Коммуникативные системы в организации

В обмене информацией по горизонтали часто участвуют отделы или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникации по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений, которые являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Неформальные  коммуникации   распространяются   на празднованиях   дней рождений,   встречи   «Нового   года»,   «Восьмого    марта»  и других праздников. Ежегодно  в  организации  отмечается «день рождения ПО «Северный Торговый Центр» -  дата  регистрации.  На  данные  мероприятия принято собираться всем коллективом.  С помощью такой коммуникации подчинённые могут видеть в своих  начальниках  не только приказывающих руководителей, но и просто людей;  это  достигается, благодаря, коллективным праздникам и корпоративным мероприятиям. Неформальная коммуникация играет важнейшую роль в кризисных и конфликтных ситуациях, так как неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие коммуникантов к неформальной информации выше, чем к формальному источнику.

В организации предусмотрены охранные механизмы для предотвращения деструктивной коммуникации (гриф «для внутреннего пользования», «для служебного пользования», «совершенно секретно»). Охранные механизмы ограничивают число участников коммуникации определенным кругом лиц.

В ПО «Северный Торговый Центр» существует, так называемые, «Корпоративные правила», которые способствует созданию единого информационного пространства и облегчает процесс адаптации новых сотрудников. В «Корпоративных правилах» в простой и доступной форме отражены стандарты деловой переписки и ведения телефонных переговоров, безопасности, требований к внешнему виду, социальные гарантии работникам, структура компании, приема пищи, организации командировок, использования автотранспорта компании и курьерских служб, порядок начисления и выплаты заработной платы.

Идет активное использование внутреннего сайта организации для управления коммуникациями, где размещены регламенты и стандарты работы, оформления презентационных материалов, информация о новых сотрудниках с краткой информацией об их профессиональном опыте и компетенции. Сотрудники также информируются о возникающих вакансиях и предстоящих мероприятиях.

Наиболее очевидным компонентом коммуникации в организации являются отношения между руководителем и подчиненным, он составляет основную часть коммуникативной деятельности руководителя. На мой взгляд, в данной организации руководитель не очень интересуется делами и успехами  работников, что, конечно, негативно сказывается на производительности труда.  Также, методом опроса и наблюдений, было установлено, что в ПО «Северный Торговый Центр» очень низкие заработные платы, т.е. материальное стимулирование для работников выходит на первый план. На это стоит обратить внимание, ведь если у работника есть мотивация к труду, то эффективность предприятия повышается.

Показателем зрелости, и эффективности коммуникативных процессов в коллективе является социально-психологический климат. Благоприятный социально-психологический климат в компании «Северный Торговый Центр», в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

1. Ценности и отношения в коллективе соответствуют, главным образом, ценностям и задачам общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации.

2. Существует достаточная взаимная информированность по значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огрубению мышления, при котором служащие постепенно группируются, протестуя против сложившейся ситуации.

Для развития коммуникаций внутри организации также необходимо поддерживать культуру общения, для чего следует развивать следующие социально-психологические умения:

1) поддерживать общение, стимулировать активность партнера;

2) психологически точно определять «точку» завершения общения;

3)максимально использовать социально-психологические характеристики коммуникативной ситуации, в рамках которой разворачивается общение;

4) прогнозировать реакции партнеров на собственные действия и психологически настраиваться на эмоциональный тон собеседника;

5) овладевать и удерживать инициативу в общении и провоцировать «желательную реакцию» партнера по общению;

6) формировать и «управлять» социально-психологическим настроением партнера и преодолевать психологические барьеры в общении;

Для достижения коммуникативной задачи руководителю необходимо четко распределить между исполнителями функции и ответственность, следует осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. Организационные меры призваны, прежде всего:

Во-первых, они должны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное понимание глобальной цели и сопряженных с нею специфических и частных целей, тем самым определить место каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей. Во-вторых, организационные меры обеспечивают каждому исполнителю получение информации о тех новых знаниях или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.

Таким образом, проведенные мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри компании «Северный Торговый Центр» должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

3.2.Предложения по совершенствованию организационных коммуникаций.

Руководству «Северного Торгового Центра» в г. Архангельске можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию коммуникаций: 

- Регулирование информационных потоков. Руководитель, его заместители, а также руководители отделов должны представлять потребности в информации собственные, и подчиненных, должны научиться оценивать качественную и количественную стороны своих информационных потребностей, а также других потребителей информации в организации.

 - Управленческие действия. Руководитель может практиковать встречи с руководителями отделов для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Они же, в свою очередь, могут устраивать встречи со своими подчиненными. Иногда рядовые сотрудники, лучше, чем руководители знают, как улучшить эффективность работы в компании. Многие организации настаивают на проведении работниками руководящего звена таких еженедельных встреч-совещаний. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или коллегами по работе.

 - Системы обратной связи. Такие системы являют часть системы контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из их части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Эффективно работающий руководитель преодолевает разрыв между собою и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там. 

Опрос работников — еще один вариант системы обратной связи. Такие опросы можно проводить с целью получения информации от подчиненных буквально по сотням вопросов:

1) четко ли доведены до них цели их деятельности;

2) с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются или могут столкнуться;

3) получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы;

4) открыт ли их руководитель для предложений;

5) информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе и т..д.

- Системы сбора предложений. Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем — снижение остроты тенденции фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.

Чаще всего такая система реализуется в варианте ящиков для предложений, куда работники фирмы могут анонимно подавать свои предложения.

- Современные информационные технологии. Последние достижения в области информационной технологии могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Это должно уменьшить традиционно неиссякаемый поток телефонных разговоров. Кроме того электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных странах. Последние нововведения в системах телефонной связи позволяют одному человеку направить несколько сообщений разным людям, а затем позвонить и получить ответы на исходные сообщения.

Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с сотрудниками,

2. Распространение информации, используя электронные каналы связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

1. Листок новостей.

2. Квартальные, годовые отчеты сотрудников (аналог отчета всей организации).

3. Доска объявлений.

4. Страница организации в Интернете.

5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Заключение

Таким образом, коммуникации представляют собой серьезную проблему на всех уровнях современного общества. Управленческие коммуникации, телекоммуникации, а также невербальные подходы важны для правильного понимания коммуникативных процессов в современных организациях. Развитие таких средств связи, как факс, Интернет, электронная почта, оказывает важнейшее воздействие на процессы коммуникаций в организациях. Тем не менее, коммуникации по-прежнему остаются динамичным межличностным процессом. Это – процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в небольшой группе людей.

Управленческие коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большему количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Именно посредством коммуникации осуществляется управление.

Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, то они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов. Поэтому для успешной работы любой организации необходимы эффективные коммуникации, которые состоят из качественной передачи информации, средств передачи и верного восприятия послания получателем.

Общепризнанно, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организации, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет как одну из самых сложных проблем в организациях. Таким образом, эти опросы показали, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем. Из-за несовершенных коммуникаций некоторые менеджеры не достигают желаемых результатов, несмотря на их компетентность, техническую грамотность и благие намерения. Часто они становятся беспомощными, их работы срываются потому, что указания, посылаемые и получаемые ими, оказываются искаженными. Все это вытекает в отсутствие взаимопонимания, социальный дискомфорт, болезненное восприятие, конфликты и другие отрицательные последствия.

Поэтому менеджер должен прилагать много усилий для налаживания эффективных коммуникаций и научиться снижать частоту случаев неэффективных, тем самым, становясь лучшим, более эффективным менеджером.

Список литературы

1. Антошкин, В. Проблема управления коммуникацией/В. Антошкин// Экономика и управление. – 2002. – 189 с.

2. Бабосов, Е.М. Социология управления: Учебное пособие для вузов/ Е.М.Бабосов. – 2-е изд., стереотип. – МН.: ТетраСистемс, 2001. – 288 с.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Экономистъ, 2003. – 528 с.: ил.

4. Глухов В.В. Менеджмент: Учебник для вузов: 3-е изд. – Спб.: Питер, 2007. – 608 с.: ил. – (Серия «Учебник для вузов»)