Организационные структуры: назначение и содержание, тенденции развития

2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ООО «ЛЕСПРОМ»

2.1. Краткая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Леспром» было основано 4 ноября 2006 года на базе уже существовавшего леспромхоза.

Имущество и доходы предприятия формируются за счет финансово-хозяйственной деятельности. Данное предприятие имеет самостоятельный баланс, корреспондентский и расчетные счета в банке, печать со своим наименованием и штампы. ООО «Леспром» является юридическим лицом.

Общество расположено в п. Рощино, Приморский край. Учредителем является ЗАО «Лесопромышленная компания».

Предметом деятельности ООО «Леспром» является:

1.      Заготовка леса:

- вырубка леса (верхний склад, находится в лесу);

2.      Переработка заготовленной древесины (нижний склад, находится непосредственно на территории ООО «Леспром»);

3.      Разделка хлыстового леса на сортименты;

4.      Организация работы пилорамы: распиливание круглого сортимента на пиломатериалы (обрезной и не обрезной);

5.      Погрузо-разгрузочные работы:

- приём вагонов;

- выгрузка вагонов на погрузо-разгрузочных площадках;

- погрузка и отправка грузов на транспорте заказчиков;

- технический уход за состоянием тупиков.

ООО «Леспром» предоставляет услуги как физическим, так и юридическим лицам.

Основные функции предприятия:

1.      Работа с клиентами;

2.      Учетная деятельность:

      бухгалтерский учет;

      налоговый учет;

      кадровый учет.

3.      Хранение используемого оборудования, заготовленного и переработанного леса на складе;

4.      Технические работы:

      вспомогательное производство (сварщики, водители, монтажники и т.д.).

Сильные и слабые стороны организации – ее возможности и потенциальные угрозы – отражены в приведенной ниже таблице.

                  Рис. 12. Сильные и слабые стороны ООО «Леспром»

Оказание услуг проходит по следующей схеме:

Этап 1: Работа с клиентами.

От клиентов поступают заказы на лесопродукцию. Это может быть заказ на деловую древесину, обрезной брус, необрезную/обрезную доску и т.д..

Выясняются требования, предъявляемые к лесопродукции и ее параметры: вид продукции, количе­ство продукции, режим работы и т.д.; составляется спецификация к договору, где оговариваются все требования клиента. Затем составляется договор и производится расчет с клиентом.

Для каждой бригады рабочих формируется наряд-задание, на основе которого производится вырубка и переработка леса, отвечающего заданным параметрам.

Если заказ касается выполнения отгрузо-погрузочных работ, то для состав­ления приложения к договору, требуется подробно обследовать объект, оценить внешние условия, срок выполнения работ, хранение отгружаемого или погружаемого материала.

Этап 2: Выполнение заказа.

После заключения договора обозначенный в нем объект включается в график выполнения работ. Сотрудники приступают к выпол­нению заказа, действуя на основе финансового плана, составленного на год. После выполнения заказа составляется акт о выполне­нии работ, в котором указывается характер и длительность произведенных опера­ций, наименование и количество произведенной лесопродукции.

Договор и акт о выполнении работ составляются в двух экземплярах, один из ко­торых остается на предприятии, а второй передается заказчику. Расчеты с клиента­ми осуществляются, как правило, в безналичной форме.

Этап 3: Заготовка леса.

Для заготовки леса на аукционе приобретается лесорубный билет, где указываются номера делянок, площадь делянок, сроки внесения в бюджет платы за заготовленную лесопродукцию, срок окончания работ и т.д.. После этого составляется технологическая карта, которая содержит схему разработки лесосеки, расстановку рабочих, механизмы, с помощью которых производится валка леса. Параллельно производят найм рабочих в бригады лесорубов (найм рассчитан на определенный сезон, после чего бригады распускаются). Для бригад составляется наряд-задание, с которым они едут на делянки. По истечении срока выполнения работ заполняются «Сведения о фактически заготовленной древесине», а также акт заготовки леса. Данные документы поступают в бухгалтерию организации.

Этап 4: Переработка леса.

После заготовки лес проходит первичную обработку на верхнем складе, затем поступает на нижний склад и на пилораму, где древесина разделывается на ассортименты, заказанные клиентом. За каждый день работы составляется сводка, которая содержит данные о разделанной и переработанной древесине, составляется наряд на сдельную работу, ежемесячно составляется акт переработки. Данные сведения поступают в бухгалтерию, и, на их основании и на основе документа «Норма выработки и расценки», работникам начисляется заработная плата.

Этап 4: Денежные расчеты.

Основная масса всех расчетов производится в без­наличной форме, большинство финансовых операций проводит банк, согласно до­говору на банковское обслуживание.

При поступлении счета на оплату оформляется платежное поручение (стандартная форма ЦБ РФ) в двух экземплярах. В соответствии с платежным пору­чением банк переводит средства с расчетного счета заказчика на расчетный счет ООО «Леспром». На следующий день после этого на предприятие посту­пает банковская выписка, содержащая информацию о проведенных операциях.

Этап 5: Работа с персоналом.

Для начисления зарплаты персоналу используется табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, который заполняет­ся бухгалтером предприятия.

На данный момент ООО «Леспром» находится в стадии формализации и управления. Упор делается на стабильность. Велика роль высшего руководящего звена организации, выработка и принятие решений – взвешенный, консервативный процесс. Организационная структура предприятия достаточно устойчива. Однако, рассмотрев распределение полномочий и обязанностей между членами аппарата управления, мы сможем убедиться в том, что сложившаяся структура больше «не работает» на организацию, она, скорее, функционирует ей в ущерб. Становится очевидной невозможность развивать бизнес без корректировки организационной структуры. Возникает потребность в изменении структуры компании и делегировании полномочий. Данная ситуация соответствует четвертой фазе жизненного цикла – фазе «юность».

ООО «Леспром» имеет репутацию современного развивающегося предприятия с высоким уровнем обслуживания и предельно внимательным отношением к потребителям. Частные предприниматели и организации средних масштабов охотно пользуются услугами общества, положительно отзываясь о качестве производимого продукта (услуг) и времени выполнения заказа. На данный момент ООО «Леспром» не испытывает недостатка в клиентах.

Большинство рабочих относится к организации нейтрально, поскольку они работают не на постоянной основе. Несмотря на положительное отношение к конкретным руководителям, в целом рабочим безразлична судьба организации, они с легкостью воспринимают ее неудачи и в любой момент могут предпочесть данному предприятию другое – более успешное. Наблюдается высокая текучесть кадров. Все перечисленное послужило причиной тому, что за время существования ООО «Леспром» как таковой организационной культуры не сложилось. Но, стоит отметить, что личный состав аппарата управления почти не изменился с основания общества: некоторые руководители остались со времен бывшего леспромхоза.

Исполнительным органом ООО «Леспром» является администрация, возглавляемая генеральным директором. Финансово-экономическая работа возложена на централизованную бухгалтерию.

ООО «Леспром» осуществляет процесс централизованного планирования «сверху вниз». Плановые директивы разрабатываются генеральным директором, который определяет цели, основные направления и главные хозяйственные задачи развития предприятия. На более низких ступенях управления эти цели и задачи конкретизируются. После соответствующего согласования плановых заданий с конкретными исполнителями (мастерами, механиком, главным бухгалтером, начальником отдела кадров) планы окончательно утверждаются генеральным директором.

Итак, приведенная краткая характеристика ООО «Леспром» позволяет рассматривать организационную структуру, как часть системы, в которой все взаимосвязано. На построение организационной структуры предприятия оказывает влияние род его деятельности, производимые операции, особенности его развития, а так же особенности рынка, на котором оно осуществляет свою деятельность. На данном этапе в ООО «Леспром» необходимость преобразования структуры управления становится все более ощутимой.

2.2. Структура управления предприятием

Организационная структура управления ООО «Леспром», утвержденная Генеральным директором, представлена на рис. 13.

Рис. 13. Организационная структура ООО «Леспром»

В соответствии со структурой управления верхний уровень управления представлен генеральным директором. Генеральному директору подчиняются мастер верхнего склада, мастер нижнего склада, главный механик, бухгалтерия и отдел кадров. Генеральный директор руководит в соответствии с действующим законодательством производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия, неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, сохранность и эффективное использование имущества предприятия, а также финансово-хозяйственные результаты его деятельности.

Рассмотрим основные должностные обязанности в рамках системы управления предприятия.

Генеральный директор занимается: организацией работы и эффективного взаимодействия всех структурных подразделений; решением вопросов, касающихся финансово-экономической и производственно-хозяйственной деятельности предприятия, в пределах предоставленных ему законодательством прав; делегированием обязанностей и полномочий по управлению отдельными направлениями деятельности другим должностным лицам.

Все вопросы оперативной деятельности общества решаются Генеральным директором и руководителями подразделений аппарата управления. Решения по социально-экономическим вопросам деятельности общества вырабатываются и принимаются органами управления с участием трудового коллектива на общем собрании.

Функции управления деятельностью предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками.

В обязанности мастеров верхнего и нижнего складов входит:

      Руководство работой склада по приему, хранению и отпуску хлыстовой древесины после первичной обработки и делового леса;

      Обеспечение сохранности складируемой древесины, правил оформления и сдачи приходно-расходных документов;

      Надзор за наличием и исправностью противопожарных средств, состоянием помещений, оборудования и инвентаря на складе;

      Организация погрузо-разгрузочных работ на складе;

      Участие в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей;

      Руководство работниками склада.

Кроме того, они подписывают документы в пределах своей компетенции, вносят предложения о поощрении отличившихся работников и налагают взыскания на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

Бухгалтерия ведет бухгалтерский учет, осуществляет контроль над расходованием средств, составляет отчеты и бухгалтерские балансы, производит расчеты с рабочими и служащими.

Главный бухгалтер формирует учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. В его обязанности также входит:

      Обеспечение порядка проведения инвентаризации;

      Контроль соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота;

      Формирование и предоставление бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах генеральному директору;

      Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг);

      Учет финансовых, расчетных и кредитных операций;

Главный бухгалтер ведет учет имущества, обязательств и хозяйственных операции, товарно-материальных ценностей и денежных средств; составляет отчетные калькуляции себестоимости продукции, услуг; ведет расчеты по заработной плате; занимается начислением и перечислением налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений.

В задачи механика входит:

      Обеспечение бесперебойной и технически правильной эксплуатации и надежной работы оборудования;