Организационные структуры: назначение и содержание, тенденции развития

      Разработка графиков осмотров, испытаний и профилактических ремонтов оборудования в соответствии с положениями Единой системы планово-предупредительного ремонта;

      Подготовка титульных списков на капитальный ремонт;

      Ведение учета наличия и движения оборудования;

      Разработка нормативных материалов по ремонту оборудования, расходу материалов на ремонтно-эксплуатационные нужды;

      Определение устаревшего оборудования, объектов, требующих капитального ремонта, и установление очередности производства ремонтных работ;

      Специализированный ремонт, централизованное изготовление запасных частей, узлов и сменного оборудования;

      Разработка и внедрение мероприятий по замене малоэффективного оборудования высокопроизводительным;

      Контроль:

    - качества работ по монтажу оборудования;

    - рационального расходования средств на капитальный ремонт;

    - правильности хранения оборудования на складах.

Начальник отдела кадров отвечает за кадровую и производственную политику на предприятии.

Начальник отдела кадров возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров.

В его ведении также находятся следующие операции:

      Подбор, отбор и расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

      Прием, размещение и расстановка молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;

      Прием, перевод и увольнение работников;

      Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; хранение и заполнение трудовых книжек;

      Подготовка документов по пенсионному страхованию;

      Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.

Итак, на данный момент организационная структура ООО «Леспром» является линейной. Она обладает всеми характерными для такого вида структур недостатками: большая загруженность высшего руководства; высокая степень централизации власти; проблема адаптации к изменениям внешней среды; задержка решений и вопросов, касающихся подразделений.

Работа, которую выполняет аппарат управления, колоссальна, практически отсутствует делегирование полномочий. Дальнейшее развитие предприятия представляется невозможным, поскольку при существующей организационной структуре руководители будут не в состоянии справляться с возросшим объемом обязанностей.

3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ ООО «ЛЕСПРОМ»

Правильно спроектированная структура обеспечивает высокую производительность работы организации и является условием ее эффективности, которая может проявляться в гибкости при необходимости быстрой реакции на меняющиеся условия организационного окружения, оперативности в принятии решений, надежной системе контроля, хорошо работающих коммуникациях и высоко мотивированном персонале. Многие организационные проблемы, на первый взгляд не связанные со структурой, в действительности порождены ее противоречиями.

Структурные проблемы [19, с. 170]:

    Руководитель обладает недостаточными полномочиями для самостоятельного принятия решений;

    В непосредственном подчинении руководителя находится слишком мало/ много людей;

    Нечетко определены обязанности подчиненных;

    Неэффективны коммуникации, связывающие начальника с его подчиненными.

Р. Дафт [9, с. 140] выделяет следующие симптомы структурного несоответствия – случая, когда структура организации не отвечает ее потребностям:

1.        Решения принимаются с задержкой или недостаточно качественно. Лица, принимающие решения, могут быть перегружены, поскольку иерархия адресует им слишком много проблем. Делегирование полномочий более низким уровням может быть недостаточным. Качество решений также может быть низким потому, что информация поступает не по адресу;

2.        Организация не отвечает инновациями на изменения в окружающей среде. Одна из причин недостатка инноваций заключается в отсутствии координации работы подразделений по горизонтали. Структура организации должна конкретизировать ответственность функциональных подразделений, включая анализ среды и инноваций;

3.        Слишком много явных конфликтов. Структура организации должна способствовать объединению конфликтующих целей подразделений в единый комплекс целей всей организации. Когда цели подразделений противоречат друг другу или их достижение осложнено и осуществляется в ущерб целям организации, ее структура скорее всего оказывается ошибочной.

Н.И. Ануфриева [3, с. 160-171] предлагает использовать при анализе организационных структур понятие организационной патологии. Под ней понимается сбой в выполнении какой-либо функции, либо устойчивое недостижение целей организации. Патологией может считаться также достижение целей, но с существенно большими затратами времени, сил и средств по сравнению с запланированным уровнем.

Одним из типов организационных патологий А.И. Пригожин называет патологии в строении организации [20, с. 93-104]:

     Господство структуры над функцией (создание новых подразделений для решения проблем вместо конструктивного подхода);

     Обособленность подразделений;

     Несовместимость личности с функцией (чаще всего она касается руководителей и возникает, когда действия управленца вступают в противоречие с организационным порядком);

     Бюрократия (чрезмерное количество процедур).

Следствием патологий данного типа является нарушение связей между подразделениями, центром и отделами, замедление выполнения решений, сбой в функционировании системы организации в целом.

ООО «Леспром», согласно жизненному циклу, находится в фазе юность, для которой характерно возникновение следующих патологий: обособленность подразделений, неуправляемость, дублирование организационного порядка, демотивация руководства.

Вопрос о расширении полномочий на нижних уровнях иерархии управления и повышении производственно-хозяйственной самостоятельности подразделений, входящих в состав ООО «Леспром», определяет необходимость преобразования организационной структуры.

Существующую линейную организационную структуру предлагается поменять на линейно-функциональную структуру управления, наиболее приемлемую для ООО «Леспром» на данном этапе (преимущества и недостатки использования этих структур были рассмотрены в пункте 1.2.). Отмечу только, что «децентрализация управления в рамках линейно-функциональной структуры приводит к тому, что разделение прав и ответственности дробится между разными органами, руководящими техническими разработками, закупкой сырья и материалов, производ­ством, сбытом и т.д.» [17, с. 44]. Примерами предприятий такого рода могут служить фирмы, действующие в металлургической и резинотехнической промышленности, а также в отраслях промышленности, производящих сырьевые материалы [16, с. 239].

Совершенствование организационной структуры управления приобретает форму поиска альтернативного решения между централизацией и децентрализацией властных функций. Желание найти приемлемое соглашение между централизованным и децентрализованным управлением приводит к необходимости создать такую систему управления, которая характеризуется централизованной разработкой совершенствования предприятия и хозяйственной политики с децентрализованным оперативным управлением.

Для ООО «Леспром» приемлема следующая структура управления:

Рис. 14. Предлагаемая организационная структура ООО «Леспром»

Применение этой организационной структуры позволит:

     Освободить генерального директора предприятия от рутинной повседневной работы;

     Повысить качество и оперативность принимаемых решений;

     Вовлечь в предпринимательскую деятельность все подразделения объединения, способные расширить номенклатуру продукции и услуг, повысить гибкость и конкурентоспособность предприятия.

При совершенствовании организационной структуры управления ООО «Леспром» (как и любой другой структуры) наиболее важным является правильное соотношение полномочий и ответственности руководителей, четкая регламентация их деятельности.

Далее предложено новое распределение управленческих функций между подразделениями ООО «Леспром».

Высшим уровнем управления предприятием по-прежнему является генеральный директор. В новой организационной структуре предусмотрено два заместителя – заместитель директора по общим вопросам и заместитель директора по производству.

Функции генерального директора:

1.      Организация, планирование и руководство деятельнос­тью предприятия;

2.      Руководство структурными подразделениями предприя­тия, организация их взаимодействия;

3.      Распределение обязанностей и определение степени от­ветственности работников предприятия;

4.      Выявление и анализ проблем в работе предприятия;

5.      Представление интересов предприятия в суде, арбитра­же, органах государственной власти и управления.

Задачи главного бухгалтера:

1.    Организация бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

2.    Контроль над экономным использованием всех видов ресурсов, сохранностью собственности предприятия.

3.    Формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.

Служебные контакты главного бухгалтера:

1.      С отделом организации труда и заработной платы:

        По вопросам получения утвержденного штатного расписания; положений о премировании работников; данных об использовании фонда заработной платы и материального стимулирования; заключений о правильности применения форм и систем заработной платы; технически обоснованных нормативов по труду.

      По вопросам представления расчетов заработной платы; предложений по снижению трудоемкости производства продукции; данных о фактическом использовании фонда оплаты труда и материального стимулирования.

Заместителю директора по общим вопросам подчиняются отдел кадров и юрист.

Задачи юриста:

1.      Обеспечение соблюдения законности в деятельности предприятия.

2.      Защита правовых интересов предприятия.

Функции юриста:

    Осуществление правовой экспертизы проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера, подготавливаемых на предприятии;

    Методическое руководство правовой работой на предприятии;

    Подготовка и передача необходимых материалов в судебные и арбитражные органы;

    Представление интересов предприятия в суде, арбитражном суде, а также в государственных и общественных организациях;

    Участие в подготовке и заключении коллективных договоров, отраслевых тарифных соглашений;

    Принятие мер по возмещению ущерба, причиненного предприятию;

    Участие в работе по заключению хозяйственных договоров, проведении их правовой экспертизы;

Служебные контакты юриста:

1.      Со всеми подразделениями предприятия:

     По вопросам получения проектов приказов, инструкций, положений, стандартов и других актов правового характера на правовую экспертизу; претензий, предъявленных предприятию; проектов хозяйственных договоров; материалов для подготовки ответов на претензии и предъявления претензий и исков к недобросовестным поставщикам (покупателям).

     По вопросам представления заключений о соответствии действующему законодательству представленных на правовую экспертизу документов; заключений на претензии, предъявленные предприятию; претензий и исков к недобросовестным поставщикам (покупателям).

2.      С главной бухгалтерией:

     По вопросам получения итогов инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

     По вопросам представления информации о судебных решениях и о результатах рассмотрения претензий.

3.      С отделом кадров:

     По вопросам получения штатных расписаний; должностных инструкций; положений о премировании работников предприятия.

     По вопросам представления проектов штатного расписания отдела; консультаций по вопросам нормирования и оплаты труда.

Задачи отдела кадров:

      Комплектование предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия;