Кітапхана қорларын қалыптастыру

Мектеп кітапханасын жинақтау кезінде мыналар ескерілуі қажет:

1. Қазақстан Республикасы Білім және ғылым министрлігі мемлекеттік білім беретін ұйымдардың оқушыларын қамтамасыз ету үшін ұсынған міндетті тізбеге енгізілген атаулар бойынша оқулықтар төрт жылда бір мәрте толық таралыммен сатып алынады, мектеп кітапханасын қорландыру циклы бойынша әдебиеттердің қажетті көлемін әрі қарай қосымша сатып алу төртжылдық циклдың екі жылы өткеннен кейін білім алушылардың көрсетілген контингентінің жиырма пайызынан аспайтын көлемде жүзеге асырылады.

2. Оқушылардың кезекті қаржы жылында оқулықтарға қажеттігін даналар саны, атаулары, оқыту сыныптары мен тілдері бойынша мектеп кітапханасының қорлары арқылы:

- мектеп кітапханашысы;

- жергілікті деңгейде – қалалық (аудандық) білім беру бөлімінің кітапхана қорлары жөніндегі маманы;

- облыстық деңгейде – облыстық білім беру басқармасының кітапхана қорлары жөніндегі маманы белгілейді.

Оқушыларға арналған оқулықтарды сатып алуға қаржы қаражаттары:

- орта білім беретін мемлекеттік ұйымдарға жергілікті бюджет есебінен;

- республикалық білім беру ұйымдарына республикалық бюджет есебінен бөлінеді.

Мектеп кітапханалары республикалық және жергілікті мерзімді басылымдарды (газет-журналдарды) алып отыруы тиіс. Мерзімді басылым-дарға жыл сайынғы жазылым әрбір жеке кітапхананың қажеттігі есебіне сүйеніп, бірақ 15-25 атаудан кем емес болып анықталады. Балалар мен жеткіншектерге арналған мерзімді басылымдар атауларының саны оқушылардың ақпараттық қажеттіктеріне жауап беруі тиіс.

Мектеп кітапханаларын қосымша жинақтау ата-аналар комитетінің, демеуші кәсіпорындардың, қоғамдық және қамқоршы ұйымдардың мақсатты қаражаттары, мекемелерден, ұйымдардан өтеусіз алу, оқырмандар сыйлары («Кітапханаға кітап сыйла» акцияларын өткізу), сонымен бірге жоғалған орнына кітап қабылдау, қайта өндіру (көшірмелеу) есебінен жүзеге асырылуы мүмкін.

Жеке тұлғалардың немесе адамдар тобының, мекеменің, ұйымның немесе басқа кітапхананың кітапханаға құжаттарды тегін беруі (сыйлауы) кезінде қордың пайдаланылмайтын, дублетті және бейінді емес басылымдармен толығуына жол бермеу мақсатындағы іріктеу өлшемдерін белгілеу қажет. Оқырмандар жоғалтқан орнына әкелген құжаттарды қабылдай отырып бұл басылымдардың кітапханаға қажеттігіне айрықша назар аударған жөн.

Мектеп кітапханаларына жаңа түсімдер көлемі мынадай нормативтер-мен байланысты болуы тиіс:

- жыл сайын қолда бар барлық бірыңғай кітапхана қорының 3 пайыздан кем емес;

- соңғы 5-10 жыл ішіндегі кітапхананың бүкіл оқу қорының 40-50 пайызынан кем емес.

Жаңа құжаттар алдын ала тапсырыс негізінде сатып алынады, оған мыналар енеді:

- ақпараттың библиографиялық көздерін (баспалардың тақырыптық жоспарлары, кітап сату ұйымдарының аңдатылған тізімдері мен баға парақтары, «Газеттер мен журналдар» каталогтары, БАҚ беттерінде және Интернетте жарияланған басылымдардың жарыққа шыққандығы туралы библиографиялық ақпарат) кітапхана қорының үлгісіне (моделіне) сәйкес іріктеу;

- кітапхана қорларына арналған орта білім беретін ұйымның өзгешелігін, орта білім беретін ұйымның оқу жоспарлары мен бағдарламаларын, сондай-ақ оқырмандардың ақпараттық сұраныстарын ескере отырып ақпараттың библиографиялық көздерден шолу және іріктеу;

- іріктеліп алынған құжаттар тізімін әзірлеу және тапсырыс бланкін толтыру, оған мектеп директоры қол қояды.

Кітапхана қорларын жинақтау және оны бақылау жөніндегі ұтымды жұмысты қамтамасыз ету үшін жинақтау аппараты жасақталады. Жинақтау аппараты ішкі құжаттаманың жиынтығын білдіреді. Олар – алдын ала тапсырыс картотекалары; жете жинақтау картотекалары; қор құрамы мен оны пайдалану талдауының нәтижелері; ақпараттың библиографиялық көздерінің (баспалардың тақырыптық жоспарлары, кітап сату ұйымдарының аңдатылған тізімдері мен баға парақтары, «Газеттер мен журналдар» каталогтары, БАҚ беттерінде және Интернетте жарияланған басылымдардың жарыққа шыққандығы туралы библиографиялық ақпарат) жиымы, кітапхананы құжаттармен жабдықтау көздерінің картотекасы.

Жинақтау аппараты аса маңызды құрылымдық элементтерінің қатарына мыналар жатады:

- ағымдағы жинақтау картотекасы тапсырыстың жүзеге асырылуын бақылау үшін жасақталады. Картотека екі бөліктен: кітапхана тапсырыс берген құжаттардан және орындалған тапсырыстан құралады.  Тапсырыс берілген әрбір басылым кәртішкесінде авторы, атауы, баспасы, тапсырыстың орындалуына себепші болған дәнекер, тапсырыс берілген даналар саны, бір дананың және тұтастай алғанда тапсырыстың құны, тапсырыстың орындалу мерзімдері көрсетіледі. Басылым келіп түскен кезде тапсырыс кәртішкесі картотеканың «Орындалған тапсырыстар» деген екінші бөлігіне ауыстырылады. Бұл орайда оған тапсырыс мерзімдері мен орындалуының толықтығы туралы белгі жасалады.

- жете жинақтау картотекасында соңғы жылдары жарыққа шыққан, бірақ қорда жоқ және оқырмандарға қажет басылымдар сипаттамасы болады. Картотека таралымдардың жете басылуын, қайта басылуын, бір құжаттың түрлі баспалардан қатарлас басылуын мониторингтеу кезінде жұмыс құралы болады. Құжатты алатын әлеуетті көз табылған жағдайда кәртішке жете жинақтау картотекасынан ағымдағы жинақтау картотекасына ауыстырылады.

- оқырмандардың орындалмаған сұраныстары картотекасында кітапхананың құжаттың қорда болмауы, даналарының жетіспеушілігі мен басқа да себептер бойынша орындай алмаған оқырмандар сұраныстары есепке алынады. Сұралған, бірақ қорда жоқ құжаттар тіркеліп, талданады және жете жинақтау картотекасына ауыстырылады. Кей жағдайларды жинақтаушы кітапхана сұралған басылымдарды тұрақты пайдалануға сатып алудың жөнсіздігі туралы шешім қабылдап, оған КА арқылы басқа кітапханаға тапсырыс бере алады.

Жинақтаудың тұрақты көздерімен байланысты ұстап тұру үшін кітапхананы құжаттармен жабдықтау көздерінің картотекасы жасақталады. Картотеканың кәртішкелеріне мынадай мәліметтер енгізіледі:

- өңір, қала;

- меншік нысаны;

- қызметінің негізгі түрі (бейіні);

- байланысу сипаты (серіктестер, әлеуетті серіктестер, басқа нұсқалары);

- реквизиттері (атауы, заңды мекен-жайы, баспа маркасы, банк реквизиттері, байланысушы тұлға, директор, телефон/факс, электронды пошта);

- жеткізілім шарттары (мәселен, өздігінен алып кету);

- төлем шарттары.

Автоматтандырылған жүйелері бар кітапханаларда құжатпен жабдықтау көздері туралы барлық мәліметтер компьютер жадына түсіріледі.

Кітапхана қорларын жинақтау кезінде сондай-ақ Интернет мүмкіндіктерін пайдалануға болады:

- қажетті құжаттарға баспаларға тікелей тапсырыс беру (баспалар сайттары мен электронды поштасын пайдалана отырып);

- Интернет-дүкендер арқылы тапсырыс беру;

-Интернеттің әралуан ресурстарына еркін қатынауға арналған толыққұнды басылымдарды қоса алғанда құжаттарды жазып алу;

- электронды жеткізу жолымен кітапханадан қажетті басылымдарды алу.

Жинақтау көздерін таңдаған кезде сенімділік, шапшаңдық, үнемділік, тапсырысты орындаудың толықтығы және т.т. қағидаларды назарға алуды ұсынамыз.

Жаңа түсімдерді қабылдау

Кітапханаға келіп түсетін құжаттарды қабылдау (кітап дүкендері, баспалар арқылы, сыйға берілген) жолдама құжаты негізінде жүргізіледі, онда басылымның кімнен, қашан, қандай кітапханаға, қанша данамен және қандай сомаға жіберілгені көрсетіледі. Жолдама құжаты (шот-фактура, накладной, акт, чек және т.б.) қаражаттардың жұмсалғаны мен құжаттардың сатып алынғанын растайды.

Басылымдарды жолдама құжаты бойынша қабылдаған кезде кітапханашы кітапханаға келген құжаттардың саны мен құнының жолдама құжатында көрсетілгендермен сәйкестігін (егер онда жалпы саны мен сомасы көрсетілген болса), тізімде келтірілген атаулары, даналар саны мен жеке басылымдардың құнының дәлдігін тексеруі тиіс. Бұл қағида жазылым бойынша алынатын журналдар мен басылымдарға қолданылмайды.

Қабылданатын лекте (партияда) жолдама құжаты деректерімен айырмашылық, сондай-ақ тапсырыссыз жіберілген қажетсіз немесе ақаулы даналар анықталған жағдайда бір айдың ішінде екі данадан тұратын акт-рекламация әзірленеді. Оның бірінші данасы кітапханада қалдырылып, екіншісі жетіспейтін даналарды түгел жіберуді немесе жаңсақ жіберілген және ақаулы даналарды айырбастауды талап ете отырып басылым алынған ұйымға немесе мекемеге жіберіледі.

Ұйымдардан, жеке тұлғалардан жолдама құжатынсыз және /немесе тізімсіз сыйға алынған басылымдарға олардың пайдалануға жарамдылығы тексерілгеннен кейін екі данамен акт мен бір данамен басылымдар тізімі әзірленеді. Актінің бір данасы кітапханада қалдырылады, екіншісі бухгалтерияға беріледі.

Келіп түсетін барлық құжаттар жинақтау картотекасымен және каталогтармен салыстырылады, қабылданған құжаттардың барлық даналары таңбаланады (штемпелденеді). Осы ретте құжаттарды таңбалауға қойылатын басты талаптар сақталады: қатыстылық белгісі, эстетика, таңбалау белгісінің беріктігі, мәтіннің немесе басқа таңбалы ақпараттың сақталуы.

Кітапхана штемпелі басылымның титул парағындағы шығыс деректерінің үстіне немесе оның сыртына, ал ол жоқ болған жағдайда басылымның бірінші бетіндегі атаудың атына және 17 бетке; күйтабақтың (грампластинка), диапозитивтердің, фильмдер көшірмесінің, микрофильм-дердің және т.б. бет жағындағы этикеткаға қойылады.

Алынған лектің жолдама құжатымен (шот-фактура, накладной, акт, чек және т.б.) салыстыруды қамтитын құжаттар легін қабылдап, штемпелдегеннен және кітапхана қорының жиынтық есебі кітабы мен мүкәммал кітабына жазғаннан кейін жолдама құжатында мынадай жазба жүргізіледі: «Саны ____ дана, сомасы ____ теңге ____ тиын болатын кітаптар қабылданды, жиынтық есеп кітабына № ___ және мүкәммал кітабына № ___ жазылды. Бұдан басқа мүкәммал кітабына жазуға жатпайтын сомасы ____ теңге _____ тиын болатын уақытша сақталатын құжаттардың ____ данасы алынды», күні мен есеп құжатын толтырған кітапханашының қолы қойылады, ресімделген жолдама құжаты «Кітапхана қорының жиынтық есебі кітабындағы» тиісті бағанда немесе ақша құжаттарының берілу дәптерінде тіркелген қолхатпен бухгалтерияға өткізіледі. Кітапхананың мүкәммал кітабына жазылған басылымдардың саны мен құнын бухгалтерия деректерімен жүйелі түрде (тоқсан сайын) салыстырып отыру керек.

Кітапхана қорын есепке алу

Жаңа түсімдердің алынған легін салыстырып болғаннан кейін оларды есепке алу жүргізіледі.

Кітапхана қорын есепке алу – бұл қорға келіп түсетін және одан шығарылатын барлық құжаттарды тіркеу жөніндегі операциялардың кешені. Қорды жиынтық (сандық) және жеке есепке алу түрлері бар.

Кітапхана қорын белгіленген әдістер мен қағидалар бойынша есепке алу кітапхана қорының қозғалысы, көлемі мен құрамы туралы дәл деректер (құжаттардың қорға түсуі мен шығарылуы, кітапхананың бүкіл қорының жалпы саны, кітапхана қорының құны, оны түрлері мен мазмұны бойынша бөлу) алуды қамтамасыз етіп, оның сақталуына септігін тигізеді, сондай-ақ мемлекеттік статистикалық есеп пен кітапханалық есептілік, қорды қалыптастыру жөніндегі оның қызметін жоспарлау үшін негіз болады.

Есепті жүргізуге мынадай талаптар қойылады:

- есеп ақпаратының толықтығы мен сенімділігі;

- қорға әрбір түсімнің және қордан шығарылудың құжатпен ресімделуі;

- есептің тәсілдері мен нысандарының үйлесімділігі,  дәстүрлі және автоматтандырылған технологияларды қолдану жағдайында олардың сенімділігі;

- кітапхана қоры есебінің көрсеткіштері номенклатурасының мемлекеттік статистиканың ұқсас көрсеткіштеріне сәйкестігі.  

Дәстүрлі секілді, компьютер нысанында ұсынылған есеп ақпаратының заң күші бірдей. Баспахана тәсілімен әзірленген есептік құжаттар бланкілері мен компьютерде басылған бланкілер тең құқықпен қолданылады. Олар стандартты бағдарламалық пакеттердің немесе нақты кітапханада қорды есепке алу үшін құрылған жеке бағдарламалардың көмегімен жасақталуы мүмкін.

Қорды есепке алуды дұрыс ұйымдастыру үшін орта бәілім беретін ұйымның әкімшілігі мен лауазымдық міндеттеріне сәйкес кітапхана меңгерушісі және /немесе кітапханашы жауап береді. Кітапхана қорын есепке алу нормалары мен талаптарының сақталуын бақылауды қалалық (аудандық) білім беру бөлімінің кітапхана қорлары жөніндегі әдіскері жүзеге асырады.

Кітапхана қорын есепке алу объектілері құжат түрі мен оның материалдық негізіне қарамастан кітапханаға түсетін және одан шығарылатын құжаттар болып табылады. Қызмет мақсатындағы материалдар (нұсқаулықтар, кітапханашылар мен бағдарламашылардың жұмысына қажетті бағдарламалық өнімдер, кітапхананы безендіру, кітапхана қорын жинақтауға байланысты емес басқа да қосымша жұмыстар үшін сатып алынған материалдар) есепке алынуға жатпайды және кітапхана қорына алынбайды.

Қорды есепке алу бірліктері – бұл қордың көлемі мен қозғалысының өлшем бірлігі. Есеп бірліктері негізгі және қосымша болады. Қорды есепке алудың негізгі бірліктері кітапхана есептілігі көрсеткіштері мен мемлекеттік кітапхана статистикасын жүргізу үшін базалық болып табылады.

Құжаттардың барлық түрлерін есепке алудың негізгі бірліктері мыналар:

- атау - әрбір жаңа немесе қайталама құжат, басқаларынан тақырыбымен, шығыс деректерімен немесе басқа да безендіру элементтерімен ерекшеленетін басқа құжат;