Коммуникативные системы в организации

Направление взгляда налево вверх: зрительное воспоминание. Зрительное представление тех вещей или явлений, которые человек уже видел раньше. Стандартные вопросы, вызывающие такого рода процессы переработки информации: "Какого цвета глаза вашей матери?", "Как выглядит ваше пальто?" и т.д.

Направление взгляда направо вверх: зрительная конструкция. Зрительное представление образов тех вещей или явлений, которые человек никогда не видел раньше, или зрительное представление вещей не такими, какими человек их видел раньше. Вопросы, как правило, вызывающие такого рода процессы обработки информации: "Как будет выглядеть оранжевый гиппопотам в малиновых пятнах?", "Как бы вы выглядели, если бы смотрели на себя с другого конца комнаты?"

Направление взгляда налево: слуховое воспоминание. Слуховое представление тех звуков, которые человек уже слышал раньше. Вопросы, как правило вызывающие такого рода процессы обработки информации: "Что я только что сказал?", "Как звонит ваш будильник?"

Направление взгляда направо: слуховая конструкция. Слуховое представление звуков, которые человек никогда не слышал раньше. Вопросы, которые могут вызвать такого рода процессы обработки информации: "Как вы представляете себе шум аплодисментов на фоне пения птиц?", "Как прозвучало бы ваше имя, если произнести его наоборот?"

Направление взгляда налево вниз: слуховое замкнутое представление. Разговор с собой, внутренний разговор. Вопросы, которые могут вызвать такого рода процессы обработки информации: "Скажите себе что-нибудь, что вы обычно говорите себе", "Повторите про себя Символ Веры".

Направление взгляда направо вниз: кинестетическое представление. Ощущение эмоций, осязательные ощущения (чувство прикосновения) или проприоцептивные ощущения (чувство движения мышц). Вопросы, вызывающие такого рода процессы обработки информации: "Как вы чувствуете себя, когда ощущаете радость?", "Какое чувство вы испытываете, когда прикасаетесь к сосновой шишке?", "Что вы чувствуете, когда бежите?".[4]

«Смысл общения – в его результате», это общеизвестно. Как и любая другая сфера человеческой деятельности, общение имеет свои задачи: информировать, склонить, отговорить, предупредить, напугать и т. п.. Одним из основных условий любого общения, независимо от его конкретных целей и содержания, является психологический контакт. НЛП как раз и занимается тем, что разрабатывает способы установления и поддержания полноценного контакта между людьми

1.2.Функции коммуникации

Одним  из  самых  важных  факторов  интеграции   управления   является коммуникация. Коммуникация - это общение  людей  в  процессе  их  совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен  информацией.  Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей.

Хотя  коммуникация  имеет  широкое   применение   во   всех   областях управления, она особенно  важна  для  осуществления  функции  руководства  и лидерства. Согласно исследованиям руководитель от 50 до 90%  своего  времени тратит на коммуникации. Это кажется  невероятным,  но  становится  понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать  свои  роли в  межличностных  отношениях,  информационном  обмене  и  процессе  принятия решений, не говоря об  управленческих  функциях  планирования,  организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен  информации  встроен  во  все основные  виды  управленческой  деятельности,  можно  назвать   коммуникации связующим процессом.

      В  самом  широком  смысле   цель   коммуникаций   на   предприятии - осуществление  изменений,  влияние  на  деятельность  таким  образом,  чтобы достичь процветания предприятия.

      Основные функции коммуникации:

1.информативная - передача истинных или ложных све­дений;

2.интерактивная (побудительная) - организация взаимо­действия между людьми, (распределение функций, влияние на настроения, поведение собеседника, путем использова­ния различных форм воздействия: внушение, приказ, просьба);

Эти две функции теснейшим образом связаны  друг  с другом.  Взаимодействие личностей  в  значительной  степени  осуществляется благодаря движению информации, но полностью к  информационным  процессам  не сводится, потому что коммуникация строится не только  по  факту  передачи  и получения  информации,  но  и  поличностным  ее  оценкам  и   индивидуальным интерпретациям.

3.перцептивная функция - восприятие друг друга парт­нерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

4.экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.[5]

1.3.  Коммуникационный процесс

Кoммyникaциoнный пpoцecc — этo oбмeн инфopмaциeй мeждy двyмя или бoлee людьми. Оcнoвнaя цeль пpoцecca — oбecпeчeниe пoнимaния инфopмaции, являющeйcя пpeдмeтoм oбмeнa, тo ecть cooбщeний.

В пpoцecce oбмeнa инфopмaциeй выдeляют чeтыpe бaзoвыx элeмeнтa:

      oтпpaвитeль — лицo, гeнepиpyющee идeи или coбиpaющee инфopмaцию и пepeдaющee ee;

      cooбщeниe — coбcтвeннo инфopмaция, зaкoдиpoвaннaя c пoмoщью cимвoлoв;

      кaнaл — cpeдcтвo пepeдaчи инфopмaции;

      пoлyчaтeль — лицo, кoтopoмy пpeднaзнaчeнa инфopмaция и кoтopoe интepпpeтиpyeт ee.

Коммуникационный процесс представляет собой необходимую предпосылку становления, развития и функционирования всех социальных систем, потому что именно он обеспечивает связь между людьми и их общностями, делает возможной связь между поколениями, накопление и передачу социального опыта, его обогащение, разделение труда и обмен его продуктами, организацию совместной деятельности, трансляцию культуры. Именно посредством коммуникации осуществляется управление, поэтому она представляет в добавление ко всему сказанному и социальный механизм, с помощью которого возникает и реализуется власть в обществе.

Пpи oбмeнe инфopмaциeй oтпpaвитeль и пoлyчaтeль пpoxoдят нecкoлькo взaимocвязaнныx этaпoв. Иx зaдaчa — cocтaвить cooбщeниe и иcпoльзoвaть кaнaл для eгo пepeдaчи тaким oбpaзoм, чтoбы oбe cтopoны пoняли и paздeлили иcxoднyю идeю. Укaзaнныe этaпы тaкoвы:

1.Формулирование идеи или выбор информации для передачи. Отправитель должен хорошо оценить значимость идеи (информации) и продумать суть ее изложения. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов.

2. Кодирование и выбор канала передачи информации. Чтобы передать идею или информацию, отправитель кодирует ее с помощью символов и выбирает канал передачи, соответствующий типу символов. Выбор средства сообщения не должен быть ограничен единственным каналом – необходимо использовать сочетание разных каналов.

3. Передача информации – непосредственно передача конкретной информации.  На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использо­ванием знаковых систем. Существует несколько знаковых систем, используемых в коммуникационном процессе. При классификации коммуникативных процессов условно можно выделить вербальную коммуникацию, где в качест­ве знаковой системы используется речь, и невербальную коммуникацию, когда используются различные неречевые знаковые системы.

4.Декодирование  (расшифровка) – на этом этапе осуществляется перевод информации отправителя в информацию получателя. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются местами.[6] Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.

Иногда в процессе коммуникации может возникнуть «шум», источниками которого являются:

     -язык (вербальный и невербальный);

     -различия в восприятии информации;

     -различия в статусе.

Цель коммуникации – обеспечить понимание информации (сообщения), которой обмениваются отправитель и получатель. Коммуникации могут осуществляться в виде:

-монолога – информации, поступающей от отправителя к получателю

-диалога – информации, поступающей от отправителя к получателю и от получателя к отправителю

-обратной связи как реакции на полученную информацию.

Для обмена информацией используют символы, к которым относятся слова, жесты, интонация. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов.

Коммуникации внутри группы идут тем интенсивнее, чем сплоченнее группа, а статус каждого ее члена определяет его место в коммуникационном процессе таким образом, что член с наивысшим статусом участвует в нем в наибольшей степени, а член с самым низшим статусом - в наименьшей. Наконец чисто физическое взаимное расположение работников (например, близость их кабинетов) оказывает влияние на интенсивность общения. Было замечено, что открытые офисы (с невысокими перегородками вместо стен) снижают уровень общения. Это является тем удивительнее, что открытые офисы были внедрены специально для стимуляции общения.

1.4. Коммуникационные сети

Коммуникационная сеть - это соединение определенным образом участвующих в коммуникационном процессе индивидов с помощью информационных потоков.

Коммуникационная сеть формируется тогда, когда несколько объектов связываются вместе несколькими каналами. Линия коммуникации между двумя индивидами или организациями называется коммуникационным каналом. Коммуникационная сеть устанавливает связь между индивидами, а также между высшим руководством и каждой производственной единицей.      

Создаваемая руководителем сеть состоит из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. Вертикальные связи возникают между уровнями управления, руководителем и подчиненными по восходящим и нисходящим направлениям. По восходящей линии, т.е. снизу вверх, передается информация о том, что делается на низовых уровнях, по нисходящей информация проходит путь от высших уровней к подчиненным. Горизонтальные связи возникают между равными по уровню работниками и подразделениями организации, их задача – координация задач и действий. Диагональные коммуникации возникают между начальниками и подчиненными разных подразделений организации. Сеть этих связей создает реальную структуру организации. Задача формальной организационной структуры заключается в том, чтобы придать коммуникационным потокам правильное направление.[7]

Коммуникационная сеть включает потоки посланий или сигналов (коммуникационные каналы) между двумя или более индивидами. Коммуникационная сеть концентрируется на выработанных в организации образцах этих потоков, а не на том, удалось ли передать значение или смысл послания. Однако коммуникационная сеть может влиять на сокращение или увеличение разрыва между посланным и полученным значением. Таким образом, в зависимости от того, как построены коммуникационные сети, деятельность организации может отличаться большей или меньшей эффективностью.

       Каждая компания должна периодически оценивать рациональность своих коммуникационных сетей. При этом внимание обращается на следующие вопросы:

-все ли работники включены в сеть (если кто-то не включен, то он лишен возможности получения управленческой информации);

-не перегружены ли каналы и не следует ли увеличить их количество;

-экономичны ли сети;

-не является ли скорость передачи сообщений слишком медленной.

Эффективность коммуникаций самым непосредственным образом связана с рациональностью выбранной структуры управления. Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления. По мере роста организации увеличивается и протяженность коммуникативных каналов, что ведет к возрастанию вероятности неудачи коммуникации. Формальные каналы позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки, поэтому сотрудники, получающие информацию исключительно от своих руководителей или подчиненных, будут действовать, не имея полной картины происходящих в организации событий. Это обстоятельство является важным ограничителем эффективности формальных каналов передачи информации при решении нестандартных проблем, требующих творческого подхода.

2.Организация коммуникационных процессов в организации

2.1.Роль коммуникации в современной организации

Иногда за процессом, особенно таким захватывающим, каким может быть общение, мы не видим результата. Причем, сам процесс был организован образцово: обсуждение прошло живо и интересно, затронули все аспекты проблемы, рассмотрели альтернативы — а вот что в итоге, каков результат? Можем ли мы в таком случае говорить о бизнес коммуникациях?

Из чего же складывается информационный обмен между людьми?

С методологической точки зрения, непрерывный по своей природе процесс коммуникаций возможно расчленить на несколько взаимно обусловленных этапов. Среди наиболее важных его составных частей рассматривают этапы формулирования сообщения, кодирования его в некие символы, непосредственной передачи закодированного сообщения, осуществляемые, как правило, отправителем, получение его адресантом, а также проводимые им обратные этапы декодирования и понимания смысла. Итак, такая коммуникация приводит просто к обмену (правда, с некоторыми искажениями, органично присущими процессу) информацией между отправителем и получателем относительно понимания того или иного вопроса.

Один из парадоксов коммуникаций в организациях и заключается в том, что мы заменяем его близким по форме, но отличающимся сутью процессом — общением. От общения мы получаем многое, но не все. Мы обмениваемся информацией, знаниями, эмоциями, мы обогащаем друг друга, мы лучше понимаем особенности людей, их преимущества и недостатки. Мы — общаемся, и все. И как только общение завершается какими-то действиями, мы смело можем говорить о том, что состоялось большее, чем просто общение — мы совершили коммуникацию.