Совершенствование организации управленческого труда на примере ООО «ТоргСервис»

Нашей задачей является разработка мероприятий, которые решали бы проблемы предприятия, были последовательны и обоснованы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ  УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ТРУДА НА ПРЕДПРИЯТИИ  ПО ОПТОВОЙ ПРОДАЖЕ СТРОЙМАТЕРИАЛОВ  ООО «ТОРГСЕРВИС»

2.1 Описание  объекта и предмета исследования

Объектом исследования является ООО «ТоргСервис».

Основной целью деятельности является извлечении прибыли. А также удовлетворение общественных потребностей в строительных и отделочных товарах и материалах, обеспечение имущественных и моральных интересов общества, его учредителей и работников.

Основным видом деятельности данной организации является продажа отделочных и строительных материалов со склада. За время деятельности ООО «ТоргСервис» приобрело довольно развитую торговую сеть. Низкие цены, регулярность поставок, гибкая система скидок - это используемая в организации система привлечение клиентов.

Главным направлением развития стратегии в области конкуренции  для завода является поддержание  своих позиций на сложившемся  уровне на рынке города Благовещенска. Основными конкурентами магазина являются СтройМода, Мастеровой, Новосёл.

Главными покупателями строительных и отделочных материалов являются непосредственные строители  и подрядчики, выполняющие ремонтные  работы. Большая часть приобретаемого товара идёт на отделку помещений под кафе, рестораны, ночные клубы и прочей недвижимости, приносящей в последующем доход.

Организационная структура  данного предприятия линейно-функциональная, она направлена на установление четких взаимосвязей между подразделениями  организации, распределения между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, находящие выражения в тех или иных принципах управления. Учредителем общества является генеральный директор, но во главе организации стоит директор, в подчинении которого находится бухгалтерия и отдел оптово-розничных продаж.

Строительные материалы, продаваемые предприятием, всегда будут  необходимы в сфере строительства, которая перспективно развивается  в нашем городе, а, следовательно, у ООО «ТоргСервис» есть возможность стабильно получать доход от своей основной деятельности. Особенностью товаров анализируемой компании является сезонный характер их использования, в связи с чем, пик реализации приходится на месяцы июнь-июль, а с ноября по февраль спрос потребителей сокращается в 2,5-3 раза. В период межсезонья предприятие уменьшает частоту и объём поставок, что позволяет не накапливаться и не залёживаться продукции на складе.

В настоящее время  компания «ТоргСервис» находится на стадии роста. С каждым годом растут обороты и доходы предприятия, увеличивается количество покупателей и поставщиков. В Приложении А приведены основные показатели торгово-экономической деятельности ООО «ТоргСервис» и тенденции их изменения. Исходя из проведенного анализа данных деятельности предприятия, приведённых в таблице, можно сделать вывод о том, что ООО «ТоргСервис» на данный момент является довольно прибыльным предприятием и способно к дальнейшему наращиванию объемов прибыли. Об этом свидетельствуют показатели темпов роста. И хотя их рост в 2010 году, в основном, связан с объёдинением организации с ООО «ЭлитСтройЦентр», но показатели прироста в 2011 году доказывают возможность успешного функционирования фирмы и дальнейшего её развития.

Чистая прибыль из года в год увеличивается, что напрямую связано с ростом объема продаж продукции. В 2010 году по сравнению с 2009 годом объем продаж продукции вырос на 9,26 %; а в 2011 году по сравнению с 2010 годом уже на 21,94 %. Рост этих показателей можно объяснить более эффективной работой отдела продаж, а так же тем, что фирма из года в год становится более известной на рынке строительных материалов за счёт качества своей продукции, а так же относительно небольших цен. Также наблюдается снижение себестоимости реализуемой продукции, что является положительной тенденцией. И хотя в абсолютном выражении этот показатель растёт, но, во-первых, этот рост имеет тенденцию к снижению, а во-вторых, темп роста себестоимости меньше темпов роста доходов от продаж, о чём и говорит показатель рентабельности.

2.2 Анализ  организации управленческого труда  ООО «Торгсервис»

Общее руководство предприятием осуществляет директор предприятия  ООО «ТоргСервис». Он решает самостоятельно все вопросы деятельности предприятия, действует от имени организации, представляет её интересы на рынке города Благовещенска. Также он распоряжается в пределах предоставленного ему права имуществом, заключает договора, осуществляет сделки. Издает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения работниками предприятия. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность организации, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества организации.

Также, так как предприятие  по масштабу довольно небольшое, и не имеет смысла нанимать отдельного экономиста, в обязанности директора входит организация и совершенствование экономической деятельности предприятия, направленные на повышение производительности труда, эффективности и рентабельности продаж, достижение наивысших результатов при наименьших затратах трудовых и финансовых ресурсов. Проводит работу по совершенствованию планирования экономических показателей деятельности организации, достижению высокого уровня их обоснованности и созданию нормативной базы планирования.

В подчинении директора  находятся главный бухгалтер  и начальник оптово-розничных  продаж, каждый из которых имеют  в своём подчинении около 3-5 человек.

Рациональная организация  управленческого труда требует  учёта всех выполняемых работ  и систематического наблюдения за рабочим временем и изучения структуры затрат времени. Это даёт возможность анализировать его использование и составлять обоснованные планы личной работы и мероприятий по эффективной организации управленческого труда.

Анализируя распорядок дня директора можно сказать, что организация управленческого труда по времени довольно не рациональна. Как было выявлено из беседы с руководителем, нет строго определённого времени начала и конца рабочего дня, а так же строго установленного времени обеденного перерыва, что в некоторой степени вызвано отсутствием ежедневного планирования работы и не способствует рациональному режиму труда. Но положительным моментом в работе директора можно выделить отсутствие уходов с работы по неуважительным причинам. Директор охватывает решение задач довольно обширного круга, по его мнению, большую часть рабочего времени занимает рассмотрение и принятие мер по решению и оптимизации текущих дел (около 20 % в день), которые, в большинстве случаев, связаны с поставкой товаров и материалов для продажи. Среди этих заданий есть те, которые следовало бы перепоручить руководителям более низких звеньев. Иногда случается, что директор и начальник отдела оптово-розничных продаж рассматривают одни и те же вопросы, что означает дублирование действий, а, следовательно, и увеличение потерь рабочего времени руководителя. Как признаётся сам директор, это вызвано желанием вести полный контроль над деятельностью организации, в частности это касается вопросов поставки товаров на склад от фирм-изготовителей и процесса реализации товара крупным заказчикам.

К тому же к директору  поступает очень большой поток  информации, на переработку и анализ которого тратится значительная часть  времени, а, следовательно, управленец постоянно отвлекается от выполняемых задач, что отражается на снижении работоспособности и качества выполняемой работы.

Также, можно сказать, что отсутствует определённый, пусть  даже формальный, план-график работы, следовательно, какие-то дела постоянно откладываются, могут быть упущены и не выполнены в срок, что также снижает эффективность организации труда руководителя, а так же может привести к таким последствиям, как несоблюдения условий договора с поставщиком или заказчиком. Проанализировав режим работы, выявлено, что достаточно большие потери времени происходят из-за большого потока посетителей, которые прерывают выполнение работы руководителя. Это, в первую очередь, связано в определённой степени с тем, что у директора отсутствуют часы приёма посетителей. Это значит, что в любой момент его могут отвлечь от решения как малозначительной, так и важной задачи, а это чревато повторным вниканием в уже рассматриваемую проблему (что означает потерю времени), принятием неэффективных решений, не доведением дела до конца или возможностью допустить ошибку в решении.

Организация рабочего места директора это также немаловажный фактор, прямо влияющий на повышение эффективности организации управленческого труда на предприятии. Кабинет оснащен письменным столом, который одновременно выполняет функции рабочего стола и стола для совещаний, рабочим креслом, стульями для посетителей и шкафом для документов. Довольно минимальное обустройство, но большего и не требуется, т. к. организация достаточно небольшая и директору нецелесообразно иметь просторный кабинет, набитый различной мебелью и техникой. Можно лишь сказать, что стоит отделить рабочую зону от зоны проведения совещаний, чтобы не смешивать дела связанные с выполнением личной и общественной работы. Визуально проанализировав оснащённость кабинета директора техникой, как одного из важных факторов в эффективной организации управленческого труда, можно сказать, что оснащённость оргтехникой почти оптимальна. В наличии телефон, факс, компьютер и кондиционер. Недостаток лишь в том, что телефон руководителя совмещает линии внутреннего пользования и внешних звонков. Это означает, отсутствие разграничения звонков по характеру и директору приходится принимать все входящие звонки, даже те, которые стоило пропустить, что нарушает сосредоточенность на выполнении дел и приводит к потерям рабочего времени. А также на предприятии отсутствует единая локальная сеть Internet, что в значительной мере помогло бы облегчить процесс доведения документов до нужных отделов, сократило бы время поиска информации, облегчило бы процесс документооборота и способствовало сведению до нуля потери документов. Что касается санитарно-гигиенический условий, то можно сказать, что в кабинете довольно комфортно, есть кондиционер, который обеспечивает оптимальную температуру и влажность воздуха. Освещение, на мой взгляд, достаточно оптимальное как для работы с документами и компьютером, так и для общения с посетителями.

Раз в месяц, обычно в  первую неделю, директор проводит совещания, на которых определяются задачи для  выполнения в ближайшие 30 дней и анализируются результаты деятельности за прошедший период. Продолжительность совещания составляет около полутора часов, но позволяет расставить приоритеты, рассмотреть текущие проблемы и задачи на будущее, более частое проведение совещаний не требуется, т. к. деятельность предприятия имеет средний масштаб и этот период оптимален (с точки зрения руководителя) в плане возможности обнаружения и устранения каких-либо критических ситуаций. Совещания проводятся довольно оперативно и динамично, участники течение всего времени обсуждения полны инициативы и способны выдвинуть оптимальные решения проблем, что в целом означает довольно эффективную организацию труда управления.

Что касается расстановки  кадров, то с точки зрения директора, она обеспечивает довольно эффективную работу подчинённых, что означает её оптимальность. Но в то же время он считает, что существует определённый недостаток в должности секретаря директора, который смог бы принять на себя выполнение рутинной работы, работы с документацией и приём посетителей. Это позволило бы директору в большей степени сконцентрироваться на решении управленческих задач, так как устранились бы факторы, прерывающие его деятельность в течение рабочего дня.

Таким образом, на предприятии  ООО «ТоргСервис» при оценке организации труда директора, исходя из личной беседы и при осмотре условий труда, было выявлено, что в целом она является достаточно оптимальной и рациональной, однако, существует ряд факторов, которые снижают эффективность работы, а, следовательно, и деятельности всей компании. Наибольшее время тратится на рассмотрение и принятие мер по устранению текущих проблем; на телефонные переговоры и частые посещения, который прерывают работу директора, что во многом вызвано отсутствием графика приёма посетителей; к тому же, директор выполняет некоторую работу, которая не входит в его должностные обязанности, что возможно устранить, путём введения должности секретаря; а также выявлен недостаток оргтехники.

 

2.3 Анализ эффективности организации управленческого труда

Основателем организации  является генеральный директор, который  владеет ещё несколькими предприятиями, в связи с чем, мало вмешивается  в процесс управления рассматриваемой  компании. Общее руководство и  управление предприятием осуществляет директор. В подчинении директора находятся главный бухгалтер и начальник отдела оптово-розничных продаж. Главный бухгалтер осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности организации и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, учет издержек производства и обращения, выполнение работ, а также финансовых, расчетных и кредитных операций. Начальник отдела продаж руководит процессами по приему товарно-материальных ценностей на склад, их хранению и отпуску, по их размещению в торговом зале с учетом наиболее рационального использования помещения. Анализирует тенденции изменения объёмов продаж и выявляет причины этих изменений. Каждый из начальников отделов имеет в своём подчинении около 3-5 человек. Ниже, на рисунке 1, наглядно представлена схема структуры управления ООО «ТоргСервис».

Рисунок 1 – Структура  управления ООО «ТоргСервис»