Автор работы: Пользователь скрыл имя, 20 Февраля 2012 в 11:20, лекция
Кітапхана қоры – бұл кітапханада бар, оқырмандардың уақытша пайдалануына сол немесе басқа шартпен берілетін, дәстүрлі және дәстүрлі емес таралымдардағы алуан түрлі құжаттардың жиынтығы.
Кітапханалар қорын қалыптастыру технологиясы кітапхананың мақсаты мен міндеттеріне және оқырмандар қажеттіктеріне сәйкес кітапхана қорын құруға бағытталған мынадай бірқатар сабақтас үдерістердің жиынтығын білдіреді:
- қорды толықтыру (жинақтау және жете жинақтау);
- қорды ескірген, аз пайдаланылатын, тозған, басы артық дублетті, бейінді емес әдебиеттерден тазарту;
Есептен шығару актісінде оқулықтың авторы мен атауы, басылған жылы, бағасы, есептен шығарылатын даналар саны мен сомасы көрсетіледі. Акт бойынша есептен шығарылған оқулықтар данасының саны мен есептелген қалдық оқулықтар қорының жиынтық есебі кітабының тиісті бөлігіне немесе есеп картотекасының кәртішкесіне тіркеледі. Оқулықтың соңғы данасы есептен шығарылған кезде есеп картотекасының тіркеу кәртішкесінен оның есеп кәртішкесі алынып тасталады. Есеп кәртішкелерін тіркеу журналында оқулықтың толық есептен шығарылғаны туралы актінің нөмірі көрсетіледі.
Акт бойынша есептен шығарылған оқулықтар қайталама шикізат дайындау жөніндегі тиісті ұйымдарға өткізіледі. Жекелеген кітаптар оқу кабинеттеріне берілуі немесе басқа оқулықтарды жөндеуге пайдаланылатын болады.
* * *
Кітапхана қорының есебі жүргізілетін құжаттар (негізгі кітапхана қорының жиынтық есебі кітабы, мүкәммал кітаптары, оқулықтар қорының жиынтық есебі кітабы, оқулықтардың кітапхана қорының есеп кәртішкелерін тіркеу журналы, есеп кәртішкелерінің картотекасы) қатаң есептіліктегі қаржы құжаттары болып табылады, олар жабылатын шкафтарда, сейфтерде сақталуы тиіс, оларға рұқсат шектелген.
Құнды есепке алу
Бухгалтерлік есеп – бұл орта білім беру ұйымы бухгалтериясының кітапхана қорының құндық сипатын қаржылық бақылау, яғни жинақтау, қорды ұйымдастыру мен пайдалану қаражаттарының жұмсалуын бақылау. Кітапхана қорының құнын есепке алуды бухгалтерлік есепті жүргізу қағидалары бойынша бухгалтерия жүргізеді. Құжаттарды қайта бағалауға байланысты үдерістердің барлығын бухгалтерия жүргізеді, өйткені қайта бағалауды қаржы органдары жүргізеді.
Кітапхана жинақтауға бөлінген қаражаттардың жұмсалуын бақылау және талдау үшін түгендеуге жататын құжаттардың құнын көрсетеді. Бұл мәліметтер бухгалтерияға баланстық есеп үшін беріледі. Құжаттар құнына қосымша шығындар (пошта және көлік шығындары құны) кірмейді.
Құжаттарды (кітаптарды, тыңдау, көру құжаттарын, электронды басылымдарды және т.т.) сый ретінде, ақысыз дана немесе басқа да өтеусіз нысанда алу тәртібімен алу кезінде кітапхана алынған басылымдардың құнын бағалауды жүргізеді. Құнын бағалау баспа өнімдері рыногында қалыптасқан бағаларды ескере отырып жүргізіледі.
Қазақстан Республикасының Мәдениет министрлігі 1993 жылдың 11 наурызында №4-24/280 және 1995 жылдың 26 қаңтарында №4-23/98 «Кітапхана қорын қайта бағалау туралы» кітапхана қорларының баланстық құнын есептеу коэффициенттерін белгілейтін нұсқаулық хаттар әзірлеген болатын. Қайта бағалау әдебиеттің сатып алынған кезеңіне байланысты белгіленеді: 1991 жылға дейін сатып алынған кітапхана қорлары бойынша 25 есе, 1991 жылы сатып алынған кітап қорлары бойынша 21 есе, 1992 жылы сатып алынған кітап қорлары бойынша 5 есе. 1994 жылдың 1 қазанына қарайғы жағдай бойынша коэффициент әдебиеттердің сатып алынған кезеңіне байланысты анықталады: 1993 жылға дейінгі – 60 есе; 1993 жылдың 1 жартысы – 26 есе; 2 жартысы – 13 есе; 1994 жылдың 1 жартысы – 4 есе; 1994 жылдың 2 жартысы – 1 есе. Қайта бағалау кітаптың әрбір данасы бойынша емес, бухгалтерлік есептің деректеріне сәйкес жинақталып жүргізіледі. Кітапхана қорынан түрлі себептер, соның ішінде оқырмандардың жоғалтуы бойынша есептен шығарылған кітаптардың құны жүргізілген қайта бағалауды ескере отырып анықталады.
Газеттер мен журналдарды есепке алу
Мерзімді, сериялық, жалғаспалы басылымдар, бюллетендер үшін тиісті тіркеу картотекалары (журналдық, газеттік, сериалдық және т.т.) жүргізіледі. Әрбір атауға (журналдың, газеттің, серияның және т.т.) кәртішке ресімделеді, онда басылымның әрбір шығарылымы оның қорға түскен кезінде белгіленеді. Басылымның әрбір түріне жеке кәртішке нысаны: журналдарды тіркеу кәртішкесі, газеттерді тіркеу кәртішкесі толтырылады. Атаулар бойынша жеке есепке алу негізінен бақылау және анықтамалық қызметтер атқарады: кітапханаға түсімдердің сабақтастығы мен уақтылылығын, ал оқырманға қорда мерзімді (газет-журналдардың), сериялық басылымдардың және басқа да құжаттардың бар-жоғын бақылауға мүмкіндік береді.
Кітапхана қорынан шығарылған құжаттарды есепке алу
Мемлекеттік мекемелер басылымдар мен материалдарды заңнамада белгіленген тәртіппен мектеп кітапханасы қорының балансы есебінен шығаруды жүргізеді.
Кітапхана қорынан шығару үшін құжаттарды анықтау және іріктеу қор құрамы мен оны пайдалануды жоспарлы зерделеу негізінде кем дегенде жылына бір рет жүргізіледі.
Кітапхана қорынан шығарылған тұрақты және уақытша сақтау құжаттарын есепке алу есептен шығару туралы актімен ресімделеді. Әрбір актіде төмендегі қандай да бір себеппен есептен шығарылатын әдебиеттер тіркеледі: тозығы жеткендігі (физикалық тозу), ақаулығы, басы артық дублеттігі, бейінді еместігі, жоғалуы (жоғалудың нақты жағдайын көрсете отырып: еркін пайдалану қорынан жоғалу, КА бойынша оқырмандар жоғалтқан, бүлдіру, тонау, стихиялық апаттар салдарынан жоғалу, белгісіз себептер бойынша жетіспеу), мазмұны жағынан ескіру, аз пайдаланылатын әдебиет.
Басы артық дублетті басылымдарға кітапхана қорында бар құжаттарға оқырмандардың нашар сұранысынан пайда болатын бір атаудың артық даналары; құжаттарды қарқынды пайдаланғаннан кейін және уақыт өте оның көкейтестілігінің кемуі жатады.
Бейінді емес болып сол кітапхана қорын жинақтау мен сақтау бейініне қандай да бір себептер (тақырыбы, басылған жылы, тілі, типі немесе түрі және т.т.) бойынша сәйкес келмейтін құжаттар саналады.
Тозған және ақаулы (бүлінген), бірақ құндылығын сақтап қалған ақпараттар болып пайдалануға жарамсыздық күйіне келген және жөндеуге, қалпына келтіруге (немесе оларды қалпына келтіру мүмкін емес немесе экономикалық тұрғыда пайдасыз болған) жатпайтын құжаттар саналады. Құжаттың мұндай күйі сол құжатқа деген жоғары ақпараттық сұранысты дәлелдейді. Кітапханаларда тозған және ақаулы басылымдардың орнына олардың көшірмелері жасалады.
Жоғалған деп абоненттер (заңды және жеке тұлғалар) жоғалтып алған және қайтармаған, поштамен жіберу кезінде, оқырмандардың қорға еркін кіру жағдайында, стихиялық апаттар салдарынан жоғалған, сондай-ақ белгісіз себептер бойынша (жетіспеу) жоқ құжаттар есептеледі. Оқырмандардың қорға еркін кіруі жағдайында жоғалған басылымдар мен материалдарды есептен шығару, егер нақты кінәлылар анықталмаса, Қазақстан Республикасындағы бухгалтерлік есеп және есептілік туралы Ережеге сәйкес жүргізіледі. Еркін кіру қорларынан құжаттарды белгісіз себептер бойынша (жетіспеу) есептен шығару нормативі кітап беру көлемінің 0,1-ден аспайтын %-ын құрауы мүмкін.
Мазмұны бойынша ескірген болып басылған тіліне қарамастан өз көкейкестілігін, ғылыми, мәдени-тарихи маңыздылығын, танымдық және өндірістік құндылығын жойған, нақты қолдануға жарамайтын білімнің барлық салалары жөніндегі басылымдар мен материалдар есептеледі; егер оған 3-4 жыл бойына оқырмандардан сұраныс болмаса және кітапхана қорында ескіргенді алмастыратын және қосымша жаңа ақпараты бар басқасы болған кезде. Өлкетану және жергілікті басылымдар көркем әдебиет классиктерінің шығармалары мазмұны жағынан ескірген ретінде кітапхана қорларынан алынып тасталмайды. Кітапхана қорларында ғылыми жұмысқа қажетті нақты, тарихи және басқа да мәліметтері бар ескірген басылымдардың бір немесе бірнеше данасын алып қалуды ұсынамыз. Кітапхана қорларынан идеологиялық және саяси себептер бойынша құжаттарды алып тастауға рұқсат етілмейді.
Аз пайдаланылатын әдебиетке, әдетте, 15-20 жыл бұрын басылған, соңғы 4-5 жыл бойына сұраныс түспеген басылымдар жатады. Бұл ереже аталған кітапхананың бейіні бойынша негізгі, аса құнды әдебиеттерге: негізгі, іргелі жұмыстар мен анықтамалық басылымдарға, айрықша ғылыми, мәдени және тарихи маңызы бар материалдарға таралмайды.
Мерзімді басылымдар жергілікті жағдай мен оқырмандарға сапалы қызмет көрсету қажетігіне сүйене отырып, орта білім беру ұйымының директоры бекіткен сақтау мерзімі біткеннен кейін есептен шығарылады.
Есептен шығарылатын құжаттарды анықтау мен іріктеу орта білім беру ұйымының оқытушыларының қатысуымен кітапхана қызметкерлерінің қорды тұтастай шолуы арқылы жүргізіледі. Жұмыс барысында әрбір басылымның физикалық жай-күйі (тозуы, ақауының бар-жоғы); оның негізгі сипаттамалары (тақырыбы, мазмұны, басылған уақыты, өлкетану материалының бар-жоғы, полиграфиялық орындалу ерекшеліктері және т.б.); оқырмандардың оны пайдалануының жиілігі мен ұзақтығы; кітапханада аталған басылымның басқа даналарының және оның қайта басылымдарының бар-жоғы; тиісті тақырыптың аса жаңа жарияланымдармен қамсыздандырылуы және т.т. анықталады.
Есептен шығарылу үшін іріктеліп алынған құжаттарды арнайы құрылған комиссия шолып шығады, оның құрамына кітапхана қызметкерлерімен қатар мұғалімдер мен орта білім беру ұйымы бухгалтериясының өкілдері енеді. Комиссия құрамын орта білім беру ұйымының директоры бекітеді. Комиссия мүшелері сол немесе басқа басылымдардың белгіленген себептерге сәйкес есептен шығарылу үшін іріктелуінің негізділігін анықтайды, сондай-ақ нақты, тарихи, өлкетану және басқа да мәліметтері бар ескірген басылымның бір немесе бірнеше данасын кітапхана қорында қалдыру туралы шешім қабылдайды.
Баланста тұрған құжаттарды қор есебінен шығарған кезде екі данадан тұратын акт әзірленеді; оның біріне бір данамен әзірленген, есептен шығарылуға жататын құжаттар тізімі тіркеледі (тізімдегі басылымдар мүкәммал нөмірлерінің ретімен беріледі).
Уақытша сақтау қорынан, яғни бухгалтерлік есепте тұрмаған құжаттарды есептен шығарған кезде акті мен тізім бір данамен әзірленеді. Бухгалтерлік баланста тұрмаған құжаттар тізімі кітап формулярларымен алмастыруы мүмкін, олар авторлар текесімдері немесе атаулар алфавитімен орналасады, немесе барлық даналарын есептен шығарған кезде – алфавиттік қызмет каталогының негізгі кәртішкесімен алмастырылуы мүмкін. Кітап формулярларының актіне немесе кәртішкеге қосымша ретінде қолданылған жағдайда бағасы сызып тасталады. Есептен шығарылған құжаттардың жалпы құны есептелмейді, және актіде көрсетілмейді. Акті бухгалтерияға өткізілмейді.
Топтық тәсілмен (мүкәммалсыз есеп) өңделген құжаттар үшін тізімнің орнына тіркеу нөмірлерінің тізбесі, есептен шығарылатын басылымдар түрі, олардың саны беріледі.
Актіге қосымша әрбір тізімде есептен шығарылатын құжаттар кітапхана қорының «Жиынтық есеп кітабына» сәйкес мазмұны бойынша бөлініп беріледі.
Екі даналы құжаттарды есептен шығару актіне комиссия қол қояды. Комиссияның барлық мүшелері қол қойған актілерді орта білім беру ұйымының директоры бекітеді. Актіні бекіту туралы жазба мен орта білім беру ұйымының мөрі актінің әрбір данасына қойылуы тиіс. Бекітілген актінің бірінші данасы тізіммен (формулярмен) бірге кітапханада сақталуға жатады, актінің екінші данасы (тізімсіз) – бухгалтерияға беріледі.
Бүліну, тонау, стихиялық апаттар салдарынан жоғалған, сондай-ақ қорға еркін кіру кезінде тексерілгеннен кейін жетіспейтін басылымдарды есептен шығару актілері жоғалуды растайтын тиісті құжаттар (хаттама, акт, қорытынды және т.с.с.) негізінде бекітіледі. Оқырмандардың қорға еркін кіруі жағдайында жоғалған басылымдар мен материалдарды есептен шығару, егер нақты кінәлылар анықталмаса, Қазақстан Республикасындағы бухгалтерлік есеп және есептілік туралы Ережеге сәйкес жүргізіледі.
Кітапхана қорынан көркем әдебиет шығармаларын, өнер туралы басылымдарды, сонымен қатар басқа да салалық құнды әдебиеттерді тозуы бойынша есептен шығарған кезде актіге қосымша тізімде басылымдағы ақау көрсетіледі.
Оқырмандардың залалды өтеусіз қайтармаған (оқырманның қайтыс болуы немесе оның белгісіз бағытқа кетіп қалуы жағдайында) басылымдарын есептен шығарған кезде актіге борышты өндіріп алудың мүмкін еместігін растайтын құжаттар тіркеледі. Актіге тиісті құжаттар қоса тіркеледі.
Оқырмандар жоғалтқан немесе бүлдірген құжаттарды есептен шығару формулярдағы жоғалуды немесе бүлінуді растайтын жазбалар, сондай-ақ «Оқырмандар
Тыңдау, көру құжаттарын, электронды басылымдар мен шағын нысандарды есептен шығару қордан алып тастау себептері мен негіздері көрсетілген актімен ресімделеді. Актіге әралуан түрлі, бірақ бір себеп бойынша есептен шығарылатын тыңдау, көру құжаттары енгізілуі мүмкін. Есептен шығарылған тыңдау, көру құжаттары магнитсіздендірілуге жатады. Жазбаларды магнитсіздендіру үдерісін бақылау үшін акт ресімделеді немесе тиісті журналда жазба жасалады.
Пайдалануға жарамсыз және қайта қалпына келтіруге келмейтін шағын нысандар мына себептер бойынша есептен шығарылады: фотосуретінің сапасы нашар; шағын таспасының ақауы (оралуы және т.т.), механикалық бүлінуі (үзілуі, сынуы және т.с.с.).