История развития системы бронирования

с привязкой  ко  времени. Модуль «Бронирование» позволяет службе приема

заказов быстро обрабатывать информацию в соответствии с запросами гостей,

вовремя готовить комнаты, а также составлять прогнозы и заполнять отчеты о

прибыли. Заказы на резервирование номеров, полученные либо через

центральную систему резервирования, либо непосредственно  от клиента, могут

быть  обработаны, подтверждены и соответствующим  образом оформлены даже до

того, как  работник службы резервирования закончит телефонный разговор о

заказе  номера. Информация  о наличии  мест отражается  на дисплеях

компьютерной  сети гостиницы, которая может быть включена в общую систему

бронирования  гостиничной цепи или работать автономно. Система управления

гостиничным предприятием вне зависимости от конфигурации осуществляет

накопление  данных в автоматическом режиме и  способна в доли секунды

выдавать  по желанию оператора информацию о свободных и занятых номерах  и

доходе  на определенную заявленную оператором дату как в прошлом, так и в

будущем. Когда гостиница использует модуль «Бронирование», служба

резервирования  либо вводит новые данные, либо получает их от компьютера

центральной системы резервирования. После этого  данные, находящиеся в

записях  файлов о клиентах, файлов прогнозов  загруженности, ожидаемой

прибыли тотчас же обновляются[6].

      Внутренние системы резервирования (то есть такие системы, которые

непосредственно работают на гостиничных предприятиях) специально

разработаны с учетом специфических нужд гостиничной  индустрии. Эти системы

управляют деятельностью отеля, с уважением  относясь к нуждам гостей,

сотрудников и менеджмента. Специфическими нуждами  и требованиями каждого

отдельного  отеля определяется, закупается ли оборудование для системы

резервирования  отдельно, или же оно закупается и затем работает как часть

общей системы управления отелем.

      Модуль резервирования компьютерной  системы управления отелем позволяет

сотрудникам быстро и четко отвечать на телефонные звонки с заявками на

размещение. Модуль значительно сокращает бумажную работу, необходимость

физической  обработки информации и другие канцелярские процедуры. Это дает

возможность сотрудникам уделять больше персонального  внимания позвонившим и

для продвижения  различных услуг, предлагаемых отелем. Доступ к информации

намного ускоряется, а многие процедуры, связанные  с обработкой заявок,

модификацией  информации и получением подтверждений - упрощаются[7].

      Первоначальная процедура составления  запроса создает запись о

резервировании, которая является началом отельного  цикла гостя. Запись о

резервировании  идентифицирует гостя и его нужды  до того, как он прибудет в

отель, и позволяет отелю персонифицировать  сервис и оптимизировать график

работы  персонала. Кроме того, Модуль резервирования может составлять

отчеты, необходимые для менеджеров. Ниже перечислены наиболее типичные

функции, присваиваемые модулю резервирования. К этим функциям относятся: 

         . Запросы на резервирование

         . Обоснование готовности номеров  к сдаче

         . Создание записей о резервировании

         . Подтверждение резервирований

         . Поддержание записей о резервировании

         . Создание отчетов 

      Заявка на резервирование может  быть получена лично, по телефону, по

почте или через интерфейс внешней  системы резервирования. Вне зависимости

от происхождения, заявка на резервирование переформулируется  работником

службы  бронирования в запрос на резервирование. Этот запрос обычно содержит

следующую информацию: 

         . Дата прибытия

         . Тип и количество требующихся  комнат

         . Количество ночей

         . Код расценки номера (стандартный,  специальный, пакет услуг и

           т.д.)

         . Количество человек в номере 

       Сотрудник, принимающий резервирование, вводит эти данные в компьютер

в соответствии с четко определенной процедурой запроса. Одновременность

обработки данных позволяет достичь совместимости  с реальным временем. Это

означает, что сотрудник, принимающий заявку, получает необходимую

информацию  от системы для того, чтобы ответить на заявку позвонившего

клиента в течение телефонного разговора. Во многих модулях резервирования

совместимость с реальным временем создана для  того, чтобы обеспечить

быстрый ответ (в пределах пяти секунд) и, таким  образом, дать возможность

сотруднику  отредактировать, изменить или улучшить запрос, пока позвонивший

еще может  дать свои комментарии. Как только запрос согласован с данными о

номерах, доступных к продаже, PMS (property management system – система

управления  гостиничным предприятием) записывает и блокирует этот номер,

исключая  его из файла номеров, доступных  к продаже.

      В момент введения в компьютер  запрос на резервирование сравнивается  с

данными о наличии свободных номеров  в соответствии с алгоритмом, заданным

системе. Алгоритм - это компьютерная формула, созданная для продажи номеров

в соответствии со специфическим образцом (по зонам, этажам, блокам и т.д.).

На запрос о резервировании система может  дать следующие ответы, которые

появятся  на экране дисплея: 

         . Принятие или отказ в принятии  запроса на резервирование

         . Предложение альтернативных вариантов  типа номеров или расценки

         . Предложение остановиться в  другом отеле 

      Как только заявка на резервирование  получена и номер заблокирован,

система требует, чтобы работник службы бронирования заполнил запись о

резервировании, введя необходимую информацию, такую  как: 

         . Персональные данные гостя (имя,  адрес, номер телефона)

         . Время прибытия

         . Классификация резервирования (предварительное,  подтвержденное,

           гарантированное)

         . Данные позвонившего (агентство  или секретарь)

         . Специальные требования (усовершенствование  условий, детская

           кроватка, зона для некурящих  и т.д.)

      В неавтоматизированных отелях  обычно требуется, чтобы эта  информация

была  получена раньше в процессе резервирования. Однако,

компьютеризированная  система резервирования не требует  лишней работы при

сборе этой второстепенной информации. Часто  это оказывается удобнее как  для

лиц, совершающих  заказ, так и для персонала  отеля. Например, если после

получения всей этой информации система отказала в принятии заказа,

окажется, что работник службы бронирования и  гость потратили время на сбор

информации, которая затем не пригодилась.

      Система управления отелем может  автоматически составлять письма  о

подтверждении резервирования в день получения  заказа на резервирование.

Информация  может быть получена из записи о  резервировании и распечатана на

специальном бланке отеля. Хотя, вероятно, существует столько видов письма о

подтверждении, сколько существует автоматизированных отелей, письмо о

подтверждении обычно содержит следующую информацию: 

         . Имя и адрес гостя

         . Время и дату прибытия

         . Тип, количество и стоимость  номеров

         . Количество ночей

         . Количество человек в группе

         . Классификация резервирования (предварительное,  подтвержденное,

           гарантированное)

         . Специальный сервис, необходимый  гостям

         . Требование депозита или предоплаты

         . Изменение первоначального резервирования (дополнительное

           подтверждение, изменение или  отмена)

         . Возможность отмены заказа

         . Цена за номер за ночь 

      Подтверждения резервирования могут  быть отпечатаны в любое время.

Однако, обычно они печатаются как часть  потока продукции, производимой во

время ежедневной модификации системы.  Обновление данных в системе

выполняет многие функции ночного аудита, производимого  в

неавтоматизированных  отелях. Модификация системы проводится ежедневно с

целью составления отчетов, реорганизации  системных файлов, поддержания

системы и обеспечения временных рамок  конца дня.

      Записи о резервировании хранятся  в электронных файлах, разделенных  по

времени прибытия гостей (год, месяц, день), названию группы, имени гостя.

Такая организация файлов и метод исправления  файлов наиболее подходит для

оптимизации работы модуля резервирования, поскольку  гости часто приезжают

раньше  установленной даты, изменяют дату, отменяют заказ или подтверждают