Планирование,как основа управления

     6. Международные факторы. Компания является транснациональной, потому любая смена во взаимоотношения стран резко влияет на компанию. Следовательно, руководство должно постоянно контролировать и оценивать изменения в этой среде.  

     5. Организационная структура компании 

     Компания Avon является предприятием с дивизионной структурой. Как и в любой структуре, в ней имеются преимущества и недостатки.

     Преимущества дивизионной структуры:

• она обеспечивает управление многопрофильными предприятиями с общей численностью сотрудников порядка сотен тысяч и территориально удаленными подразделениями;
• обеспечивает большую гибкость и более быструю реакцию на изменения в окружении предприятия по сравнению с линейной и линейно - штабной;
• при расширении границ самостоятельности отделений они становятся "центрами получения прибыли", активно работая по повышению эффективности и качества производства;
• более тесная связь производства с потребителями.

     Недостатки дивизионной структуры:

• большое количество "этажей" управленческой вертикали;
• между рабочими и управляющим производством подразделения - 3 и более уровня управления, между рабочими и руководством компании - 5 и более;
• разобщенность штабных структур отделений от штабов компании;
• основные связи - вертикальные, поэтому остаются общие для иерархических структур недостатки - волокита, перегруженность управленцев, плохое взаимодействие при решении вопросов, смежных для подразделений и т. д.;
• дублирование функций на разных "этажах" и как следствие - очень высокие затраты на содержание управленческой структуры;
• в отделениях, как правило, сохраняется линейная или линейно - штабная структура со всеми их недостатками.

 

     

     Рис. 1. Общая схема дивизионной структуры управления. 

     Так как компания Avon является транснациональной, то структура управления в каждой стране немного отличается. Я рассмотрю структуру Avon на примере России.

     Возглавляет Avon в России Генеральный директор Христо Манов. Ему подчиняются директора транспортного, финансового, технического подразделений, отдела продаж и отдела и отдела поддержки продаж.

     Вся основная структура работы фирмы строится на отделе продаж. Директору этого отдела подчиняются региональные менеджеры, региональным - дивизионные, дивизионным - зональные, зональным менеджерам - координаторы, координаторам - представители.

 

     Рис. 2. Схема управления в компании Avon. 

     6. Система планируемых показателей 

     Планирование в компании Avon лежит в основе деятельности менеджеров и координаторов всех уровней. Выполняемые планы ставятся на кампанию, на квартал и на год. Планируются показатели, являющиеся ключевыми для обеспечения роста прибыли компании. Основными из них являются: штат подчиненных, набор, уход, объем продаж. Эти показатели используются практически на всех уровнях, начиная с региональных менеджеров. На нижних уровнях руководства используется более разветвленная и сложная структура системы показателей.

     Далее я бы хотела привести структуру планируемых показателей для самого нижнего уровня управления - координатора. 

     Итог по координатору

Продажи----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Net Sales  ¦NetSales за год¦   Возвраты   ¦Возвраты за год¦ Award Sales  ¦AwardSales за год¦ 

    182.826¦     1.796.670 ¦        -1.212¦       -17.768 ¦       288.302¦     2.798.374   ¦

______________________________________________________________________________________________ 

Увеличение------------------------------------------------------------------------------------------

Net Sales  ¦ NS пред. год ¦  Увеличение  ¦Увеличение%

     182.826¦       187.921¦        -5.094¦     97,3 %

________________________________________________________ 

Штат___________________________________________________________________________

Предыдущая камп¦  Набор   ¦Восстановление¦  Прибавка  ¦    Уход    ¦  Переводы

           45  ¦         2¦          1   ¦          3 ¦          1 ¦          0 

_______________________________________________________________________________ 

Штат___________________________________________________________________________

Изменение штата¦Текущий штат¦  % Ухода   ¦Неакт 2камп.¦Неакт 1камп.¦  16-летние

          2    ¦         47 ¦     2,22 % ¦          0 ¦          1 ¦          0

_______________________________________________________________________________ 

Активность________________________________________________________________________

Штат   ¦Пред.¦ Активные без ¦Активность по ¦Итого Активных¦Активность%¦Средний NS¦

        актив¦личного номера¦личному номеру¦Представителей

     47¦   39¦            45¦             1¦            46¦     97,9% ¦     3.974

__________________________________________________________________________________ 
 

Активность_______________________________________________

# Заказов ¦Средний заказ¦   MOF    ¦#Элект.Зак¦%Элект.Зак

       48 ¦      3.809  ¦      1,04¦       17 ¦  35,42 %

_________________________________________________________  

Клиенты----------------------------------------------------------------------------------------------

Регистрировано¦Заполнило поле¦Среднее # кл¦ Прогноз 

        660   ¦         45   ¦         15 ¦       675

______________________________________________________ 

LOA 1-6------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

                  LOA1 ¦  LOA2  ¦ LOA3  ¦   LOA4   ¦   LOA5   ¦  LOA6   ¦  LOA1-6

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Набор           2   ¦    0   ¦   0   ¦     1   ¦     0   ¦    0    ¦     3 

Штат                                     2   ¦    0   ¦   0   ¦     1   ¦     0   ¦    0    ¦     3 

Активные                             2   ¦    0   ¦   0   ¦     1   ¦     0   ¦    0    ¦     3 

Активность %            100,0 % ¦    0 % ¦    0 % ¦ 100,0 % ¦      0 % ¦    0  % ¦  100,0 %

Award Sales      6.281   ¦    0   ¦    0   ¦ 3.940   ¦      0   ¦    0    ¦  10.221

Net Sales      4.097   ¦    0   ¦    0   ¦ 2.539   ¦     0   ¦    0    ¦    6.636

___________________________________________________________________________________  

Набор в личную группу в течение последних четырех Кампаний----------------------------------------------

Набор за       ¦   Набор за          ¦   Набор за          ¦   Набор за            

тек.Кампанию   ¦   посл.2 Кампании   ¦   посл.3 Кампании   ¦   посл.4 Кампании     

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

         2     ¦            2        ¦            2        ¦            3          

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 

     В данном отчете представлены планируемые показатели деятельности координатора. Перед началом каждой кампании (3 недели) менеджер ставит план по личной группе координатора, по его набору новых представителей, активности представителей, «грязных» продаж (Award sales) и чистых продаж (Net sales), которые формируются от продаж группы. Заказы всех представителей за компанию складываются, и процент от этой суммы является зарплатой координатора. Так же важным показателем является средний заказ представителей, который обеспечивает стабильность в получении большого объема продаж. Этот показатель координатор должен держать под контролем и обеспечивать его рост. Вкупе с набором он является основой системы планируемых показателей для координатора. Фактор MOF показывает отношение числа заказов к количеству активных представителей (т.е. тех, кто делал заказ). Если он больше 1, это означает, что некоторые делали несколько заказов за компанию.

     LOA означает новых, недавно устроившихся представителей, которые нуждаются в особом контроле, потому для них отводится отдельная графа

     По окончании каждой кампании, ее показатели сравниваются с предыдущей, и ставится план  на следующую.

     Такая система служит для личной заинтересованности каждого сотрудника компании в процветании своего дела. Для дополнительной стимуляции и мотивации Avon проводит различные акции, предлагает бонусы, подарки, конкурсы.

     Таким образом, планирование для всей компании осуществляется посредством планирования для каждого члена организации и успех фирмы зависит от успеха каждого ее сотрудника.

     Все это позволяет ей до сих пор оставаться лидером в области прямых продаж в мире. 

     7. Анализ и рекомендации 

     Анализируя приведенные данные, можно сделать вывод, что система планирования в компании построена очень эффективно. Она позволяет решать сразу две задачи. Во-первых, она является хорошим стимулирующим и мотивирующим фактором. Данная система позволяет работнику самому выстроить себе определенный график работ, легко рассчитать время на те или иные задачи, визуально определять собственные достижения или недоработки. Это так же позволяет рассчитывать свой доход от затраченных усилий, что способствует повышению мотивированности на продуктивную и старательную работу. Так же за выполнение тех или иных показателей предусматриваются бонусы в виде денежных или материальных вознаграждений, прибавки процента к комиссионному вознаграждению и проведение различных конкурсов на лучшего менеджера, координатора, представителя. Все это дает возможность работнику раскрыть собственный потенциал в работе с людьми и принести пользу компании в виде увеличения прибыли.

     Во-вторых, эта система облегчает выполнение задач сотрудников на более высоких уровнях управления. Используя планируемые показатели, проще контролировать работу подчиненных, нагляднее увидеть те стороны, в которых идет прогресс и те, куда стоило бы приложить больше усилий. При разборе отчета за предыдущую кампанию сравниваются фактически полученные показатели с запланированными и производится анализ эффективности работы каждого работника. На этом отчете у менеджера есть возможность лично пообщаться с каждым из своих подчиненных, указать им на их недочеты в работе, поставить более конкретные цели либо переработать их, если требуется. Такого рода контакт с руководителем помогает в поддержке обратной связи, корректировке факторов, на которые способен повлиять руководитель, спрогнозировать успехи и достижения, усиливает степень контроля и  повышает ответственность подчиненных.

     В целом, я считаю, что данная система планирования является одной из наиболее эффективных и стабильных на сегодняшний день. Своей долгой и успешной историей компания Avon лишь доказывает это. Однако, как и в любой системе в ней есть недостатки. Основным недостатком является то, что на многие показателю крайне сложно воздействовать и очень большое влияние оказывает человеческий фактор. К тому же, многие работают слабо из-за отсутствия достаточного материального поощрения. На мой взгляд, компании стоило бы повысить заинтересованность сотрудников увеличением дохода от их деятельности.