Совершенствование организации учёта и отчётности

     Контролю  подлежит также правильность отражения  операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера. На этом этапе устанавливается контроль за правильностью оформления первичных учетных документов и отражения на их основании хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

     Главный бухгалтер БОУ ОАО «Белагропромбанк» оптимизирует документооборот филиала. При этом устанавливается:

• перечень первичных документов филиала;
• право подписи данных документов и ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию;
• рабочая схема действующих отделов филиала;
• порядок движения каждого документа между отделами и крайний срок представления документов конечному потребителю информации(бухгалтерии);
• график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

        Типовой график документооборота, разработанный в БОУ ОАО «Белагропромбанк» по срокам хранения бухгалтерской документации в соответствие с Законом Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» представлен в таблице 2.1. 

Таблица    2.1.  Типовой график документооборота, применяемый

в БОУ ОАО «Белагропромбанк»  

     После составления графика каждому  лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка  и определяется ответственность  за невыполнение требований документооборота. График документооборота БОУ ОАО «Белагропромбанк» позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии на стадии  подготовки к составлению бухгалтерской отчётности филиала, т. е. фактически повышает эффективность всей учетной работы БОУ ОАО «Белагропромбанк».

     При составлении графика документооборота БОУ ОАО «Белагропромбанк» учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения учётных документов.

     Рациональная  организация документооборота на БОУ ОАО «Белагропромбанк» усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета как учётно-контрольной функции управления филиалом.

     Все учётные документы БОУ ОАО «Белагропромбанк» после окончательной бухгалтерской обработки подшивают в папки и передают на хранение в текущий архив, где обеспечивается их сохранность и удобство хранения. Для быстрого поиска необходимого документа формируется номенклатура дел. Каждый полученный документ, пройдя обработку, подшивается в папку-дело. Все папки, находящиеся в бухгалтерии БОУ ОАО «Белагропромбанк», образуют номенклатуру дел бухгалтерии.

     Список  дел оформляется следующим образом: номер дела состоит из двух частей — присвоенного подразделению номера и номера по порядку в бухгалтерии. Графа «Количество дел в папке» заполняется в конце года. В примечаниях указывается, на основании какого из перечней устанавливается срок хранения документа: перечня типовых документов, либо перечня управленческих документов филиала и головного банка постоянного срока хранения.

     Бухгалтерские документы из архива выдаются по письменному распоряжению начальника БОУ ОАО «Белагропромбанк» с резолюцией главного бухгалтера. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчётности» устанавливает, что изъятие документов может производиться только должностными лицами специально уполномоченных органов. Изъятие бухгалтерских документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку начальнику БОУ ОАО «Белагропромбанк».

     С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, главный  бухгалтер или другое должностное  лицо филиала вправе снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица филиала могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

     В соответствие с перечнем типовых документов по СТБ 6.38-2004. «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации», утверждённых Приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь № 41 от 16.09.2005¹⁴, а также Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчётности» БОУ ОАО «Белагропромбанк» должен обеспечить хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам.

     Заполнение  форм бухгалтерской отчетности –  важная часть работы бухгалтерии БОУ ОАО «Белагропромбанк», которая должна быть выполнена профессионально и качественно. Одним из критериев качества работы бухгалтерии являются достоверность и полнота подготовленной отчетности. Сформированная отчетность филиала не может быть признана достоверной и полной, если при ее составлении не были учтены требования всех действующих в Республике Беларусь нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету и отчётности¹⁵.

     В бухгалтерскую отчетность БОУ ОАО «Белагропромбанк» включаются показатели, необходимые для формирования достоверного и полного представления о финансовом положении филиала, финансовых результатах его деятельности, изменениях в финансовом положении. Отдельные показатели, которые недостаточно существенны для того, чтобы требовалось их отдельное представление в формах 1 и 2 Бухгалтерского баланса, могут быть достаточно существенными, чтобы представляться  обособленно в пояснениях к этим формам.

     БОУ ОАО «Белагропромбанк»  вправе принять решение о предоставлении бухгалтерской отчетности по типовым формам бухгалтерской отчетности, если показатели, приведенные в этих образцах форм, позволяют соблюдать требования к бухгалтерской отчетности, изложенные в Правилах составления и предоставления бухгалтерской отчетности и в Инструкции о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности, утвержденных Постановлением Министерства финансов от 17 февраля 2004 года №16 (с изменениями и дополнениями)¹⁶, а также в нормативных правовых актах банковского законодательства, включая инструктивный материал Национального банка Республики Беларусь¹⁷.

     Основной  формой бухгалтерской отчетности, отражающей в денежной форме наличие, размещение и источники финансирования хозяйственных средств предприятия на определенную дату, является бухгалтерский баланс. Он представляет собой двухстороннюю таблицу: ее левая сторона – актив – показывает состав и размещение средств, правая – пассив – указывает на источники их формирования и целевое назначение. Итоги актива и пассива баланса всегда равны между собой. Это равенство обусловлено тем, что в них отражается один и тот же размер средств, только в разных группировках: в активе – по видам средств, в пассиве – по их источникам.

     Подготовка  данных для составления отчетности БОУ ОАО «Белагропромбанк» является весьма трудоемким участком завершающей стадии учетной работы бухгалтерии филиала, когда необходимо обобщить значительное количество текущей информации, счетов аналитического и синтетического учета с одновременной их обработкой и обобщением.

     Так как работа бухгалтерии БОУ ОАО «Белагропромбанк» полностью автоматизирована по банковским программам учёта, это позволяет обеспечить точность и оперативность отчетной документации филиала. Данные первичного учета многократно используются для составления различного рода отчётной бухгалтерской и статистической информации(как для головного банка, так и для Национального банка республики Беларусь), бухгалтерского баланса, что сокращает трудоемкость его разработки и сроки представления, повышает достоверность и качество бухгалтерской отчётности.

     Как уже отмечалось, бухгалтерская отчетность является завершающим этапом учетного процесса в БОУ ОАО «Белагропромбанк» и представляет собой совокупность показателей, характеризующих имущественное и финансовое положение, результаты хозяйственной деятельности филиала за отчетный период.  Для составления бухгалтерской отчетности филиала отчетной датой считается последний календарный день отчетного периода. Отчетным годом для всех организаций и предприятий Республики Беларусь, включая и БОУ ОАО «Белагропромбанк», считается период с 1 января по 31 декабря, а для вновь создаваемых – с даты приобретения прав юридического лица до конца года¹⁸.

     Отчетность  за истекший хозяйственный год БОУ ОАО «Белагропромбанк» содержит баланс, отчет о прибылях и убытках, приложения и пояснительную записку. Такой отчет составляется, рассматривается, утверждается и представляется в течение трёх месяцев(90 дней) по истечении отчётного года, а квартальная отчётность – в течение 30 дней по окончании квартала. Бухгалтерская отчетность БОУ ОАО «Белагропромбанк» подписывается начальником филиала и его главным бухгалтером и представляется:

     - в ОАО «Белагропромбанк» как  вышестоящую организацию;

     - в инспекцию  МНиС Республики  Беларусь Ленинского района г.Бреста. 
 

3. Совершенствование  организации учёта  и отчётности БОУ ОАО

«Белагропромбанк» на базе информационных технологий 

     Организация современного бухгалтерского учета в Республике Беларусь соответствует общепринятой практике в странах с развитой рыночной экономикой (например, США и др.) и основывается на девяти основных принципах[14, с.25]:

• двухсторонности, означающем, что средства предприятия равны сумме, полученной им от кредиторов и инвесторов, покупателей, а также нераспределенной прибыли, достигнутой в результате эффективной деятельности (т.е. части капитала, накопленного с момента создания предприятия, фирмы, а не за последний год работы);
• денежного измерения – бухгалтерский учет оперирует с данными (показателями, ресурсами, средствами и т. п.), имеющими денежное выражение;
• автономности – бухгалтерские счета предприятия автономны от счетов его владельцев и работников независимо от форм собственности или организационно-правовой формы предприятия (в США, например, их три: корпорация; товарищество, где два и более совладельцев-партнеров; индивидуальное, когда предприятие полностью принадлежит одному владельцу);
• непрерывности, который состоит в том, что предприятие будет функционировать неопределенное время, если только отсутствуют факторы, подтверждающие обратное (например, владельцы не намерены его продавать);
• себестоимости, заключающемся в том, что учет оперирует с себестоимостью средств (или ценой их приобретения), а не с их рыночной стоимостью (что вообще весьма затруднительно);
• консерватизма – увеличение суммы капитала может быть только тогда, когда это событие является вполне определенным, а уменьшение -в случае, когда событие становится вполне возможным (т.е. увеличение средств не фиксируется до тех пор, пока сделка не стала вполне определенным событием, например, когда продукция поставлена потребителю);
• материальности – позволяет пренебречь незначительными событиями и принимать во внимание только значительные, т.е. учет должен отражать все существенные факторы (хотя нет формальных правил, что относить к существенным или несущественным факторам, но вряд ли можно признать разумным учет, например, количества карандашей, бумаги или скрепок, расходуемое предприятием ежедневно);
• реализации – доходы учитываются тогда, когда продукция доставляется, а услуги предоставляются потребителю;
• соответствия – расходы данного периода – это себестоимость осуществления хозяйственной деятельности, в результате которой появляется доход данного периода.