Современные телекоммуникации – как перспективные направления совершенствования рабочего места менеджера туризма

• реляционная   система   управления   базами   данных Access 2000;

• издательская система Publisher 2000;

• инструменты  для предприятий малого бизнеса  Small Business Tools;

• редактор и  менеджер веб-сайтов FrontPage 2000;

• графический  редактор PhotoDraw 2000.

      Использование программ пакета Microsoft Office 2000 создает в офисе новую рабочую среду, повышает эффективность работы, которая превращается в увлекательную игру с информационными потоками.

      Приложения  Microsoft Office 2000 предугадывают действия пользователя, подсказывают оптимальный путь решения задачи, автоматически определяют язык вводимого текста и выбирают способ его форматирования. Подготовка, обновление, распространение документов и другие задачи, ранее требовавшие множества усилий, сегодня решаются почти автоматически. Для анализа таблиц и сводок есть инструменты анализа и отображения информации. С их помощью среди массы цифр легко находится тенденция, невидимая на первый взгляд. 
 

Текстовый процессор Microsoft Word

      Текстовый процессор - программа для ввода, редактирования, форматирования и печати любых документов, от делового письма или договора на одну страничку до многостраничного цветного среди других программ паке|та Microsoft Office, используется практически всеми сотрудниками турфирм. С ее помощью ведут деловую переписку, заполняют шаблоны нот в посольства, анкеты (на бланках посольства или в произвольной форме), ваучеры, путевки (в том числе форму ТУР-1), авиабилеты.

      Уровень владения программой среди пользователей  невысок - совсем немногие могут создать многораздельный и многостраничный документ (описание маршрута, например) с оглавлением, предметным указателем, рисунками, диаграммами. Редкость и совместная работа -пользователей над документом при разработке и рецензировании туристских программ. 

Электронные таблицы Microsoft Excel

      Microsoft Excel другая популярная в туристских фирмах программа. С ее помощью проводят разнообразные расчеты с целью принятия на их основе решений. Excel предлагает для этого не только множество встроенных функций (финансовые, статистические и т. д.), но и иные методы обработки, такие, как консолидация данных. Расчеты и оценки дополняются модулем деловой графики, позволяющим быстро и наглядно представить табличные данные в виде всевозможных диаграмм, снабдив их выразительными элементами оформления. Используется Microsoft Excel в основном специалистами высшего и среднего управленческого звена (бухгалтеры, менеджеры по направлениям). 

Средство  подготовки презентаций  PowerPoint

      Тот, кто заинтересован в красочной  и образной подаче своих турпродуктов клиентам, всерьез занимается рекламой, знает, насколько удобна и полезна программа PowerPoint. К сожалению, мало кто знает и использует эту прекрасную программу - обычно два-три человека в фирме. 

Персональный  информационный менеджер Outlook

      Это   настольная   система   управления   информацией, мощный и удобный инструмент для операций с почтовыми сообщениями и организации работы (назначение и планирование встреч, контроль выполнения, заданий и т. д.). В распоряжений пользователя Outlook находятся средства: электронной почты, календарного планирования, ведения заданий, поручений, контактов, а также составления расписаний. Проста навигация по интересующей информации, можно делать ссылки на почтовые ящики, Web-серверы, вести календарь, списки заданий и контактных лиц, почтовые папки, документы. Все действия пользователя, его телефонные звонки, отправка почты и т. д. учитываются в журнале Outlook Journal, так что поиск документов и сообщений электронной почты можно осуществлять, базируясь на информации об их последнем использовании, не задумываясь об имени файлов и их местоположении. 

Система управления базами данных (СУБД) Access

      В туризме используются всевозможные базы данных, лежащие в основе информационных систем. На основе СУБД Access возможно построение:

• систем анализа и систем принятия маркетинговых решений;
• электронных справочников по областям деятельности (законы, страны, отели, маршруты), других систем.

      Менеджеры турфирм обычно используют готовые  базы данных (по странам, клиентам, авиарейсам и т. д.), вводя или изменяя информацию в них. Проектированием баз данных занимаются редко, так как проектирование БД – сложная работа, требующая знаний профессионала-программиста. Недаром СУБД Access входит в профессиональную поставку пакета Microsoft Office, а ее использование и, тем более, проектирование свидетельствуют о высокой квалификации пользователя.

Программное обеспечение для  решения специальных  задач

      Это программное обеспечение, с одной  стороны, называют специальным, а с другой, его можно назвать стандартным, поскольку применяют его очень многие фирмы. Обычно ПО для решения специальных задач дополняет стандартное (офисные программные продукты Microsoft) и является разработкой других фирм, как, например, программы:

• автоматизации ввода FineReader;
• растровый или векторный графический редактор;
• для перевода документов с одного языка на другой;
• автоматизации бухгалтерии;
• подготовки и проведения рекламы;
• рассылки факсов;
• систем управления документами, знаниями, деловыми процессами;
• финансового   анализа   и   принятия   маркетинговых решений - инструменты   для   моделирования   и   анализа бизнеса.

      Это ПО применяется в работе любых  офисов, в том числе и туристских. Причем одно ПО используется для автоматизации фронтофисных работ, другое - для бэкофисных. 

Программы перевода печатных документов в электронные. Обеспечить электронный документооборот возможно лишь при автоматизированном вводе информации. Для этого нужны сканеры, цифровые фото- и видеокамеры. Основным способом перевода документов из бумажной формы в электронную является сканирование. В результате сканирования создается графический образ документа. Преобразование графического образа в текстовый документ выполняют программным путем. Для этого применяют специальные программы распознавания образов. Одной из самых популярных программ является FineReader 7.0, которая работает с многоязычными текстами и разными шрифтами. Вслед за сканированием и распознаванием документов, написанных на иностранных языках, следует операция автоматического перевода текста. 

Графические редакторы. Являются не заменимыми программами, в случае, если предприятие желает моделировать и создавать самостоятельно свои рекламные буклеты. Эти программы делятся на векторные (CorelDRAW 11) и растровые (Photoshop 7.0) графические редакторы. Векторные – это те редакторы, где элементом изображения является линия. Данный редактор применяется для чертежей, простейших рисунков и анимации. Растровый редактор – это редактор, где базовым элементом является точка (пиксель). Данный редактор применяется для корректировки изображения, наложения всевозможных фильтров. 

Программы-переводчики. Являются хорошими помощниками в сфере международного туризма. Одной из наиболее популярных специализированных программ перевода текстов с английского на русский и наоборот является программа Promt 2000. Есть программы-переводчики с английского, немецкого, французского и других языков на, русский и обратно (Stylus, Socrat). Часто такие программы комплектуются специализированными словарями по разным областям человеческой деятельности. В связи с тем, что качество автоматического перевода текстов не всегда является достаточным, программы автоматического перевода имеют встроенные средства для ручного редактирования и возможность сохранения документов в файлах многочисленных форматов. Это позволяет продолжить работу над документами с помощью других программ. 

Программы-архиваторы. Архивирование - это упаковка (сжатие) информации с целью уменьшения ее размера. Архивирование используют при хранении программных продуктов на дисках и при передаче информации по сетям. В России распространены программы ARJ, WinZip. 

Программы для рассылки факсов. Это программы FaxLine или WinFax. 

Системы управления документами  (СУД). Наиболее известны системы американской фирмы «PC DOCS, Inc.» DOCS Open, DOCS Fusion. Эти корпоративные системы управления документами и создания корпоративного электронного архива и документооборота реализуют полный спектр функций по обработке документов на крупных и средних предприятиях любого профиля деятельности, отличаются функциональной полнотой, мощью и простотой эксплуатации. 

Системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП),  
или workflow-системы:

Staffware – один из лидеров среди систем в области управления деловыми процессами. Заложенные возможности системы обеспечивают простую интеграцию ее с любыми распределенными прикладными системами.

WorkRoute - первая отечественная система автоматизации деловых процессов, контроля исполнения и создания единого информационного пространства предприятия. Единственная российская workflow-система, получившая признание во всем мире и встроенная как в западные системы управления документами, так и в отечественные системы управления предприятием.

Documentum (производство американской компании «Documentum») - мощная корпоративная система управления документами и потоками документов, автоматически отслеживающая все изменения в документах и соответствующих атрибутах. Система Documentum основывается на обобщенной концепции документа-объекта (ДО, docobject), в которую помимо привычных для СУД электронных файлов, образов бумажных документов, мультимедиа-данных (звук, видео) и идентифицирующих их атрибутов включены связанные с документом бизнес-процессы, внешние ссылки, представления и прочие параметры. Documentum оперирует корпоративными динамично изменяющимися знаниями. 

Программы для финансового  анализа и планирования

      Успех фирмы на рынке определяется, с  одной стороны, хорошим представлением о ней, а с другой стороны, знанием потенциальный возможностей и тенденций развития самой фирмы.

      Особенно  важны показатели развития фирмы, ее финансово-хозяйственной деятельности - платежеспособность, рентабельность и др. Сегодня существует ряд программ, которые помогут отследить динамику и структуру изменения расчетных показателей финансово-хозяйственной деятельности, проанализировать эти показатели по мере накопления информации последовательных учетных периодов в базе данных фирмы или в ее информационной системе.

      Большая часть информации, необходимой для решения маркетинговых задач, тоже черпается из единой базы данных, накапливаемой в фирме. Так, например, на основе данных о сбыте, которые фиксируются отделом продаж, возможен детальный анализ сегментов рынка, каналов реализации. На основе этого анализа принимаются решения о работе с регионами в зависимости от их перспективности, даются оценки каналов сбыта, определяется популярность тех или иных услуг.

Сегодня наиболее часто используются программы PRO-Invest, разработанные специалистами компании «Pro-Invest Consulting», которая с 1994 г. начала оказывать клиентам услуги по подготовке бизнес-планов, соответствующих международным требованиям, а теперь оказывает и консультационные услуги в области менеджмента и развития бизнеса:

• Project Expert - для планирования и анализа инвестиционных проектов, подготовки бизнес-планов и оценки стоимости компании;

• Forecast Expert - для прогнозирования в области финансов, производства, маркетинга;

• Audit Expert - для анализа финансового состояния предприятия;

• Marketing Expert - для разработки стратегического плана маркетинга;

• Marketing GEO - система поддержки принятия решений на всех этапах разработки стратегического и тактического планов маркетинга и контроля за их реализацией. Но программы группы Project не полностью отражают специфику деятельности туристского предприятия.

        Активно продвигаемая на рынке  бухгалтерских программ продукция  фирмы 1C пополнилась качественно новой версией для ведения учета товаров на складе и управления продажами, совместимой по проводкам с   «1С-Бухгалтерией». «1С-Торговля» была заявлена как новый ударный продукт фирмы 1С-Франчайзи.

      Встроенный 1С-Конфигуратор позволяет адаптировать систему к любым особенностям учета на конкретном предприятии. Интересно  решена проблема администрирования доступа различных пользователей к разным участкам учета. Создан новый мощный язык настройки документов и отчетных форм.

      Но  главное, как нам кажется, в «1С-Торговле»  воплотилась тенденция   ведения  оперативного учета отдельно от бухгалтерии, что в принципе   ближе к реальной жизни, удобнее для пользователя и соответствует   современным требованиям к системам автоматизированного учета. Для   пользователей, которых не устраивает скорость обработки данных   стандартной версии, предлагается реализованная в среде Btrieve «1С-Бухгалтерия», использующая технологию "клиент-сервер".