Совершенствование организации управленческого труда на примере ООО «ТоргСервис»

1. Рациональная организация управленческого труда предполагает определение приоритетов в выполнении дел. Это связано с тем, что различные дела существенно различаются по значимости и срокам их реализации. Как говорит директор рассматриваемого предприятия, в течение дня он выполняет достаточно большой объём работы, значит, ему стоит выделить определённое время в начале рабочего дня, (около 30 минут) когда он будет составлять письменный план работы на день, что в определённой степени позволит принимать однозначные решения о первоочерёдности важных дел и составлять список приоритетов выполнения работы и строго следовать ему. Так же в плане стоит учитывать время на перерывы и отдых. Это будет способствовать рационализации баланса рабочего времени, который является наиболее значимым личным ресурсом руководителя и позволит не упустить ни одного запланированного дела, а также наглядно видеть, какие дела оказались не выполненными.

Рекомендуется ввести в  использование метод АВС-анализа  для определения эффективности  и порядка выполнения различных  задач. В соответствии с этим методом задачи делятся на три категории:

• важнейшие дела (А), которые составляют около 15 % от общего числа дел, а их значимость (в смысле вклада в достижение цели) составляет около 65 %;
• менее важные дела (В) – около 20 % от общего числа дел, их значимость составляет 20 %;
• несущественные дела (С) – 65 % общего числа, но их значимость составляет лишь 15 % от общей значимости.

В соответствии с составленной матрицей АВС, следует около 65 % времени  тратить на дела категории А, 20 % –  категории Б и лишь 15 % - категории В, к тому же неплохо было бы рассмотреть задачи Б и В с точки зрения делегирования их начальнику отдела продаж.

2. В течение рабочего дня директору постоянно поступают потоки информации, по мнению руководителя, около 30 - 40 % своего времени он тратит на прочтение бумаг, переписку, совещания и телефонные переговоры, при этом он получают и перерабатывают гораздо больше информации, чем это необходимо. Поэтому, целесообразно ввести должность секретаря, которая отсутствует и поручить ему прочтение, обработку, упорядочивание и систематизацию поступающего информационного потока. Тогда руководителю будет предоставляться уже отобранная и переработанная информация, что существенно сократит потери рабочего времени директора и позволит ему не отвлекаться на изучение информационного потока, который не имеет для него важности, что повысит эффективность организации его труда.

Внедрение должности  секретаря так же обеспечит управление потоками посетителей, который он сможет перенаправить в нужный отдел  или сам по возможности ответит на интересующие вопросы, если же нужен непосредственно директор, секретарь предупредит о посещении или назначит время приёма в другой, удобный для обеих сторон день. Это позволит руководителю иметь время для обдумывания своих дел и не отвлекаться на посторонние вопросы и переговоры на тему, которая зачастую не совпадает с темой выполнения текущего задания. Руководитель предприятия это не о лицо, к которому в любой день недели и в любое время может прийти посетитель и оторвать его от решения важных вопросов. Как считает сам директор, это повысит качество его работы, так как ему не нужно будет тратить до 20 % своего времени на поиск и обработку информации, а так же позволит сосредоточиться на каждой рассматриваемой проблеме, зная, что никто его не будет отвлекать. Секретарь сможет заблаговременно согласовывать и соблюдать сроки и даты посещений, к тому же стол секретаря будет служить своего рода барьером на пути к кабинету руководителя.

Так же стоит установить часы посещения, который отсутствуют, что позволит директору не планировать на это время важных дел, ведь он будет знать, что в это специально отведённое время его могут побеспокоить. Это опять же будет способствовать более рациональному распределению времени и обеспечит решение важных вопросов в полной мере от начала до конца в не приёмные часы, что увеличит качество и эффективность принимаемых решений по рассматриваемым направлениям.

3. Телефон – важное средство эффективности организации управленческой работы, оперативного делового общения. Но иногда он становится источником потерь рабочего времени. Как говорилось ранее, в кабинете директора установлен единый телефон для внешних и для внутренних звонков. Соответственно, следует установить второй телефон, и тогда один будет служить для внутреннего пользования, а для внешних звонков будет использоваться второй, что позволит разграничить поток входящей информации. К тому же, при введении должности секретаря, который будет принимать входящие телефонные звонки, станет возможным доводить до руководителя звонки, адресованные конкретно ему и имеющие для него важное значение. Директор совместно с секретарём сможет определить критерии, согласно которым входящие разговоры должны быть отклонены, перенесены (повторный звонок), перенаправлены в другие отделы, в компетенции которых задаваемые вопросы или же их следует «пропустить» к руководителю. Также по телефону секретарь сможет записать посетителя на приём в удобное для обеих сторон время. Это рационализирует время и руководителя и звонящего, а в целом способствует повышению репутации фирмы, как заботящейся о своих клиентах.
4. В ходе беседы было выявлено, что на предприятии не хватает локальную сеть Internet, которая позволила бы обеспечит связь между отделами, быстрый поиск нужной информации и с помощью которой можно передавать документацию в нужный отдел, воспользовавшись электронной почтой, что позволит не тратить время на переходы и не отвлекать руководителя своим визитом. А также позволит проследить движение документов, находясь, при этом, на рабочем месте, что существенно сократит потерю рабочего времени и позволит сократить документооборот. Постепенно это позволит полностью перейти на электронный документооборот, который повышает эффективность работы и не даёт возможности потери важных документов.
5. Директор в своем кабинете не только работает сам, но и проводит совещания. Из этого следует, что необходимо создать благоприятные и способствующие работе условия как непосредственно для руководителя, так и для его подчиненных. Как было выяснено, в кабинете директора отсутствует разделение на рабочую зону и зону совещаний. Для этого стоит поставить дополнительный стол для совещаний, который, в данном случае, удобнее поставить Т-образно к уже имеющемуся рабочему столу руководителя. Это положительно повлияет на собеседников, будет способствовать психологически более легкому и уверенному общению, что приведет к наиболее результативным и оперативным решениям поставленных задач, а также не будет способствовать загромождению стола документацией, благодаря введению дополнительной рабочей поверхности.
6. Главный бухгалтер и начальник отдела продаж также можно считать управленцами, поэтому для повышения производительности и результативности их управленческого труда директору следует мотивировать труд своих подчинённых, что, по словам директора, в данной организации развито в малой степени. Следует ввести премии за перевыполнение планов, предусмотреть выплаты в праздничные дни, а так же за выполнение заданий, которые не входят в круг должностных обязанностей, что будет способствовать повышению заинтересованности в работе и не позволит работникам покинуть данное место работы. А это важно, ведь конкуренция в сфере продаж строительных материалов довольно высока и следует удерживать сотрудников, прибегая к методам стимулирования и мотивации труда.

Таким образом, вышеперечисленные  мероприятия, на мой взгляд, позволят директору ООО «ТоргСервис» увеличить  эффективность организации его  труда и повысить свою, а также  своих подчинённых, работоспособность, тем самым, рационализировав труд на предприятии, что будет способствовать экономическому росту деятельности компании.

3.3 Ожидаемая  экономическая эффективность

Исходя из предположения, что предложенные выше методы будут  внедрены на уровне управления рассматриваемой  организации для повышения эффективности организации управленческого труда, можно сделать следующий вывод.

Мероприятия по оптимизации  планирования времени директора  и определению приоритетности решаемых им задач позволит более качественно  выполнять их, а так же будет способствовать своевременному реагированию на наиболее остростоящие вопросы, а также даст возможность не упустить выполнение запланированных дел, что ведёт к повышению эффективности деятельности организации. А осознание в конце рабочего дня количества выполненной работы и наглядно представленные результаты, в виде отмеченных запланированных дел будут психологически стимулировать директора к достижению больших успехов. Соответственно повысится эффективность работы и это принесёт привлечение прибыли, а затраты при этом минимальны – лишь 30 минут в начале дня на составление плана. Так же планирование в совокупности с учётом эффективного режима работы позволит выполнять наиболее важные сложные задания во время наивысшей активности человека, что позволит решать эти задачи быстрее и возможно даже находить более эффективные решения проблем, что оптимизирует процесс продаж, и предприятие сможет получать больше прибыли.

Пусть введение новой  должности секретаря и повлечёт за собой дополнительные затраты  на заработную плату, но в целом это обеспечит оптимизацию организации труда, управленцы не будут отвлекаться на ненужные телефонные звонки, а значит повысится производительность труда и качество принимаемых и решений и выполняемых заданий. Это позволит значительно сократить потери рабочего времени и повысить сосредоточенность работников управления на решаемых задачах. Секретарь на себя возьмёт всю работу, которая прямо не относится к обязанностям руководителей, закреплённым в должностных инструкциях, что обеспечит специализацию каждого на своём спектре выполняемых заданий. Секретарь выполняет значительную часть работы, которая не столь важна и зачастую не вызывает желание заниматься ей, что означает её откладывание и увеличение вероятности не выполнения, что в конечном итоге ведёт к потере информации, клиентов, репутации и соответственно к снижению результативности деятельности предприятия. К тому же будет обеспечен более высокий уровень работы с посетителями и улучшена структура рабочего дня управленцев.

Введение новой техники и сети Internet позволит обеспечить автоматизацию процессов управления, оптимизирует документооборот, позволит свободно общаться внутри компании, а также иметь свободный доступ к поиску информации, что намного сократит время руководителя. Ему придется в меньшей степени обращаться к телефонной справке, и вызванивать нужных поставщиков или клиентов, пока он не найдёт подходящих, Internet же позволит быстро найти нужную информацию и оценить поставщиков, по данным предоставленным на их сайте и даже узнать мнение других потребителей обратившись к отзывам уже сотрудничавших с этой фирмой компаний. Введение второго телефона также повлечёт разовые затраты на приобретение, но результаты сокращения неэффективного времени, достигнутые с его помощью будет превосходить все затраты на покупку.

Оптимизация обустройства кабинета (здесь также можно учитывать  и введение дополнительной техники) позволит улучшить эмоционально-психологический  климат в коллективе и у директора  в частности, повысить работоспособность, комфортные условия будут способствовать росту мотивации труда, руководитель будет чувствовать себя довольно комфортно и у него не будет возникать желания побыстрее закончить работу, уже не обращая внимания на её качество и уйти с рабочего места, а значит, решения принимаемые директором будут более продуманными и в большей степени удовлетворять интересам компании.

Материальное стимулирование работников управления повысит стремление персонала к более качественному  выполнению работы, к заключению большего количества контрактов, а соответственно и к возрастанию прибыли от продаж. А так же не даст возможности довольно квалифицированному персоналу перейти в фирму к конкурентам, что повлечёт за собой большие средства на поиски нового работника, чем небольшая премия за успешно перевыполненный план или праздничный подарок. Коллектив довольно небольшой и для фирмы это составит больших потерь.

В целом данные мероприятия  позволят упорядочить и структурировать  время работы управленцев, это обеспечит  своевременность реакции и более оперативное реагирование на возникающие проблемы. Но стоит заметить, что все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени руководителя, будут напрасными если у руководителя не будет желания улучшить организацию своего труда.

Проведение вышеперечисленных  мероприятий повлечет за собой изменение  экономических показателей.

Таблица 6 – Показатели экономической деятельности после изменения организации управленческой деятельности

Далее составлена таблица  относительных показателей деятельности предприятия за последний год и год предполагаемый и определены коэффициент результативности по каждому показателю, которые характеризуют динамику изменения показателей результативности в 2012 году по сравнению с 2011.

Таблица 7 – Показатели результативности менеджмента

Продолжение таблицы

Исходя из полученной таблицы  , что говорит об увеличении результативности деятельности ООО «ТоргСервис» в 2012 году по отношению к 2011 на 32 %.