Деловая переписка

Деловая переписка 

Полякова Р.И.

пример 

Композиция  письма определяется  его назначением  и конкретным содержанием  

Переписка  – важнейший элемент  делового общения 

Подготовка  деловых писем 

Композиция  текста письма 

Служебное  письмо может состоять  только из одной  смысловой части, быть одноаспектным  по содержанию 

письмо-просьба  без обоснования: 

              Просим выслать календарный план проведения семинаров по повышению квалификации работников служб персонала на 2-е полугодие 2004 г. с указанием условий и размера оплаты за обучение.

пример 

Служебное  письмо может включать  две, три и более  смысловых частей  

           Сопроводительное письмо может состоять как из одной части – сообщения о высылке каких-либо материалов, так и из двух частей – сообщения о высылке материалов и просьбы рассмотреть их и дать отзыв или заключение до определенного срока  

       Представляем Вам на рассмотрение и утверждение первую редакцию Типового положения и Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса. 

Композиция текста письма 

           Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей - формулировки просьбы и выражения гарантии 

       Направляем Вам первую редакцию Типового положения о Государственном центре по испытанию оборудования для перерабатывающих отраслей аграрно-промышленного комплекса (1-ая часть – сообщение о высылке документа) и просим дать заключение до 20 ноября 2007 года (2 часть – изложение просьбы).

Простые  письма 

Сложные  письма 

Переписка  – важнейший элемент  делового общения 

    Письма, состоящие из одной - двух смысловых частей, называются простыми  

    Письма, состоящие из трех и более смысловых частей – сложными  

Письма 

       Простые письма составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения сложных в административном и юридическом отношении коллизий. 

          Сложные письма – в случаях, когда необходимо детально описать управленческую ситуацию, дать ее анализ, изложить различные мнения, обосновать свои выводы и предложения.

       Как минимум, из двух смысловых частей должны состоять письма-отказы: независимо от ситуации, послужившей темой письма, отказ должен быть обоснован  

Письма 

Переписка  – важнейший элемент  делового общения 

       Наряду с этим желательно сообщить корреспонденту о том, кто (какая организация или должностное лицо) может решить данный вопрос или каким образом он может быть решен 

пример 

       В связи с изданием Указа Президента Российской Федерации о размещении в комплексе зданий Мэрии (Новый Арбат, 36) Государственной Думы Российской Федерации предоставить Вам помещение по указанному адресу не представляется возможным. 

       На компенсационной основе Вам будут предоставлены помещения по адресу: Новый Арбат, 19 после их освобождения Администрацией Президента Российской Федерации.

Переписка  – важнейший элемент  делового общения 

Письма 

         Служебные письма, как простые, так и сложные, могут начинаться с личного обращения к должностному лицу – адресату письма, а заканчиваться формулой вежливости. 

Смысловые  части сложного  письма 

1.  Обращение 

2.  Вступление 

3.  Основное содержание  текста (изложение,  описание ситуации) 

4.  Заключение 

5.  Предупреждение 

6.  Заключительные этикетные  формулы

Обращение 

      Обращение – этикетная формула с выражением уважения должностному лицу – адресату служебного письма 

Уважаемый  господин президент!

Уважаемый  господин мэр!

Уважаемый  господин министр! 

      Наиболее официальный характер носит формула обращения по должности, она используется при обращении к руководителям, занимающим высокое должностное положение (президент, член парламента, губернатор, посол, мэр и др.) 

Уважаемый  господин Королев!

Уважаемая  госпожа Смолякова!  

      Официальный характер носит и формула обращения по фамилии. Обращение по фамилии свидетельствует о наличии некоторой дистанции между адресатом и адресантом письма

Обращение 

Уважаемый  Юрий Михайлович!

Уважаемая  Ирина Николаевна! 

      Менее официальный характер носит обращение по имени и отчеству  

Уважаемые  господа! 

      При обращении к группе работников или всему коллективу организации используется обращение 

            Эта формула обращения свидетельствует о тесных контактах между автором письма и адресатом, поэтому ее следует использовать в переписке между организациями, входящими в одну систему органов власти и управления, а также в письмах-приглашениях, письмах-поздравлениях  

Уважаемые  коллеги! 

      При обращении к лицам одного профессионального круга используется обращение

Обращение 

      В практике ведения переписки за рубежом обращение является обязательным элементом служебного письма, отсутствие обращения свидетельствует о нарушении норм делового этикета.  

      У нас в стране традиция использования обращения в служебной переписке окончательно не сложилась и обращение не является обязательным элементом письма. Обращение целесообразно использовать в том случае, если письмо адресуется конкретному должностному лицу, компетентному в разрешении изложенного в письме вопроса. 

      Обращение может отсутствовать в служебных письмах, касающихся тривиальных ситуаций и не нуждающихся в рассмотрении лично руководителем, в письмах типового содержания, рассылаемых широкому кругу организаций, в сопроводительных письмах, если в них одновременно не содержится просьбы, требующей серьезного рассмотрения непосредственно руководителем.  

Не  следует в служебной  переписке использовать  обращение 

       Его используют только по отношению к близким людям. В официальных отношениях, какими бы тесными они ни были, должна соблюдаться определенная дистанция 

«Дорогой!...» или  «Дорогие!...»

Вступление 

            Вступление – это формулировка цели письма или объяснение причины его написания  

Назначение  вступительной части  – установить  связь между тем, что уже известно  корреспонденту, и  тем, что автор  намерен ему сообщить  

Вступление  может содержать 

Ссылку на документ (нормативный, организационный, распорядительный, договорный и др.) 

Констатацию факта, описание события, сложившейся ситуации 

     Сбербанком Российской Федерации при участии крупнейших зарубежных банков разработан план мероприятий по установлению прямых деловых контактов между клиентами банков и зарубежными компаниями и фирмами, а также по созданию единой базы данных о клиентах. 

    В соответствии с планом работы в ноябре 2007 года Контрольным управлением проведена проверка финансово-хозяйственной деятельности Липовецкого машиностроительного завода. 

    Администрацией города 12 февраля 2006 года принято решение о перерегистрации малых предприятий, действующих на территории города.