Современные телекоммуникации – как перспективные направления совершенствования рабочего места менеджера туризма

      В ряде случаев оснастить офис техникой целиком от одного известного производителя  может оказаться весьма выгодно. Реально нет необходимости в  офисном компьютере иметь многое из того, без чего домашний слабо мыслится, однако есть совершенно необходимые свойства, без которых работа менеджера становится затруднительной.

      Выбор комплектующих стоит ограничить несколькими следующими установленными характеристиками.

      Винчестер – для офисной машины вполне можно остановиться на Fujitsu или IBM на 7200 оборотов при минимально возможной для современного нового винчестера емкости – порядка 20 гигабайт.

      С видео и звуком проблем выбора из-за интегрированной материнской платы нет.

      Корпус  можно взять самый недорогой, но в одной-двух машинах офиса должна быть возможность установки дополнительного трехдюймового устройства.

      Память. Желательно память иметь не менее 256 Мб.

      Процессор. Самый минимальный процессор, т.е. Celeron с минимальной частотой (800 – 1000).

      Монитор. Принципиальное требование – разрешение 800 на 600 – сегодня уже нельзя характеризовать словами "чрезмерное", "разорительное", даже "большое". По-другому работать сегодня нельзя. На сегодняшний день 14" мониторы, просто устарели. Выбор – между недорогими моделями мониторов 15" и 17". Немаловажно и то, что фирмы-производители, плавно смещая акценты в сторону 17" моделей, начинают забывать о качестве пятнадцатидюймовых.

      Принтер – устройство вывода информации на печать. Они подразделяются о способу печати на матричные, струйные и лазерные. При выборе принтера стоит обращать внимание на качество и скорость печати, а также на стоимость расходных материалов. Как правило, предпочтение отдают лазерным принтерам. Но если туристское предприятие планирует выпуск собственных цветных брошюр в небольшом количестве, то желательно приобрести струйный принтер. 

      Сканер  - устройство, позволяющее вводить в компьютер образы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий или другой графической информации. Наиболее распространенными являются планшетные сканеры. Наряду с ними используются рулонные и проекционные сканеры. Основной характеристикой сканера является максимальная разрешающая способность и разрядность цвета.

      Применение  аппаратного обеспечения в работе менеджера туризма, позволяет ему более четко и быстро исполнять свои повседневные обязанности, обеспечивая контроль над большим объемом информации, повышая при этом скоординированность действий при работе с клиентами и партнерами. Так же аппаратное обеспечение последних лет отличается своим эргономичным внешним видом, что немаловажно для общего имиджа туристского предприятия. 

1.4. Программное обеспечение  рабочего места  менеджера туризма

      Менеджер, пользующийся персональным компьютером – пользователь, который должен:

• разбираться в общих чертах в устройстве персонального компьютера и сетей;
• владеть программным обеспечением – это разнообразные программы, которые обеспечивают обработку и передачу информации в офисе и между субъектами рынка.

      Программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер, бывает системным и прикладным. Без  системного программного обеспечения (операционная система Windows для компьютеров IBM PC) компьютер не работает. Прикладное программное обеспечение, в свою очередь, может быть стандартным или специальным.

      Стандартное программное обеспечение  устанавливается  на каждом компьютере; специальное  же программное обеспечение зависит  от направления деятельности фирмы  и покупается в дополнение к стандартному. 

1.4.1. Стандартное программное обеспечение 

      Центром деловой активности любого субъекта туристского рынка является офис. Технологии работы в любом офисе делятся на FrontOfiice (фронтофисные) и BackOffice (бэкофисные). Первые технологии связаны с обслуживанием клиента, вторые - с внутренней жизнью компании, ее партнерами. 
 

 
 
 
 

      Технологии  работы в офисе разнообразны (разработка и сопровождение документации, сканирование документов и их перевод, ведение  учета и отчетности, ведение баз  данных, прогнозирование и планирование, участие в рекламах и презентациях и т. д.) и имеют специфику в зависимости от направления деятельности субъекта. Например, у туроператора фронтофисные технологии связаны с продажей туруслуг и с обслуживанием клиента, а бэкофисные - со скрытой от постороннего глаза технологией производства, предпродажной подготовкой турпродукта, расчетами с поставщиками, финансовым учетом, управлением продажами. Бэкофисные технологии связаны также с технологиями информационного обмена: уточнением предложений, подтверждением брони на билеты, гостиницы, оперативным извещением об изменении условий размещения и т.д.

      Технологии  работы в офисе разнообразны (разработка и сопровождение документации, сканирование документов и их перевод, ведение  учета и отчетности, ведение баз данных, прогнозирование и планирование, участие в рекламах и презентациях и т. д.) и имеют специфику в зависимости от направления деятельности субъекта. Например, у туроператора фронтофисные технологии связаны с продажей туруслуг и с обслуживанием клиента, а бэкофисные - со скрытой от постороннего глаза технологией производства, предпродажной подготовкой турпродукта, расчетами с поставщиками, финансовым учетом, управлением продажами. Бэкофисные технологии связаны также с технологиями информационного обмена: уточнением предложений, подтверждением брони на билеты, гостиницы, оперативным извещением об изменении условий размещения и т.д.

      Раньше  основными инструментами для  работы в офисе были ручка, калькулятор, телефон, факс. Современные же технические  средства – персональные компьютеры, связанные в локальную сеть и имеющие выход в Интернет, - позволили перейти к безбумажным технологиям обработки информации. Эти технологии обеспечивают такие преимущества, как:

      • уменьшение трудоемкости обработки  информации;

      • защищенность и надежность хранения информации;

      • мгновенная передача информации.

      Однако  переход на безбумажные технологии связан с определенными проблемами. В первую очередь это проблема авторизации данных, доказательства их подлинности. Переход к безбумажным технологиям требует увеличения общей культуры работы с информацией.

      Необходимым условием функционирования электронного офиса (или электронного документооборота) является наличие электронных документов (или электронной информации) и программного обеспечения, которое умеет работать с ними.

      Грамотный работник турбизнеса ежедневно использует многообразные виды информации: текст, звук, графику, видео, электронную почту. Информация может быть преобразована по желанию пользователя: например, материалы из базы данных могут быть вставлены в текстовый документ, а иллюстрации, подготовленные художником и связанные с текстом, оперативно появятся в итоговом документе. Разные виды информации и разные технологии работы с ней не должны влиять на удобство и быстроту обработки и передачи этой информации.

      Концепция офисных информационных технологий разработана фирмой «Microsoft» - «законодателем моды» в программном обеспечении. Ею создано несколько разных пакетов Microsoft Office, которые объединяют самые популярные в мире приложения, повышающие производительность и эффективность работы. Необходимо решить, какой из пакетов Office отвечает требованиям турфирмы, какие программы из этого пакета и для решения каких задач стоит использовать.

      Помимо  программ из пакета Microsoft Office, в офисе используются программы, разработанные другими фирмами, например FineReader, WinFax, WinZip. Фирмы, работающие с зарубежными партнерами, используют и программы-переводчики, такие, как Stylus, Socrat, PromPT.

      Бэкофисные  технологии требуют знания и применения таких программ, как бухгалтерские (наиболее популярной в области экономического программного обеспечения на рынке признана программа корпорации «1C»), программ для финансового анализа, планирования и прогнозирования – Project Expert, Forecast Expert, Marketing Expert. Возможно использование систем управления документами, систем автоматизации управления деловыми процессами и систем управления знаниями.

      Комплексные программы для автоматизации  бизнеса создают также российские корпорации «Парус» и «Галактика».

      Итак, прикладное программное обеспечение  разнообразно, его выбор определяется во многом предпочтениями самого пользователя.

      Полностью освободиться от бумажных документов, используя локальную сеть и сканер, помогут программы распознавания (например, FineReader) и программы информационного менеджера Outlook. В то же время существует целый класс специального ПО - так называемые системы управления документами (СУД).

      СУД предназначены для создания и  ведения единого электронного архива, способного аккумулировать данные любых  типов, которые систематизируются  с помощью гибко настраиваемых классификаторов и тематических иерархий проектов (папок). СУД обеспечивают:

      • быстрый и удобный поиск информации с возможностью немедленного вызова документа на редактирование в привычной для пользователя программе;

      • возможность работы с несколькими версиями одного и того же документа, выписку документа для обработки

      вне системы и возврат его в  библиотеку, а также экспорт и  импорт документов;

      • надежность (целостность) хранения данных, быстроту отклика электронной архивной системы вне зависимости от объемов хранящихся в ней данных и прозрачный доступ к информации, расположенной в различных территориально разнесенных подразделениях предприятия;

      • необходимый уровень безопасности.

      Современная турфирма - это сложный комплекс, ресурсами которого (материальными, информационными, человеческими и др.) необходимо управлять в реальном времени, используя оптимальную тактику и стратегию. При этом возникают задачи:

      •координации  деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины;

      •своевременного получения руководством достоверных  данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование.

      Специальное программное обеспечение для автоматизации предприятия, создания единого электронного офиса насчитывает множество программ разного класса сложности, направленности, стоимости. Применение того или иного специального программного обеспечения зависит от специфики, направления, масштабов деятельности предприятия и многих других факторов. Названные нами некоторые классы специального программного обеспечения (СУД, САДП, системы управления знаниями) стоят больших денег и практически не применяются в туристском бизнесе.

      Фирма «Microsoft» выпускает пять основных пакетов Microsoft Office 2000, которые отличаются составом входящих в них программ. Наиболее часто используются стандартный и профессиональный выпуски.

Пакеты  Microsoft Office 2000 и их состав:

1. Стандартный выпуск: 

       Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000, PowerPoint 2000

2. Профессиональный  выпуск:

Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000, PowerPoint 2000, Access 2000, Publisher 2000, Инструменты для малого бизнеса

3. Для малого  бизнеса:

Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000, Publisher 2000 Инструменты для малого бизнеса

4. Расширенный  выпуск:

Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000, PowerPoint 2000, Access 2000, Publisher 2000, FrontPage 2000, PhotoDraw 2000, Инструменты для малого бизнеса

5. Office 2000 Developer:

Word 2000, Excel 2000, Outlook 2000, PowerPoint 2000, Access 2000, Publisher 2000, FrontPage 2000, Photo-Draw 2000, Инструменты для малого бизнеса

Расширенный выпуск пакета Microsoft Office 2000 включает полный набор средств для автоматизации любого рабочего места, в том числе и в сфере туризма (туроператора, турагента, поставщика услуг). Это:

• мощный текстовый  процессор Word 2000;

• электронные  таблицы или табличный процессор Excel 2000;

• средство подготовки презентаций PowerPoint 2000;

• персональный   информационный   менеджер   Outlook 2000;

• программа  просмотра ресурсов Internet Explorer 5.0;