Деловая переписка

   Служебное письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность должны быть завуалированными.  

    Эмоциональность служебного письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.  

     Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий  

Комбинатом  производится обработка, выделка, крашение  шкур крупного  рогатого скота. 

Фирма  предлагает продукцию  ведущих европейских  фирм. 

Наниматель  отвечает за вред, причиненный имуществу. 

Пример:

Точность и ясность изложения 

Лаконичность 

Широкое использование общепринятых языковых формул 

   Точность изложения текста обеспечивает однозначность его восприятия адресатом, исключает всякого рода двусмысленностей  

   Требование краткости заставляет более четко формулировать предмет письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности 

    Языковые формулы – это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных, повторяющихся ситуациях.  

Сообщаем, что в период с… по… 

Установлено, что в период с…по… 

Сообщаем, что по состоянию на… 

Акт подготовлен комиссией в составе… 

Направляем Вам согласованный с… 

Направляем на рассмотрение и утверждение… 

Гарантируем возврат кредита в сумме… до… 

Просим Вас изыскать возможность… 

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты… 

Претензии по гарантии следует предъявлять… 

…в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции… 

Юридически

значимые

компоненты

текста

Использование терминов 

   При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату.  

Если  у автора возникает  сомнение по этому  поводу, необходимо  поступить одним  из следующих способов:  

1.  Дать официальное  определение термина  

2.  Расшифровать значение  термина словами  нейтральной лексики  

3.  Убрать термин  и заменить его  общепонятным словом  или выражением  

    Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, один и тот же термин нередко получает новое значение. 

Термины - синонимы, как правило, различаются сферой  их употребления. 

  «договор» - «контракт» - «соглашение»  

    В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре.

    В гражданском – двух- и многосторонние сделки называются договорами.

    Во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт».

    Договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве»). 

Пример

Применение  лексических и  графических сокращений 

    В текстах документов допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях. 

    Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста  

    Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ. 

Пример  

Преобладание  страдательных конструкций  над действительными 

В  русском языке  существует два  типа близких по  смыслу глагольных  конструкций: 

-  действительный залог: Мы рассмотрели ваши предложения 

-  страдательный залог: Нами рассмотрены ваши предложения

Преобладание  страдательных конструкций  над действительными 

При  действительном залоге  акцент ставится  на того, кто осуществляет  действие, при страдательном  – на само действие  

Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам 

Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электротехническое оборудование 

Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом международных связей  

Пример:  
 

    В деловом стиле предпочтение отдается страдательным конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях независимо от того, кто их произвел. 

Такая установка еще более реализуется в безличных конструкциях.

Ограниченная сочетаемость слов 

Ограниченная  сочетаемость слов  приближает словосочетания  к языковым формулам, позволяет обеспечить  максимальную точность. 

Пострадать  в событиях  

Пострадать  в результате событий  

Выдать  кредит 

Предоставить  кредит 

Давать  предложения 

Вносить  предложения 

Вести  контроль 

Осуществлять  контроль 

Передать  для управления 

Передать  в управление