Коммуникативные системы в организации

1

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Поморский государственный университет имени М.В. Ломоносова»

Факультет управления

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по теории организации

Коммуникативные системы в организации

Научный руководитель

                                                                                                                                                       доктор культорологии, 

                                                                      профессор кафедры общего и     

                                                                     специального менеджмента           

Архангельск

2011

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

1.Организационные коммуникации: понятие и сущность………………….5

1.1.Виды коммуникации …………………………………………………..5

1.2.Функции коммуникации...........……………………………………….11

1.3.  Коммуникационный процесс………………………………………..13

1.4. Коммуникационные сети…………………………………………….16

2.Организация коммуникационных процессов в организации……………18

2.1.Роль коммуникации в современной организации ………………….18

     2.2. Способы совершенствования коммуникационных процессов в     организации  ………………………………………………………………….20

2.3. Барьеры на пути эффективных коммуникаций в организации……24

2.4. Навыки и умения, необходимые руководителю для успешности  деловых коммуникаций…………………………………………………..28

3.Анализ коммуникативных процессов в организации……………………32

     3.1. Общая характеристика коммуникационных процессов в организации ПО «Северный Торговый Центр…………………………………………….32

     3.2. Предложения по совершенствованию организационных коммуникаций…………………………………………………………………40

Заключение……………………………………………………………….……43

Список использованной литературы……………………………………45

Введение

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Обмен информацией между людьми называется коммуникацией.

Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. И наконец, руководитель тратит от 50 до 90% своего времени именно на коммуникации.

Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: “Хлеб людей организации — информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации.

Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Говорят, если организация эффек­тивна в области коммуникации, она эффективна и во всех других ви­дах деятельности. Коммуникации должны быть таковы, чтобы руково­дство компании, фирмы имело объективную информацию в нужное время и в удобной форме для принятия решений. Значит, в конечном счете, применительно к задачам теории организации, наиважнейшим яв­ляется коммуникационный процесс.

Актуальность выбранной темы исследования заключается в том, что коммуникация является важнейшим процессом в обеспечении эффективного функционирования организации, требует специального изучения и особых методов управления.

Целью курсового проекта является анализ сущности и природы коммуникаций, рассмотрение их значения в организации.

Исходя из данной цели в работе решаются следующие задачи:

1.      Изучить теоретические основы коммуникаций.

2.      Проанализировать коммуникационные процессы в организации и показать их значимость.

3.      Обосновать основные направления совершенствования коммуникаций в организации.

1.Организационные коммуникации: понятие и сущность

1.1.Виды коммуникации

Коммуникации являются важнейшей составляющей в деятельности руководителя, поскольку коммуникации -  это обмен информацией между людьми. Без обмена информацией они не могут вместе работать, формулировать задачи и решать их.

Коммуникации в организации – это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязанностей, или должностных инструкций.

Общение людей осуществляется с помощью вербальных и невербальных коммуникаций. Вербальные коммуникации реализуются посредством устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, совещания, переговоров, презентаций, телефонного разговора, когда наибольший объем информации передается посредством голосовой связи. Письменные коммуникации реализуются через документы в форме писем, приказов, распоряжений, инструкций, положений, когда руководитель передает подчиненному письменные указания.

Невербальные коммуникации осуществляются посредством языка телодвижений и параметров речи. Язык телодвижений – главный компонент невербальных коммуникаций, оказывающих воздействие на другого человека (до 55% всех коммуникаций). К нему относятся одежда, осанка, жесты, собственно телодвижения, фигура человека, поза, выражение лица, контакт глазами, размер зрачков, расстояние между говорящими. Параметры речи – второй по значимости компонент невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи мы относи интонацию, тембр голоса, темп речи, частоту дыхания, выбор слов, употребление жаргона, громкость голоса, произношение слов и др.

Сyщecтвyeт нecкoлькo видoв кoммyникaций внyтpи opгaнизaции:

1.     Коммуникации между организацией и внешней средой.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с внешним окружением. С имеющимися и потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью внимание уделяется созданию определенного «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Делая взносы в интересах разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на будущие законы и постановления.

Обсуждение, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, отчеты, которые циркулируют внутри организации, чаще всего являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

2.                  Вертикальные коммуникации: нисходящие и восходящие. Информация может передаваться по нисходящей, то есть из высших уровней на более низких. Таким путем подчиненным уровням управления сообщаются текущие задания, изменение приоритетов, конкретные заданиях, рекомендованные процедуры.

Кроме обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации из низших уровней на более высоких может заметно влиять на производительность.

Коммуникации по восходящей, то есть снизу наверх, также предоставляют высшему руководству информацию о том, которое делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты решения проблем. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей — это создания групп из работников, которые регулярно, обычно на 1 час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы получили название кружков качества. Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

3. Коммуникации между разными отделами (подразделами). Организация состоит из множества подразделов, потому обмен информацией между ними нужен для координации заданий и действий. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

4. Коммуникации руководитель-подчиненный является примером обмена информацией по вертикали, но мы рассматриваем этот вид обмена информацией отдельно, поскольку он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми. Форм таких коммуникаций существует очень много: разъяснение задачи, объяснение приоритетов и ожиданий; привлечение работника к решению задач отдела; обсуждение проблем эффективности; совершенствование и развитие подчиненных; сбор информации о потенциальных или реальных проблемах; оповещение людей о предстоящих изменениях, ознакомление с идеями подчиненных и т.д.

5.Кoммyникaции мeждy pyкoвoдитeлeм и paбoчeй гpyппoй. Пoзвoляют pyкoвoдитeлю пoвыcить эффeктивнocть дeйcтвий гpyппы. Поскольку в обмене принимают участие все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых заданиях и приоритетах отдела, о том, как стоило бы работать вместе, о будущих изменениях и возможны их последствия для этого и другого отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или будущих изменений. Как отмечено выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

6.Нeфopмaльныe кoммyникaции. Вся организация состоит из формальных и неформальных компонентов. Каналом неформальной коммуникации являются слухи, один из самых быстрых способов распространения информации. Руководители зачастую используют этот канал передачи информации для изучения мнений сотрудников, их готовности к переменам и принятию нового, определения "узких" мест в руководстве организацией.

Принято считать, что слухи - это менее точная информация, однако от них во многом зависит весь коммуникационный процесс.[1] Однако исследования показывают, что слухи чаще оказываются точными, чем неточными. Если речь идет о сведениях об организации, не подлежащих обсуждению, 80-99% слухов бывают точными; но если говорить об информации личного характера или о в высшей степени эмоциональных сведениях, уровень точности и достоверности будет намного ниже. Кроме того, независимо от их точности «все свидетельствует об огромном влиянии слухов, как позитивном, так и негативном».

Нейролингвисти́ческое программи́рование, также известное как НЛП — комплекс моделей, техник и операционных принципов, применяемых главным образом как подход к личностному развитию посредством моделирования эффективных стратегий (мыслительных и поведенческих). Было разработано Ричардом Бэндлером совместно с Джоном Гриндером в течение 1970-х годов XX века. НЛП основывается на том, что сознание, тело и язык индивидуума определяют картину его мировосприятия, и это восприятие меняется в ходе жизни по мере обретения человеком нового опыта, а также его можно изменить намеренно с помощью реструктуризации личного опыта посредством различных техник. Некоторые коммуникативные стратегии из этих областей были адаптированы к области повседневного общения.[2]

Одним из основных предметов рассмотрения НЛП является чуткость нашего восприятия, наша способность видеть, слышать, а также в целом ощущать происходящие в окружающей обстановке изменения.

В то время как большинство людей смешивают вместе все внутренние процессы обработки информации и называют это "мышлением", Бэндлер и Гриндер заметили, что гораздо полезнее разделить мышление на несколько отдельных сенсорных модальностей, характеризующих процессы обработки информации различного рода. Когда человек внутренне обрабатывает информацию, он делает это визуально (зрительно), аудиториально (по слуховому каналу) и кинестетически. Например, когда вы читаете слово "цирк", вы можете представить себе его значение, увидев образы цирковой арены, слонов и акробатов; услышав карнавальную музыку; почувствовав волнение, возбуждение; почувствовав запах или ощущая вкус кукурузных хлопьев или леденцов. Доступ к значению слова возможен по одному из этих пяти сенсорных каналов, а также в любой их комбинации.[3]

Бэндлер и Гриндер обнаружили, что люди систематически перемещают глаза в определенных направлениях, в зависимости от того, какого типа мышление в них происходит. Такие движения глаз называют "глазными сигналами доступа". Схему такого рода легче всего использовать, просто "наложив" ее на лицо какого-нибудь человека: заметив определенное направление взгляда на лице человека, вы сможете визуализировать (внутренне представить) обозначение глазного сигнала доступа, соответствующего этому направлению, а следовательно, узнать, какого рода обработка информации происходит в уме этого человека.