организации проводится унификация состава документов, создаваемых  при решении управленческих задач  и унификация форм документов. В  результате унификации состава документов исключаются формы документов, не вызванные действительными потребностями  управления, в результате чего состав документов организации может быть значительно сокращен.

В целях оптимизации состава  применяемых в организации форм документов разрабатываются Табель и Альбом форм документов.

При унификации и стандартизации документов рекомендуется использовать Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам  и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

. Повышение качества документируемых  решений. Одним из методов сокращения  неоправданных документопотоков  является повышение качества  самих принимаемых решений. Большой  поток документов возникает при  издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих  массу запросов и разъяснений.

Если в решении, отраженном в документе, нечетко определены задания (поручения), не указаны ответственные  исполнители, возникает безответственность: затрудняется контроль исполнения, идут запросы на уточнение заданий, начинается рассылка поручений, многочисленные согласования, возникает поток новых документов. Если в решении какое-либо задание (поручение) не подкрепляется организационным  и ресурсным обеспечением, вновь  порождается переписка с просьбами  о корректировке материально-технического снабжения, перенесении сроков исполнения и т.п.

Текст документа, отражающий управленческое действие, поручение, решение, должен содержать только необходимую  информацию, четко излагать суть рассматриваемого вопроса, определять реальные и обоснованные сроки исполнения. С этой целью  при подготовке документов необходимо максимально широко использовать унифицированные  формы, текст которых содержит оптимальную  структуру и конкретные формулировки.

. Повышение качества подготовки  и оформления документов. Одним  из путей совершенствования документооборота  является применение всеми государственными  органами и организациями единых  требований, предъявляемых к подготовке  и оформлению документов и  их составных информационных  элементов - реквизитов. Например, соблюдение  единых требований к оформлению  и расположению в документе  таких реквизитов, как гриф согласования, виза, гриф утверждения, адресат,  отметка об исполнителе документа  и др.

С целью экономии времени  на подготовку документов и организацию  работы с ними рекомендуется сокращать  текст за счет уменьшения традиционных различного рода вводных частей и  преамбул, исключения из служебной  переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности  и т.п.

. Бездокументное решение  вопросов. Сокращению объема документооборота  способствует замена бумажного  документооборота на использование  телефонной связи, личной договоренности. Бездокументное решение вопросов  предполагает исключение бумажного  документа на двух уровнях:

при запросе информации (запрос и ответ передаются устно);

при ответе на инициативный письменный документ (в этом случае на инициативном документе оформляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело, в которой  указывается, каким образом решен  вопрос, поставленный в инициативном документе).

. Уменьшение количества  дублетных экземпляров документов  при их размножении, копировании  и рассылке. Важным фактором, позволяющим  сократить документооборот, является  определение оптимального перечня  организаций и структурных подразделений  организаций, до сведения которых  действительно необходимо доведение  заключенной в документе информации, поручения, решения. Необходимо  исключить случаи, когда рассылка  копий документа осуществляется  без учета реальной производственной  необходимости и вызвана желанием  перестраховаться.

Резервы сокращения объемов  документооборота имеются и при  размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы: ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Для  оптимального использования множительной техники рекомендуется: копировать документы с уменьшением формата  и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование  типа "выписок".

. Использование современных  информационных технологий для  подготовки, передачи и обработки  информации. Одним из путей совершенствования  документооборота является применение  системного электронного документооборота, в первую очередь использование  электронной почты. Переход на  электронную почту значительно  улучшает возможности взаимодействия  различных организаций, позволяет  оперативно получать информацию, принимать решения и организовывать  их исполнение.

Использование электронных  технологий обеспечивает замену бумажного  документа машинным носителем информации, что позволяет формировать локальные  базы и банки данных, сокращая тем  самым количество обращающейся бумажной документации.